¿Ya has pensado lo que quieres hacer este año?

En estas fechas muchas empresas revisan sus cuentas y cierran el año. Otras, comenzaron hace tiempo a prever lo que querían para el año que comenzaría, y unas cuantas más aún no se han sentado a ninguna de estas dos tareas.

Para aquellas que aún quieran plantearse las acciones para este 2015 y no sepan cómo hacerlo, hoy quiero dejaros una forma de hacerlo, ¡con planificación! Y estos pasos no solo son válidos para las empresas sino que también podemos aplicarlos en el ámbito personal. ¿Os animáis a probar a hacerlo?

1. Para comenzar, lo primero es determinar lo que queremos conseguir este año. Definir los objetivos y metas de aquellos aspectos que nos parece que sí o sí lograremos este año. Cuanto más concretos seamos, mejor podremos abordar lo que nos proponemos, sea en el ámbito que sea. Una técnica que podemos utilizar para ayudarnos a detallar los objetivos es la de SMART-E, que ya os hemos contado en anteriores ocasiones.

2. ¿De qué situación partes? Saber cómo estás ahora en relación a tus objetivos te permitirá clarificar y evaluar la distancia que te queda para lograrlo. No es lo mismo querer ir a Roma desde Verona que desde Madrid.

En las empresas hay una herramienta muy útil para tomar conciencia de la situación actual, y es el análisis DAFO. Aunque está diseñada a nivel organizativo, os animo a realizarlo de igual forma para las metas personales, identificando las Debilidades personales, Amenazas e impedimentos del entorno, Fortalezas personales para lograr lo que nos proponemos y Oportunidades que nos ofrece el entorno.

3. Definir la estrategia más adecuada. ¿Qué orientación vas a tomar? ¿Por dónde vas a guiar tus pasos?

“Si no sabes a dónde vas cualquier camino te conduce allí”  Proverbio del Corán

“Ningún viento es favorable para quien no sabe dónde va” Seneca

Se trata de elegir la estrategia que te permita de una mejor forma maximizar tus fortalezas aprovechando las oportunidades y minimizar las debilidades previendo, superando o sorteando las amenazas.

4. Planificación. Según la definición de Agustín Reyes Ponce, la planificación consiste en "fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización."

En entornos cambiantes como los actuales, se habla también de Wikiplanning que, como nos cuenta Pablo Navajo, es el sistema de planificación para contextos complejos, que incorpora herramientas de la Web 2.0, para conocer de forma permanente, los cambios que se producen en el entorno y las expectativas de los diferentes grupos de interés, utilizando la inteligencia colectiva, la innovación abierta y el trabajo en red; empoderando a un grupo, colectivo u organización para que puedan colaborar en la decisión sobre su propio futuro y cuál es el camino por el que deben avanzar, para responder eficaz y eficientemente a las exigencias del entorno y puedan crear la organización deseada” (Navajo, 2010).

Para facilitarnos la tarea de planificación, podemos responder a las siguientes preguntas: ¿Para qué? ¿Qué voy a hacer? ¿Cómo lo voy a hacer? ¿Con qué cuento? ¿A quién necesito?

5. Concreta y programa lo planificado. Se trata de incluir lo que queremos hacer en la agenda. Para que no quede en el aire, y se nos vaya en buenos propósitos que nunca se cumplieron hay que bajarlos al día a día. Si, por ejemplo, queremos hacer reuniones semanales porque así lo hemos determinado en la planificación, ahora hemos de incorporarlo en la rutina diaria, es decir, plantear exactamente cuándo: los lunes a las 9 de la mañana comenzando este mismo lunes.

Y ahora que sabemos cómo hacerlo, ¿qué nos impide ponernos en marcha hacia el logro de nuestros objetivos? Estoy a vuestra disposición para acompañaros en el desarrollo de este proceso, ¡si así lo quisierais!

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills

Ya vimos cómo nos pueden afectar las preocupaciones y algunas herramientas que nos pueden servir para aterrizar en el presente las acciones que necesitamos para abordar el futuro deseado.

