Ser facilitador en los equipos de hoy

Con tantos cambios del entorno VUCA, con tantas nuevas tendencias en la forma de comunicarnos dentro de las organizaciones, con las nuevas tecnologías y las diferentes personas que componen las empresas, el trabajo en equipo se ha convertido en una necesidad, que a veces, no sabemos abordar porque en realidad nadie nos ha dicho cómo se juega en equipo.

En estos casos, una alternativa es la de acudir a facilitadores que apoyen a los equipos a entenderse, a alinearse, a crear nuevas formas de hacer que incluyan a todos y que sumen, creando valor.

Ser facilitador es un trabajo que se extiende por todo el mundo con entidades que dan acreditación internacional como IAF. Un facilitador es un agente externo, objetivo, que es contratado para apoyar al equipo y con un objetivo a lograr: mejor trabajo en común, mejor comunicación, mejor orientación a resultados, orientación al logro, integración del equipo, mejor productividad, revisión de valores, de políticas a implantar… Hay un largo etcétera que cada empresa puede determinar.

En mi opinión, es indispensable que para que haya cambios reales dentro de un equipo y que sean sostenibles en el tiempo, el responsable del equipo, líder, director, jefe o como queramos llamarlo ha de estar implicado, y apoyado en sus decisiones por la cúpula directiva. Del mismo modo, estos responsables han de creer en los facilitadores, si no, no los hubieran contratado. Necesitamos su apoyo y su comprensión para entender que no tenemos la autoridad para controlar los resultados de lo que salga de estas sesiones. Además, han de saber que estamos a su lado para acompañarles a ellos si lo necesitan en la gestión de lo que en las sesiones se produzca.

Un facilitador ha de ganarse la confianza del grupo porque una cosa es que alguien lo haya elegido para estar ahí y otra que el grupo lo acepte. Todos estarán mirándonos, evaluando lo que digamos o hagamos. Por eso, el facilitador ha de ir con humildad, con aplomo, con decisión, recordando que está ahí para ayudar al grupo a lograr sus aspiraciones, a estar mejor y hacer que  sea más eficiente.
Por eso el facilitador plantea las expectativas del grupo, la idea por la que se crea esa jornada o sesión, y cómo se ha pensado llevar a cabo, siempre adaptándose a las ambigüedades que emerjan en el grupo. Propone fórmulas para dar voz a los más callados y estrategias para que los más habladores no dominen la discusión, generando un espacio abierto para todos en los que actuar y hablar desde el respeto.

¿Cómo se hace la facilitación con el equipo?

Hay diversas formas de dar apoyo a un equipo en su desarrollo, como realizando formación continua, haciendo sesiones de coaching o simplemente estando presentes (real o virtualmente) en su día a día. Sin embargo, lo más habitual es:

Acompañar en reuniones del equipo.

El facilitador hace de observador, escucha y siente lo que se vive en cada reunión. Interviene si lo ve necesario para hacer preguntas y señalar hechos acontecidos para hacer consciente al equipo de algo. Su trabajo es conseguir reuniones más eficientes.

También puede ayudar en la toma de decisiones sobre temas concretos, en el desarrollo de la innovación empresarial o en la resolución de conflictos. Para ello, utiliza técnicas de facilitación gráfica, juegos de rol, dinámicas de trabajo en equipo, elementos de juego como puede ser Lego serius play, ejercicios corporales y sensoriales, y una larga serie de actividades que permiten al grupo aprender y descubrir de una forma más distendida y relajada, extrayendo toda su creatividad y dejando ver su personalidad e intereses.

Realizar jornadas específicas sobre los temas a trabajar con el equipo.

Sabiendo qué objetivo se quiere trabajar, un facilitador puede organizar y diseñar jornadas en las que sacar partido, aprendizaje y plan de acción para el cambio. A veces es necesario que se hagan varias jornadas sobre un mismo tema y siempre será importante hacer seguimiento de la evolución de las propuestas.

A veces es recomendable trabajar con el equipo fuera de su entorno habitual, donde el cuerpo y la mente de cada persona tome distancia para valorar con mayor perspectiva y objetividad lo que el equipo puede lograr, necesita mejorar y desea dejar atrás. Para ello se realizan las llamadas jornadas outdoor.

Coaching de equipos. Cuando el facilitador además es coach. El equipo trabaja sobre la situación de partida, sobre lo que quiere conseguir y cómo lograrlo.

En todos los casos, se facilita que el equipo saque conclusiones sobre los aspectos que requieren de una actuación para la mejora y el logro de los objetivos planteados y diseña un plan de acción de cambio. Todo el equipo habrá de asumir sus compromisos en este plan para que tenga un buen resultado.

El seguimiento se puede realizar al inicio en sesiones más seguidas, cada semana, cada mes, después cada tres meses, cada seis o al año, dependiendo siempre de los objetivos planteados y de los planes de acción adquiridos.

Te dejo un vídeo sobre cómo se realiza un proceso de facilitación:

Ahora que sabes qué puede hacer un facilitador por la empresa y por el equipo, ¿te animas a probarlo?

Aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills García