Querido compañero,

¿Cómo te planificas? ¿Qué tienes en cuenta cuando te programas?

A menudo escucho entre mis clientes que no se planifican ni se programan por falta de tiempo. Pero el tiempo no lo encontrarán si no llevan a cabo estas 2 tareas…

Hoy quiero hablarte de la Planificación versus la Programación. Hace tiempo, yo mezclaba estos dos conceptos y no los llevaba a la práctica de manera tan eficaz a como lo hago ahora. Por si te encuentras en el mismo caso, hoy quiero hablarte más detenidamente de ambos.

Imagen: PaperBlog.

La planificación es, simplemente, el listado de tareas a llevar a cabo. Planificando conseguimos disminuir en una alta medida las incertidumbres que presenta el futuro. Un posible interrogante sería ¿Qué ha de hacerse? y ¿Cómo lo voy a hacer?.

La programación, por su parte, es el cuándo, es aquella que nos permite anticiparnos a los problemas, con el fin de no tener que dedicar ni mucho tiempo ni mucha energía en resolverlos. ¿Cuándo se van a llevar a cabo? ¿Con qué recursos?.

«Muy bien», dirás, «pero ¿cómo se aplica esto en el día a día? Voy a intentar darte algunas técnicas:

1. Definir lo que tienes que hacer: fija los objetivos. ¿Te acuerdas de la técnica SMART-E para fijar objetivos?
2. Define cómo lo vas a hacer: haz un listado de tareas a realizar para conseguir esos objetivos. Una técnica que te ayudará para ver con claridad todas las actividades es clasificarlas en grupos que permitan organizarlas y gestionarlas:

• Tareas 1: son aquellas necesarias e imprescindibles para la productividad diaria . Ejemplo: Para un Comercial cada día salir a buscar clientes..
• Tareas  2: tareas que se tienen que realizar pero que tienen un amplio tiempo de espera.  Ejemplo: Para un comercial el contestar las llamadas que no ha podido atender en el momento.
• Tareas  3: tareas con fecha de caducidad. Ejemplo: En el caso de un comercial, una actividad que tenga una fecha final de entrega (deadline), entrega de un proyecto el lunes a las 15 h. Si le pones fecha de caducidad, evitarás la temida procrastinación.
• Tareas 4: tareas de seguimiento. Ejemplo: Sigiuiendo con el caso de un comercial, comprobar que su cliente ha recibido la mercancia de su empresa y está contento con el servicio.
• Tareas  5: tareas a realizar en un momento del día. Es conveniente realizarlas en conjunto. Por ejemplo. en un comercial el enviar emails..

3. Define cuándo lo tienes que hacer: estable prioridades. Las tareas se pueden englobar en 4 categorías:

• Urgente: tarea a realizar de inmediato. Ejemplo: El jefe te llama y te pide vayas a su despacho a una reunión.
• No urgente: tarea que se puede postergar. Ejemplo:  Atender determinados mails y llamadas.
• Importante: la tarea a llevar a cabo cuando contribuyen a nuestra misión personal o a los fines de la organización. Ejemplo: si soy el director comercial dar la mayor cobertura posible a todos los comerciales que están a mi cargo.
• No importante: tarea que no está ligada estrechamente a los objetivos planeados en un principio. Ejemplo:  peticiones que nos hacen algunos compañeros que no están directamente realacionadas con nuestras tareas diarias.

4. Define los recursos: consigue todo lo necesario para poder llevar a cabo todas las tareas y de esta forma conseguir los objetivos.

Es importante que Planificar y Programar se realice dando cierto margen a la flexibilidad, ya que ésta permitirá atender los asuntos imprevistos que vayan surgiendo y que sean interesantes.

Yo me planifico y me programo porque me gusta gestionar mi tiempo y, además, me gusta dirigir mi trabajo.

Y tú, ¿Crees que puedes mejorar tu planificación y programación? ¿De qué manera? ¿Cómo lo vas a llevar a cabo?

Estoy siempre a tu disposición si quieres comentar tu caso o que responda a tus dudas y preguntas. 

Te acompaño con pasión hacia tu éxito.

Milagros García