Tag Archives for funcionamiento-empresarial

Puede parecer un poco extraño en estos tiempos que vivimos en el que tanta relevancia se da al liderazgo y a ser el mejor, el primero, etc., que quiera centrarme en el “número dos”. Pero es que tanto organizaciones en general, como departamentos y equipos de trabajo necesitan grandes “números dos”. ¿Por qué?

  • Porque hace mejor al líder y al resto del equipo.
  • Porque asume responsabilidades de líder cuando éste necesita ayuda para cubrirlas de forma eficiente.
  • Porque ayuda a enfocar las tareas, aconsejando al líder en su gestión.
  • Porque ejerce de interfaz o pasarela entre el líder y el resto del equipo, generando o mejorando el equilibrio del equipo en su conjunto, modulando las relaciones entre el líder y el resto del equipo.
  • Porque aporta una perspectiva diferente especialmente cuando las cosas no salen, convirtiéndose en “consejero” del líder y del equipo.

Por propia experiencia puedo decir que todos los puntos antes mencionados se cumplen. Y esto no significa que el líder pierda valor.

la-importancia-del-numero-dos

Foto de Unsplash

De los puntos anteriores, me gustaría centrarme precisamente en el papel de interfaz o pasarela. Ese nivel adicional de confianza que supone un “número dos” reduce enormemente la distancia entre el líder y el equipo, genera un mejor ambiente de trabajo y ayuda a aumentar la productividad.

En cuanto a las tareas, es capaz de repartir trabajo sin quitarse lo que a sí mismo le corresponde, organiza, revisa, etc.

Y en cuanto a la parte personal con el equipo, es aquel que cuando hay conflicto genera unión, escucha las dos versiones con empatía y da claves para que ciertas situaciones no se enquisten o empeoren. Muchas veces no tenemos a quién contarle nuestros problemas, pero encontrar a alguien en la estructura del equipo capaz de entender las dos partes, ayuda a resolverlos antes.

Para un líder, encontrar a su número dos no es tarea fácil. En ocasiones se crea un equipo de cero, y sin buscarlo, poco a poco esa figura del número dos aparece por sí sola. Si eso ocurre, es porque la relación de confianza que comentaba anteriormente sale de forma natural, y el hecho de no existir imposición para ese puesto, hace que todo fluya mejor. Los organigramas tienden a colgar del jefe de proyecto a ciertos responsables de área. En teoría todos ellos deberían ser número dos, pero de todos ellos suele haber uno que es el verdadero número dos, y tanto más cuando el resto del equipo así lo reconoce. En mi opinión, alguien que haya liderado equipos anteriormente cumple mejor con ese papel de número dos, ya que es capaz de ponerse en la situación del líder con más facilidad.

El aumento de la productividad en las organizaciones y los equipos de trabajo con la existencia de un gran número dos es evidente en tanto en cuanto ese número dos asume el papel de segundo líder, haciéndose más responsable si cabe de ciertos aspectos, descarga de trabajo al líder, pudiéndose éste centrar en otras áreas que requieran más atención. Esa delegación de tareas es clave, y mucho más cuando un líder puede delegar completamente en su número dos, sin tener que dedicar tiempo a su supervisión. Muchas veces es como si hubiera dos líderes y no uno. Cuando eso se logra, el equipo avanza, y lo hace de forma más sólida.

En el terreno deportivo hay muchos ejemplos: En estos años en los que el Real Madrid o el Barcelona han cosechado tantos títulos, todos sabemos que sus números uno han sido Cristiano Ronaldo y Messi, ¿pero creéis que hubieran conseguido los mismos éxitos sin otros talentos como Sergio Ramos, Modric, Iniesta o Luis Suárez? Lo que está claro es que en un equipo puedes ser el mejor, pero bien acompañado se consiguen mayores logros.

Y… ¿Os imagináis a Sherlock Holmes sin Watson? ¿O a Han Solo sin Chewbacca?...

Os animo a qué tratéis de identificar a vuestro alrededor esos “número dos” que enriquecen, mejoran y aportan valor a vuestros equipos.

Ricardo González Rivero

Ingeniero técnico industrial

¿Utilizas técnicas para fomentar tu creatividad o tu toma de decisiones? ¿Y para fomentarlo en tu equipo?

beneficios_del_uso_del_metodo_de_los_siete_sombreros

Imagen de Imagen de freepik

En mi último artículo te hablé de una técnica de trabajo en equipo que fomenta la creatividad y la toma de decisiones dentro de un equipo y que fue desarrollada por Edward de Bono. Hoy quiero hablarte de los beneficios y la efectividad de este método.

“Todas las personas tienen la disposición de trabajar creativamente. Lo que sucede es que la mayoría jamás lo nota”. Truman Capote.

Los sombreros son más efectivos usados a ratos, utilizando un sombrero en cada momento para obtener un determinado tipo de pensamiento. Cuando es necesario explorar un tema completamente y de manera efectiva, se puede crear una secuencia de sombreros y después, usarlos cada uno por turnos. Se puede sugerir el orden en que quieres que se utilice cada sombrero y a la vez, resumiendo lo que se ha pensado para posteriormente, llegar a conclusiones.

La clave es que cada sombrero es una dirección de pensamiento en vez de ser una etiqueta de pensamiento. La justificación teórica para utilizar los Siete Sombreros del Pensamiento es que:

  • Fomenta el pensamiento lateral, no solo usa el pensamiento lógico.
  • Fomenta el pensamiento en toda amplitud.
  • Separa el ego del desempeño, analiza todo tipo de pensamientos contradictorios y defendibles.

Algunos beneficios del método de los Siete Sombreros usado individualmente:

  • Técnica que te ayuda a resolver problemas de una manera imaginativa, porque usar varios sombreros nos lleva a conseguir un estilo de pensamiento más ágil, variado y creativo.
  • Método que permite tomar decisiones mejores, antes y de una manera objetiva, ya que vemos nuestras realidades personales desde diversos enfoques y perspectivas.
  • Mejora la calidad de nuestras relaciones y nuestra productividad, ya que al abrir perspectivas a otros enfoques se logra una mayor flexibilidad, reflexión y mejor razonamiento.

Algunos beneficios del método de los Siete Sombreros usado en reuniones:

  • Permite la expresión legítima de sentimientos e intuiciones en una reunión sin justificaciones ni disculpas. "Esto es lo que siento".
  • Proporciona una manera simple y directa de conmutar el pensamiento sin ofender. "¿Qué tal un poco de pensamiento de sombrero amarillo sobre este punto?"
  • Requiere que todos los pensadores sean capaces de utilizar cada uno de los sombreros en vez de quedarse cerrados en sólo un tipo de pensamiento.
  • Separa el ego del rendimiento en el pensar. Libera las mentes capaces para poder examinar un tema más completamente.
  • Proporciona un método práctico de pensar para utilizar diferentes aspectos del pensamiento en la mejor secuencia posible.
  • Se escapa de los argumentos en pro y en contra y permite a los participantes colaborar en una exploración constructiva.
  • Hace las reuniones mucho más productivas.
  • Esta dinámica favorece la comunicación entre los miembros de las empresas.

Para complementar lo que te he comentado, te dejo un vídeo que habla de nuestra creatividad de Elsa Punset

 

Después de lo que te he compartido, ¿Qué vas a hacer para potenciar la creatividad y la toma de decisiones tuyas y las de tu equipo? ¿Cuándo vas a empezar a llevarlo a cabo?

“El ser humano nace con inteligencia pero debe aprender a pensar”. Edward de Bono.

Milagros García

Cuando hacemos un buen trabajo o cuando surgen ciertas circunstancias, llega un momento en que nos proponen promocionarnos a un puesto de mayor responsabilidad, nos instan a hacernos cargo de un equipo o de un departamento.

También personas autónomas que comenzaron solas su andadura puede que un día necesiten de otras personas que les ayuden o que les den algún tipo de soporte, que les permitan sumar a su negocio.

Ese es el momento en el que pasamos de ser técnicos a ser jefes. Pero ¿estamos preparados?

de-tecnico-a-jefe

Foto de Unsplash

Muchas empresas tienen planes de desarrollo de futuros directivos, especialmente orientados a puestos más relevantes o de un mayor nivel de responsabilidad, como ser directores de oficinas, directores de negocio o de área, directores de proyectos, etc. Sin embargo, cuando se trata de ser el jefe de un departamento, un mando intermedio dentro del organigrama de la compañía, no siempre se capacita de antemano a las personas que asumirán dichos puestos.

Haciendo un símil, cuando una persona llega a un puesto técnico, suele ser el jefe quien le dice cómo se hacen las cosas en esa empresa si no trae conocimientos previos, o le marca unas directrices para que aporte su propio conocimiento. Sea como sea, hay un seguimiento del trabajo y un cierto acompañamiento hasta que se puede decir que la persona sabe hacer su trabajo. Pero ¿quién lo hace con el nuevo jefe?

Es habitual escuchar a jefes de equipos que a ellos nadie les ha enseñado a hacer su trabajo, que han tenido que currárselo ellos solos, aprendiendo a base de errores y modelando o escuchando a otros, o incluso por intuición.

Por eso, creo que es importante tener en cuenta que ser jefe tiene unas funciones diferentes de las que tiene un técnico. Y muchas veces, a estos jefes, se les olvida que tienen un nuevo puesto y por costumbre, siguen desarrollando las mismas funciones que venían haciendo, y suman las nuevas tareas, como las reuniones a las que ahora está invitado. Así en poco tiempo, se ven desbordados o sintiendo que lo hacen todo y que no pueden delegar.

En mi opinión, cuando hacemos a una persona "jefe" tanto para la empresa como para la propia persona, es importante:

Tener claras las nuevas funciones. Ubicar a la persona, explicar cuáles son las funciones que como jefe tendrá que realizar a diferencia de las que realizaba hasta el momento. Y comprobar así, que la mayoría de las tareas más técnicas probablemente ya no estén en la lista.

Dedicar tiempo a las nuevas funciones. Hemos de ser conscientes de que las nuevas funciones requieren tiempo. Por ejemplo, de supervisión, de organización, de gestión del equipo, de desarrollo y optimización de recursos y procesos… No es solo hacer, hay un tiempo también de pensar en cómo hacerlo mejor.

Capacitación en áreas de dirección de equipos y liderazgo. No se nace sabiendo y aunque tengamos ciertas cualidades innatas hay que saber aplicarlas. Y facilite la empresa o no dicha formación, es importante al menos conocer formas de crear y dirigir equipos, formas de transmitir la cultura y valores de la empresa, estilos de liderazgo más adecuados según la empresa, la situación, la madurez del equipo…

Hay formaciones gratuitas para trabajadores y autónomos que pueden sernos de mucha utilidad y pueden ser subvencionadas para las empresas o que podemos hacer por nuestra cuenta aunque lo tengamos que hacer fuera de nuestro horario laboral. Y si cogen parte de nuestro horario laboral, la empresa seguramente nos permita salir un poco antes para llegar a esas formaciones dado que son en su propio beneficio.