Hoy quiero compartir algunas claves que nos pueden ayudar también para bajar nuestra preocupación y llevarnos a ocuparnos, son:

La objetividad. Basarnos en los hechos. Por ejemplo, nuestra empresa ha presentado un nuevo proyecto a concurso. La preocupación sobre nos lo darán, no nos lo darán, y si nos lo dan cómo lo vamos a asumir... genera incertidumbre.  La objetividad nos puede ayudar a poner en su sitio temporal lo que ha de ocurrir: "El mes próximo anuncian quién ha ganado el concurso al proyecto para el que presentamos nuestra propuesta."

La realidad. Qué es y qué no es en este momento. Siguiendo el ejemplo anterior. "En este momento el equipo está trabajando a tiempo completo y con una alta productividad en el proyecto que se desarrolla actualmente. No sabemos a día de hoy si ganaremos el concurso."

Además, desde la psicología, nos hablan de que existen pensamientos distorsionados, que no se ajustan a la realidad actual, basadas en filtros de nuestra historia, de nuestras experiencias, y que nos hacen temer sucesos, a veces, sin peligro real y  que favorecen que la preocupación se instale en nuestra mente. Lucien Auger en su libro "Ayudarse a sí mismo: una psicoterapia mediante la razón" nos invita a confrontar estos pensamientos con la realidad y valorar cómo nos comportamos para poder liberarnos de las ideas irracionales que podemos tener.

La planificación. Qué quiero, qué voy a hacer, cómo lo voy a hacer. Cuando nos marcamos objetivos sobre lo que quiero conseguir en esta situación, y determinamos opciones sobre cómo hacerlo, estamos ocupándonos y tomando las riendas de nuestro destino. Se trata de determinar pasos concretos a realizar, y marcarnos un plan de acción. 

La intuición. ¿Qué nos dice nuestro cuerpo? ¿Qué sensaciones tenemos? Nuestro inconsciente tiene y capta mucha más información de la que nosotros podemos manejar. Por ello, contar con aquello que nos surge de forma intuitiva nos puede ser de mucha utilidad para plantear alternativas. Sin embargo, nos será más fácil si planteamos la situación como si le pasase a otro, porque así podemos salir de nuestra propia emoción respecto al tema que nos preocupa. Os dejo algunos hábitos que realizan las personas más intuitivas. Además, los grandes deportistas hablan de una parte de su creatividad y su genialidad que surge de su intuición.

El lenguaje. Cuida lo que te dices y cómo te lo dices, no sea que se haga realidad. Desde la ontología del lenguaje se habla de la potencia que tiene lo que verbalizamos, como nos lo cuenta Rafael Echevarría.

La confianza. Va a salir bien. Visualizar lo que queremos que ocurra y verbalizarlo nos pone en una posición en la que será más fácil conseguirlo, ¡si de verdad creemos en ello! Y si no ocurriese, ¿qué es lo peor que podría pasar?

La paciencia. Como decíamos en nuestro ejemplo, hasta el mes que viene no sabremos el resultado sobre el proyecto que presentamos. Entonces, ¿podemos prever opciones? lo hacemos y nos ocupamos un tiempo en valorarlas. ¿Hasta que no tengamos el resultado podemos hacer algo más? No. Sólo esperar a lo que no depende de nosotros. Dejar tiempo al tiempo. Las prisas no son buenas.

Y por último, centrarnos en lo que sí podemos hacer hoy. Seguramente tengamos más claros los "peros" de lo que pueda ocurrir y tendremos muchas más alternativas de lo que consideramos "malas opciones". Por eso os invito a respirar hondo, dar un paseo, saborear algo muy rico, llevándonos al presente, y entonces, preguntarnos sobre lo que SI podemos hacer.

¿Probamos a ocuparnos, en lugar de preocuparnos?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills

Querido compañero,

¿Cómo te planificas? ¿Qué tienes en cuenta cuando te programas?