Hay muchos libros y manuales e incluso blogs interesantes relacionados con la gestión de equipos y con claves que nos pueden ser de utilidad, además de permitirnos estar al día sobre lo que es importante para el sector, para la empresa, para las personas que han de trabajan en ella.

Aprender a delegar. Como ya no podemos estar a todo, es importante dejar que otra persona haga lo que antes hacías tú o parte de ello. Seguro que no será idéntico a como tú lo hacías pero podrás dar las indicaciones que consideres, incluso enseñando a hacerlo, y lo más importante, habrás de confiar.

Tener paciencia y tesón. No vamos a ser el mejor jefe del mundo en un día, aun cuando lleguemos con las ideas claras sobre qué hacer, porque ya desde nuestro puesto anterior veíamos lo que se podía cambiar o mejorar. Seguramente si llegamos y empezamos a decir todo lo que queremos hacer, la gente se extrañe o muestre rechazo porque los demás también llevaban haciendo las cosas de determinada manera hasta ese momento. Así que no trates de entrar como un burro en una cacharrería. Pero eso no significa que dejes a un lado tus ideas y propuestas. Ve buscando el momento adecuado.

Empezar a conocer el equipo y las rutinas propias de la empresa desde la perspectiva que te ofrece el nuevo cargo. Descubrir o redescubrir cómo funciona la empresa, cómo manejarse y relacionarse con los demás a los diferentes niveles, qué es más importante, qué intereses tiene el equipo y cada uno de sus miembros, … Antes de actuar, primero conoce bien el terreno en el que te mueves, porque no es igual desde la perspectiva de técnico que desde la de jefe.

Y después poco a poco, ir haciéndose con el cargo, con las tareas, con la nueva posición, con la responsabilidad, con las nuevas habilidades necesarias como tener una visión global, con ir más allá, con desarrollar el liderazgo, trabajar la mejor comunicación y seguir y seguir aprendiendo para llegar a ser, el mejor jefe del mundo.

Todos necesitamos aprender en cada nuevo puesto. Y sería muy positivo que las empresas tuviesen en cuenta que las personas necesitan capacitarse para asumir otros cargos que, dado que hemos hecho la selección, sabemos que son capaces de desarrollar. Ayudemos a que lo hagan lo más rápido y mejor posible.

Raquel

Queremos trabajar desde casa, pero cada día es más importante generar redes de contactos, redes… ¿solo on-line?

Trabajar desde casa o compartir oficina

Foto de Unsplash

Mi abuela decía que el roce hace el cariño. Y es que si eres de los que trabajan desde casa puede que en un momento dado necesites salir de tu palacio, dejarte ver, para que las oportunidades se abran, para conocer a otros que te puedan ayudar a hacer crecer tu negocio, que te inspiren, que te den nuevas perspectivas… Estar con otras personas para que puedas compartir tus penas, problemas, y alegrías con alguien más que con tu mascota.

Y no solo eso, el contacto físico se ha demostrado lo necesario que es. Las relaciones sociales además de ser claves para nuestra salud, nos permiten ejercitar nuestra inteligencia emocional.

Si no, que se lo pregunten a los miles de autónomos que tienen su propia empresa y que acaban saliendo de sus casas para poder relacionarse con otros, para sentir que tienen un grupo en el que sentirse comprendidos, reforzados, y contar con mayores posibilidades. De hecho, ahí están los prolíferos espacios de co-working que unen, que invitan a la creatividad, a sentirte más empresa que trabajador.

Por otro lado, están las personas que quieren tener días para trabajar desde casa, que prefieren la tranquilidad de su hogar (cuando no hay niños, ni compañeros de piso) que el ajetreo y ruidos varios de la oficina porque así son más productivos, sin hablar con nadie, dedicándose solo a lo suyo de manera autónoma y responsable. También hay otros profesionales que prefieren trabajar en casa para ahorrar los largos traslados de 1 y 3 horas diarias, de ida y vuelta al lugar de trabajo.

De hecho, hay empresas que han dejado que cada quien trabaje desde donde quiera el tiempo que quiera y con el tiempo han visto que la persona se desliga. Que deja de estar en el trabajo de campo, de compartir con los compañeros, de vivir el día a día, porque lleva su propio día a día. Y si bien esto puede ser muy efectivo porque te haces el trabajo a tu manera, apelando a los beneficios del jobcrafting, es más difícil contar con alguien que no está. Por eso, algunas de estas empresas que facilitan el trabajo desde casa, han implantado la necesidad de acudir a las reuniones de equipo, al menos una vez al mes, pero incluso solicitan ir por la oficina un día por semana. Otras, sin embargo, ofrecen la posibilidad de no ir a la oficina un día concreto a la semana.

Y aquí se pone sobre la mesa la confianza hacia el trabajador. El trabajo saldrá dependiendo de la responsabilidad y de las herramientas que la persona que realiza el trabajo fuera de la oficina disponga. La responsabilidad hacia el trabajo, unos objetivos claros, unas tareas a realizar concretas, una buena gestión del tiempo, asegurarse que lo que se quiere hacer desde casa se puede hacer y se hace…son claves para que las empresas se decidan a facilitar el teletrabajo. 

Esta confianza puede verse apoyada o frustrada por la directiva europea 2003/88 que obliga a las empresas españolas a tener un registro de las horas que realiza cada trabajador en jornada completa, con la idea de evitar abusos y que la persona no se vea haciendo horas extras si no se han comprometido a ello, según se explica el diario el confidencial, artículo que puedes leer aquí.

Pero ¿qué pasa con las relaciones, con el clima laboral, con la comunicación…? Según estudios relacionados con la motivación hacia el trabajo, como los realizados por Happyforce, el nivel de felicidad o el de malestar de los demás, en un nuevo trabajador se equilibra con el de sus compañeros a partir del noveno mes, pero ¿si no está con ellos? 

Es difícil implicar a alguien que va, hace su trabajo y se marcha. Que trabaja como colaborador externo, va a esa empresa o no va mucho, pero que nunca llega a formar parte de ese grupo, por mucho que sea un proyecto de varios años. Y el sentido de pertenencia a la empresa y al grupo, el sentido de integración, el poder interiorizar la cultura de dicha empresa no se da. Y llega la cena de Navidad y no va porque no conoce a nadie, porque nadie le conoce, porque ni está dentro ni está fuera por mucho que trabaje para esa empresa.  

Por tanto, creo que es necesario que en el caso que alguien decida trabajar desde su casa o desde donde quiera y pueda, entienda que la deslocalización puede tener consecuencias y que hay que plantearse algunas cuestiones antes de hacerlo:

  • El trabajo desde casa no está definido para cuestiones personales sino para trabajar. Dejar claro a los demás que aunque estés en casa estás trabajando y poner ciertas barreras que también te ayuden a ti mismo a entenderlo. Si antes necesitabas ayuda, ahora también.
  • Busca un lugar tranquilo de día y de noche. Piensa en que puede que necesites trabajar cuando todos duermen o cuando vuelven a casa a descansar o cuando estén disfrutando.
  • Necesitas acondicionar/elegir el lugar de trabajo que vayas a tener en casa. Incluye la tecnología que necesites, la conexión a Internet, el teléfono con el que mantenerte en contacto con la oficina, etc. Hay quien separa incluso perfiles dentro de sus ordenadores o tablets para su área personal y para su área profesional, cosa que hoy en día es necesaria por la confidencialidad de datos.
  • Es recomendable ponerte un horario. Si no tienes un horario estricto, puede que termines trabajando muchas más horas, sin medida. Si trabajas todas las horas, no podrás disfrutar como antes de llegar a casa y jugar con tus hijos o no podrás salir con tu pareja porque estarás trabajando. Organízate y prioriza el trabajo en el tiempo de trabajo que te hayas marcado frente a hacerte la comida o poner una lavadora.
  • Ten claros los horarios de las personas con las que trabajas porque puede que llames cuando están en su reunión de los viernes o porque es su hora de comer. Tú ya no sigues ese ritmo y se te puede olvidar.
  • Determina, si no lo hace la empresa, los momentos en los que vas a pasar por la oficina, cuándo es indispensable que vayas, cuándo es mejor para ti tener una conversación en persona que por skype o por teléfono, cuándo tu propio trabajo saldría mejor si estuvieras enterado en el momento, en directo, en contacto con los compañeros… Es decir, define en qué momentos tu tarea requiere de los demás y los demás requieren de ti. Determina también, cuándo es más eficiente estar presente.

A veces en el trabajo preferimos estar solos y a veces es más importante estar en buena compañía. En las empresas hay que jugar un papel crucial hoy en día con el clima laboral y también para ser buenos empleadores. Cuestiones como el employer branding o la employee experience marcan su futuro.

¿Quieres tener a todo el personal contento? Yo creo que solo hay una base para ello: conócelo. Y así podrás decidir si trabajar desde casa es la opción. No todo el mundo lo desea y otros, no pueden porque su trabajo es cara al público. ¿Cuál es tu caso?

Raquel Bonsfills

¿Has acudido a presentaciones en las que te has perdido? ¿Qué no han captado tu atención? ¿Presentaciones llenas de números y datos técnicos incomprensibles o ilegibles? ¿Has tenido que realizar una presentación y te has puesto a escribir o a crear un power point directamente? ¿Siempre es necesario un power point?

Sobre presentaciones hay mucha variedad, tanto en estilos como en formatos, contenidos o momentos y lugares donde se realicen. Sin embargo, la clave principal para el éxito de una presentación es la preparación.

7-pasos-para-realizar-buenas-presentaciones

Photo by NeONBRAND on Unsplash

Y ¿qué hemos de preparar? Puedes seguir estos 7 pasos:

  1. Para qué. Cada presentación tiene un sentido y también unas posibles consecuencias. Según lo que comuniques y cómo lo comuniques así será la respuesta del otro. Una respuesta que habrá que predecir. Por eso, es importante pensar qué va a hacer el otro con esa información que le voy a transmitir y lo relevante que es para él. Si no es nada bueno, mejor será el silencio.
  2. Para quien. Cada público es distinto. Si quiero presentar mi idea de negocio no será lo mismo hacerlo ante un grupo de inversores que a un grupo de posibles colaboradores, porque seguramente el contenido varíe. Un inversor buscará más la viabilidad y un colaborador buscará más su posible aportación personal al negocio y beneficio. Adaptarse a cada público nos hace preparar diferentes versiones según sea el interlocutor y tendremos que conocer al máximo a ese interlocutor. Conocer sus intereses, su jerga, su problemática, sus posibles dudas, sus necesidades,…
  3. Cuánto tiempo tienes. El tiempo es esencial a la hora de preparar una presentación porque no es lo mismo contar con el minuto que te ofrece una conversación de ascensor (elevator pitch) que dar una charla de 10 minutos, de 1 hora o de 3. Y hemos de hacer una buena gestión de ese tiempo contando que necesitaremos de un tiempo de introducción, desarrollo y conclusión. Y que ninguno de ellos puede no estar. En realidad aquella parte en la que más podremos poner o quitar será la parte del desarrollo, que podremos ajustar:

- En el caso que seamos del tipo de persona que se enrolla y dispersa: acortaremos explicaciones de argumentos haciéndolos más concisos o incluso quitando algunos de ellos.