A menudo escucho entre mis clientes que no se planifican ni se programan por falta de tiempo. Pero el tiempo no lo encontrarán si no llevan a cabo estas 2 tareas...

Hoy quiero hablarte de la Planificación versus la Programación. Hace tiempo, yo mezclaba estos dos conceptos y no los llevaba a la práctica de manera tan eficaz a como lo hago ahora. Por si te encuentras en el mismo caso, hoy quiero hablarte más detenidamente de ambos.

Imagen: PaperBlog.

La planificación es, simplemente, el listado de tareas a llevar a cabo. Planificando conseguimos disminuir en una alta medida las incertidumbres que presenta el futuro. Un posible interrogante sería ¿Qué ha de hacerse? y ¿Cómo lo voy a hacer?.

La programación, por su parte, es el cuándo, es aquella que nos permite anticiparnos a los problemas, con el fin de no tener que dedicar ni mucho tiempo ni mucha energía en resolverlos. ¿Cuándo se van a llevar a cabo? ¿Con qué recursos?.

"Muy bien", dirás, "pero ¿cómo se aplica esto en el día a día? Voy a intentar darte algunas técnicas:

1. Definir lo que tienes que hacer: fija los objetivos. ¿Te acuerdas de la técnica SMART-E para fijar objetivos?
2. Define cómo lo vas a hacer: haz un listado de tareas a realizar para conseguir esos objetivos. Una técnica que te ayudará para ver con claridad todas las actividades es clasificarlas en grupos que permitan organizarlas y gestionarlas:

• Tareas 1: son aquellas necesarias e imprescindibles para la productividad diaria . Ejemplo: Para un Comercial cada día salir a buscar clientes..
• Tareas  2: tareas que se tienen que realizar pero que tienen un amplio tiempo de espera.  Ejemplo: Para un comercial el contestar las llamadas que no ha podido atender en el momento.
• Tareas  3: tareas con fecha de caducidad. Ejemplo: En el caso de un comercial, una actividad que tenga una fecha final de entrega (deadline), entrega de un proyecto el lunes a las 15 h. Si le pones fecha de caducidad, evitarás la temida procrastinación.
• Tareas 4: tareas de seguimiento. Ejemplo: Sigiuiendo con el caso de un comercial, comprobar que su cliente ha recibido la mercancia de su empresa y está contento con el servicio.
• Tareas  5: tareas a realizar en un momento del día. Es conveniente realizarlas en conjunto. Por ejemplo. en un comercial el enviar emails..

3. Define cuándo lo tienes que hacer: estable prioridades. Las tareas se pueden englobar en 4 categorías:

• Urgente: tarea a realizar de inmediato. Ejemplo: El jefe te llama y te pide vayas a su despacho a una reunión.
• No urgente: tarea que se puede postergar. Ejemplo:  Atender determinados mails y llamadas.
• Importante: la tarea a llevar a cabo cuando contribuyen a nuestra misión personal o a los fines de la organización. Ejemplo: si soy el director comercial dar la mayor cobertura posible a todos los comerciales que están a mi cargo.
• No importante: tarea que no está ligada estrechamente a los objetivos planeados en un principio. Ejemplo:  peticiones que nos hacen algunos compañeros que no están directamente realacionadas con nuestras tareas diarias.

4. Define los recursos: consigue todo lo necesario para poder llevar a cabo todas las tareas y de esta forma conseguir los objetivos.

Es importante que Planificar y Programar se realice dando cierto margen a la flexibilidad, ya que ésta permitirá atender los asuntos imprevistos que vayan surgiendo y que sean interesantes.

Yo me planifico y me programo porque me gusta gestionar mi tiempo y, además, me gusta dirigir mi trabajo.

Y tú, ¿Crees que puedes mejorar tu planificación y programación? ¿De qué manera? ¿Cómo lo vas a llevar a cabo?

Estoy siempre a tu disposición si quieres comentar tu caso o que responda a tus dudas y preguntas. 

Te acompaño con pasión hacia tu éxito.

Milagros García