- En el caso que seamos concretos de los que apenas explicamos el esquema de contenidos:  añadiremos ejemplos, argumentos, muestras, vídeos… que nos ayuden a aclarar y comprender mejor lo expuesto.

En cualquier caso, hay que hacer un seguimiento del tiempo. Para ello es recomendable tener un reloj, ensayar como si lo estuviéramos haciendo en directo e incluso con público que nos pueda decir si hay algo que no se haya entendido. Y sobre todo, hemos de conocernos, para saber si somos de los que se nos va la hora o si nos vamos a quedar cortos de tiempo. Practica siempre a un ritmo que se entienda, y hazte consciente de si con los nervios te sueles acelerar o por el contrario, te ralentizas.

Y procura no superar nunca el tiempo que te han dado, los organizadores lo valorarán y los asistentes lo agradecerán. Respeta el tiempo de los demás.

  1. Cuándo. Dependiendo del momento del día en el que se realice la presentación habrá que ponerle más animación. Según estudios realizados en neurociencia, y como explica el Dr. Bermejo en su libro "Neuroeconomía", hemos de programar la agenda y tener en cuenta: Día, hora. Antes de… Después de… porque varía el peso del impacto de tu presentación según seas el primero o el último en presentar cuando hay una serie de presentaciones en un evento. Hemos de saber que es más difícil mantener la atención después de comer y por la noche, que en días soleados la memoria se verá afectada por lo que prevé dar bolígrafos y papel. Y evita los lunes y los días de tormenta si quieres que se aprueben nuevas ideas, porque favorecen el ambiente depresivo. Así que en la medida que puedas elige el momento para tu presentación y para citar a los asistentes.
  2. Dónde. El lugar es importante para prepararte. No será lo mismo un lugar al aire libre donde tendrás que asegurarte que tu voz llega a todos que una reunión en un despacho. Ni será igual la escenografía, dónde te colocarás, cómo te moverás en una sala de reuniones, una sala de formaciones o un teatro. Además, las salas de color azul llevan más fácilmente a la creatividad mientras que las salas con tonos rojos nos limitan la capacidad de tomar decisiones más racionales, llevándonos a la impulsividad.
  3. Qué decir. Es necesario identificar los puntos clave que quiere que tu público se lleve. Dicen que no han de ser más de tres para que podamos asimilarlo correctamente. Son puntos que habrá que comentar al inicio, desarrollar a lo largo de la presentación y resumir o recordar al final.

Una vez que los tengas, infórmate sobre el tema, investiga, documéntate, y ve anotando lo más importante de tus hallazgos. Después dales un hilo conductor, un sentido, una historia o camino por el que vas a llevar a tus interlocutores.

Determina la necesidad que cubre, el problema o la demanda que existe de un producto o servicio. Expón los beneficios del proyecto. Cuáles son los servicios y/o soluciones que ofrece. Y recuerda explicar por qué tú, tu diferenciación. Ser el protagonista de tu historia, hará que integres mejor la emocionalidad de lo que vayas a contar.

También es importante ponerle un título atractivo. Y encontrar qué puede ser lo más llamativo para captar mejor la atención de los oyentes y que quieran seguir escuchándote.

  1. Cómo decirlo. ¿Cómo va a llegar mejor tu mensaje? Es importante emocionar así que trabaja tu propia emoción. Si te apasiona, apasionarás. Además, todo lo que se aprende a través de los sentidos nos hace que lo recordemos mejor. Por eso, asegúrate de introducir elementos relacionados con la vista, como imágenes, esquemas, gráficos que hagan el mensaje más fácilmente comprensible; con el oído, buscando las palabras más adecuadas y evitando ambigüedades o muletillas; y con la parte más kinestésica que incluye el gusto, el tacto o el olfato, aquí puedes utilizar aromas, explicar sabores, hablar de sensaciones, llevar muestras que se puedan tocar… Es aquí donde has de pensar si lo más adecuado es una presentación de power point, ;)

Recuerda que van a escucharte a ti, que eres el portador del mensaje y quieren saber lo que les vas a decir. Así que posiciónate en el centro de la escena, y que todo lo que puedas llevar, incluyendo presentaciones digitales o virtuales, son tus herramientas de apoyo en la presentación, no la presentación en sí, que diriges, organizas, armonizas, animas, paras,…y realizas . Has de prepararte tú.

Para completar esta información te dejo un vídeo de Natalia Gómez del Pozuelo:

Así que, ahora que ya tienes unas ideas básicas para ayudarte a realizar presentaciones más eficaces, ¿qué vas a comenzar a preparar antes de ponerte a escribir sin más o a hacer una PPT?

Ya sabes que si necesitas ayuda, estamos aquí para ayudarte en tus presentaciones y entrenarte para generar el impacto que desees con tu actuación. ¿Preparado/a?

Aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills

¿Cuántas veces te ha pasado que sales de una reunión y te quedas dudando sobre algo que se dijo y que tienes que hacer? ¿O no sabes para cuando habéis quedado finalmente después de barajar varias fechas? ¿O quién se encargaría de una parte del trabajo?

En ocasiones las reuniones se alargan porque no controlamos el tiempo y porque se comentan tantos temas, o se discuten tantas acciones que nos despistamos con lo que finalmente se acordó. Nuestra memoria es limitada y selectiva, por lo que además, cada asistente seguramente se haya quedado con detalles diferentes de lo dicho en la reunión, y eso sin contar con la interpretación personal de lo vivido en ella.

 realizar el acta de la reunión

Para que la reunión sea más efectiva, y sobre todo haya servido de algo, hemos de tener claro que los objetivos de la reunión se han cumplido y que las acciones marcadas y las responsabilidades acordadas, están en conocimiento de todos para poder darles el seguimiento oportuno.

De ahí la importancia del acta.

El acta, como dice la wikipedia, es un documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.

Aunque el acta puede ser más formal, como el acta de las reuniones de los organismos gubernamentales, también pueden realizarse actas de forma más informal en reuniones de equipo, reuniones con clientes y proveedores, reuniones de dirección, etc. Os dejo el vídeo en el que se explica qué ha de incluir un acta:

El acta es importante porque estas notas, resúmenes, discusiones, acciones que quedan plasmadas, nos sirven para saber quién hace qué, a qué acuerdo se llegó, las disconformidades que hubo... Y cuando se tienen varias reuniones dentro de un proyecto, a veces hay que volver al acta para saber finalmente en qué quedó un tema en concreto. Y es que muchas veces, si no se pone por escrito, se pierde la información. En ese momento es cuando surgen los "a mí me suena que...", "yo creo que Juan dijo...", "¿pero eso no era cosa del departamento comercial?".

Como decía un profesor mío, "Yo creí que, yo pensé que, son hijos de la madre ignorancia" y en el caso de las reuniones, se dijo o no se dijo. Es objetivo. Y si queda constancia en el acta, ya no da lugar a dudas.

Una cuestión que se suele olvidar es la de pedir la revisión y aprobación del acta. Esto supone que todos los asistentes lean el acta para que todos se aseguren que lo que se plasmó en ella fue lo que se acordó, que no hubo malentendidos y que no hay omisiones importantes. Si nadie objeta nada, se sobrentiende que se está de acuerdo. Lo que ocurre es que muchas veces, no se leen las actas y cuando tiempo después se acude a ese acta, nos damos cuenta de que no se quería decir lo que se dijo, etc.

La revisión del acta es especialmente útil con clientes y proveedores, con los que ha de estar totalmente claro lo que se habló, se decidió y lo qué vamos a hacer, sobre todo para:

  • Cumplir con lo acordado.
  • No generar falsas expectativas.
  • Recordar detalles que pueden marcar la diferencia.
  • Saber cuáles son las responsabilidades y compromisos de cada uno.
  • Tener conocimiento sobre los plazos marcados.
  • Atender las necesidades prioritarias detectadas.
  • Tener presente los temas sin resolver porque volverán en futuras reuniones.
  • Saber de quién parten las propuestas.

Si quieres saber cómo redactar actas, te dejo aquí una explicación con lo que ha de incluirse, criterios de redacción y unos ejemplos que seguro te serán de gran ayuda.

Además, existen herramientas online que nos facilitan la gestión de las reuniones, desde su convocatoria hasta el acceso para todos los participantes de la reunión a las conclusiones de las reuniones, a las acciones acordadas que le corresponden a cada uno, etc. En definitiva, facilitan el seguimiento de las reuniones. Un ejemplo de este tipo de herramientas es la que ofrece "Agreedo", aunque también te puedes valer de Googledocs, la intranet de la empresa, plataformas de trabajo colaborativo, etc. Es importante asegurarse que tienen acceso todas las personas que han participado.

Al finalizar el acta, sobre todo si hay reuniones periódicas o temas que requieren seguimiento específico, siempre ha de quedar marcada la fecha de la siguiente reunión.

Y ahora que sabes cómo hacer más eficiente el seguimiento de las reuniones, te invito a que comiences a practicar la realización de las actas. Al principio puedes tomar algunas notas y verás que poco a poco irás haciendo mejores actas y con la información más clara y relevante para poder hacer el seguimiento que necesitas.

¿Qué vas a comenzar a hacer para facilitarte el seguimiento de tus reuniones?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills

Muchas veces el tiempo en las reuniones se pasa volando, otras, parece que no pasan los minutos. Notamos que las reuniones tienen hora de comienzo pero no hora de finalización. Se alargan.

El tiempo vuela

 

¿Por qué ocurre esto? Existen diversos motivos por los que las reuniones se dilatan en el tiempo:

  • No se ha calculado bien el tiempo que iba a llevar.
  • Divagamos sobre uno o varios de los temas previstos en la reunión.
  • Introducimos y tratamos otros temas que no estaban previamente planteados en la agenda.
  • Dejamos que la discusión quede en punto muerto, sin conclusiones, ni acciones, ni cierre de ningún tipo, con lo que tendremos de nuevo este tema en la próxima reunión sin ningún avance.
  • Nos olvidamos de ir controlando el avance del tiempo.
  • Nos reunimos para todo, incluso de forma innecesaria.
  • Etc.

Por todo esto, y para hacer que las reuniones sean más eficientes, el tiempo y su uso es un factor clave.

En la web www.effectivemeetings.com, nos recomiendan el hecho de facilitar toda la información que vaya a ser necesaria para la reunión en la intranet de la empresa, en la nube o en alguna carpeta común donde todos los asistentes puedan acceder para estar al día y preparados de cara a la reunión. Lo que los asistentes puedan llevar preparado, hará que se reduzca el tiempo de la propia reunión.

Si alguno de los participantes ha de aportar algún documento importante, que todos han de conocer, asegurarse que se ha compartido con tiempo suficiente para que se haya podido leer (o revisar) antes de acudir a la reunión.

Todo esto nos servirá para acudir a la reunión mucho más enfocados en lo importante. Y para que la reunión sea más eficiente, hemos de seguir con una buena planificación de los tiempos que nos van a llevar los diferentes aspectos a tratar en la reunión.

¿Cómo podemos calcular el tiempo que va a llevar una reunión?

Normalmente planteamos que una reunión va a llevar el tiempo de discusión de cada tema. Sin embargo, también hemos de tener en cuenta:

  • El tiempo de introducción de todos y cada uno de los puntos de la agenda.
  • El tiempo de bienvenida e inicio de la reunión.
  • El tiempo de conclusiones de lo acordado sobre cada aspecto abordado, o de resumen de planes de acción.
  • El tiempo de cierre de la reunión

Una forma de calcular los tiempos de las reuniones según la experiencia y los estudios de Beatrice Briggs, fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio (IIFAC) es la siguiente:

 Tiempo reuniones

Además, para que los tiempos se cumplan en el momento de la reunión, y no quede solamente en el papel de nuestra preparación de la reunión, será necesario que alguien vaya controlando el tiempo. Alguien que avise cuando queden 5 minutos, que anuncie que se acaba el descanso, que informe cuando se está dedicando más tiempo del estimado a un tema respecto a otros...

Y por supuesto, habrá que priorizar para centrarse en lo importante, para no divagar, para recalcular cuando sea necesario, poner límites,... porque el tiempo es el que es y el uso eficiente del mismo, en las empresas tiene repercusión en la cuenta de resultados.

Por todo lo que he comentado, ¿cómo vas a mejorar el tiempo de tus reuniones? ¿Cómo vas a respetar tu tiempo y el tiempo de trabajo de cada uno de los asistentes a las reuniones para que de verdad sea de utilidad?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills

Querido compañero,

¿Cuál es tu modelo de liderazgo? ¿Utilizas diferentes modelos de liderazgo según la situación, el momento, el equipo...?

Liderazgo Transformador

Para Sun Tzu en su libro: El arte de la guerra dice que “El liderazgo es una cuestión de inteligencia, honradez, humanidad, coraje y disciplina... Cuando uno tiene las cinco virtudes todas juntas, cada una correspondiente a su función, entonces uno puede ser un líder.”

En mi anterior artículo hablé del modelo de Liderazgo Transaccional. Hoy quisiera hablarte del modelo de liderazgo:

2. Liderazgo Transformador

Claros ejemplos de quienes ejercieron este tipo de liderazgo: Steve Jobs, Adolf Hitler, Martin Luther King, Ghandi… y actualmente Ferrán Adriá.

 ¿Qué diferencia principal y complementariedad hay entre el liderazgo Transaccional y el Transformador?

A diferencia del liderazgo transaccional que busca mantener las mismas cosas pero con una mejoría, en el liderazgo transformacional se busca cambiar el futuro.

Estos 2 modelos de liderazgo pueden ser complementarios en una organización, por ejemplo: líderes transformadores que tienen la capacidad de diseñar y comunicar grandes misiones estratégicas, pueden pasar las misiones a los líderes transaccionales para la ejecución de los detalles.

¿Qué lo caracteriza?

El líder transformador inspira y motiva a los demás con sus palabras, su hacer y su pasión. Para sus colaboradores son ejemplos a seguir. Este líder conoce a quienes le siguen y es capaz de dar a cada uno las tareas que mejor van a llevar a cabo, consiguiendo mejores resultados.

Además, este líder provoca cambios en las personas y en la empresa y promueve la autonomía, el empowerment de sus colaboradores.

Otra característica de este líder es que ofrece una visión a sus seguidores y de esta forma dota a las personas de un propósito y sentido a lo que hacen, consiguiendo que las personas trabajen más y mejor.

Estos líderes cuidan los intereses de las empresas y velan por cada uno de los miembros de su equipo preocupándose, tanto por su vida personal, como profesional.

Con el fin de complementar lo que estoy escribiendo te dejo un artículo en el que se habla de: “Ghandi: 12 lecciones de liderazgo”

  

Claves Liderazgo Transformacional

 

Una ventaja es que les hace sentir importantes a los colaboradores con lo que estos darán lo mejor de sí mismos, aumentado su rendimiento y como desventaja el beneficio que se obtiene es a largo plazo, además, puede utilizarse este tipo de liderazgo de forma inmoral.

¿Cuándo usarlo?

  • Cuando los colaboradores tienen un nivel suficiente de madurez que les permita lograr el éxito en la ejecución de sus resultados.
  • Cuando se quiere cuidar el clima organizacional, y fomentar la creatividad.
  • Cuando el líder quiere contribuir al desarrollo profesional de sus colaboradores.
  • Cuando se necesitan mejorar los procesos, innovar, buscar nuevas áreas de negocio, ampliar las opciones para la resolución de problemas y toma de decisiones.
  • Las Pymes que tienen líderes transformacionales pueden conseguir metas ambiciosas y pueden alcanzar un éxito rápido, gracias a la visión y habilidades de trabajo en equipo del líder.

¿Qué otros modelos de liderazgo conoces?

Te dejo un vídeo que complementa todo esto: “Líder Transformador”

Después de lo que te he compartido ¿En qué momento vas a utilizar este tipo de liderazgo? ¿De qué manera puedes mejorarlo?

¡Tú puedes, puedes lograr lo que te propongas, además, te lo mereces!

Te recuerdo que estoy siempre a tu disposición, si quieres hablarme de tu caso y que te responderé cualquier pregunta o duda que quieras hacerme.

No te olvides que te acompaño con pasión hacia el logro de tu éxito.

Milagros García

Supongo que alguna vez habrás visto, comprado o leído una guía de viaje. Suelen tener la capacidad de hacernos desear ir a los sitios que nos muestran, saborear la esencia de cada lugar del recorrido, nos indican cómo aprovechar el tiempo y nos dicen incluso los costes que nos va a suponer. ¿Crees que esto está relacionado con el liderazgo de los equipos?

 Management como guía

Tal y como nos aporta la guía de viaje, como responsables de los equipos podemos:

Poner una foto del destino: elegir el destino y lograr que todo el equipo tenga en la mente ese lugar al que todos desean llegar. Visualizarlo y que sea compartido por todos.

Definir bien el destino:  no es lo mismo decir "ruta a pie hasta la cumbre del Teide" que "ruta del vino por la Ribera del Duero". Las sensaciones, la posibilidad de pensar que es un reto, la confianza de poder lograrlo, todo dependerá de lo claro que todos lo tengan y de que resulte atractivo abordarlo.

El mapa: necesitamos saber la ruta, las paradas, las metas volantes, las etapas del recorrido. En todo proyecto hay fases, en toda estrategia hay puntos en los que revisar cómo vamos avanzando. Por eso, es importante marcarlos.

El tiempo: cada ruta está previsto que sea realizada en un tiempo. Suele haber un tiempo estimado, pero luego puedes entretenerte en el camino, perderte, saltarte algún paso para llegar antes, o ir más o menos por donde dice la guía pero innovando o descubriendo nuevas rutas. Ese tiempo estimado, además, nos permite calcular y prever los recursos, los costes, los tiempos de producción, de distribución, de búsqueda de colaboración, de toma de decisiones, de ajuste, de reuniones, de trabajo en equipo...

 tiempo estimado de viaje

Describir lo que nos podemos encontrar en el camino: esto suele hacerse en las guías en varios sentidos: el alojamiento, la manutención, las compras, la foto desde el lugar idóneo... ¿Cómo lo podemos trasladar al equipo?  Podemos plantear con el equipo diferentes perspectivas sobre cómo vamos a llegar juntos, por ejemplo, aplicando técnicas de trabajo en equipo que nos permitan valorar lo que nos podemos encontrar, las dificultades, las facilidades, aquello que no hemos de olvidar, etc. Y también, describir lo que aporta cada miembro del equipo, que sea diferente, complementario, que sume, que sea provechoso para hacer que sea un camino de calidad, haciendo un viaje inmejorable.

Los precios: en toda guía que se precie nos vienen los costes esperados, tanto de alojamientos como de restaurantes. Y es que siempre podemos elegir el coste del proyecto.  Podemos poner los mejores materiales y los mejores profesionales, o podemos poner materiales más prácticos y menos costosos, podemos bajar la calidad, podemos disminuir los servicios ofertados, podemos elegir contratar a menor coste... Y siempre sopesaremos qué es lo que más nos interesa. La mayor parte de las veces, merece la pena invertir un poco más, hacerlo un poco mejor cada vez, caminar hacia la excelencia.

Y por último están los contenidos facilitadores: esto sí que es importante. ¿Qué hacemos si no comprendemos el idioma? ¿Si tenemos un accidente? ¿Si queremos saber más? ¿A quién acudimos? Necesitamos un líder facilitador, que resuelva dudas y conflictos, que ayude y apoye al equipo, que aporte su experiencia y sabiduría, que tenga una visión global de cómo va avanzando el proyecto, que sepa parar para que su equipo recupere fuerzas, que acompañe al equipo, lo comprenda, y, en definitiva, que el líder sea la guía que el viaje necesita.

Os dejo el vídeo de presentación del libro "Cómo preparar un gran viaje", donde seguro que encontraréis más similitudes con la forma de abordar proyectos con los equipos de trabajo.

Y tú, ¿cómo vas a aplicar el ser guía de viaje?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills

Día del trabajador

Para todos los oficios, para ti, para mí, para los que idean, para los que ejecutan, para los que construyen y para los que, a veces, destruyen, para los que buscan alternativas, para los que siguen un rumbo fijo, para los que tienen un trabajo estable, para los que fluyen con el viento, para los que se dedican a los demás, para los que se dedican a uno mismo, para los que trabajan en lugares de atención 24h y 7 días a la semana, para los que les toca trabajar mañana, para los que pueden tener un día de descanso, para todos,

¡Disfrutemos del Día Internacional del Trabajador!

¿Por qué?

Porque desde el 1º de mayo  de 1886 se ha tratado de cuidar de las personas en los puestos de trabajo, pidiendo una jornada laboral de no más de 8h (os dejo la historia aquí).  Y aunque a veces, en nuestro trabajo, por nuestra implicación, por exigencia del proyecto en el que participemos, podamos hacer más horas, no nos olvidemos de que somos PERSONAS.

Ocupémonos de las personas que forman parte de nuestros equipos y también de nosotros mismos, poniendo alerta a la autoexigencia y a los signos del estrés, a la salud, a las necesidades y a los intereses. Sepamos reconocer y ser flexibles. Sepamos acompañar en el desarrollo armonioso de nuestros equipos.

Celebremos, cuidándonos, para ser felices.

Equipo 2miradas.