Hace poco me preguntaron si es mejor hacer reuniones de unos minutos cada día o con salir juntos a desayunar se da por hablado lo necesario. ¡Buena pregunta!

En mi opinión no hay una respuesta válida y general. Lo que sí considero importante es la comunicación como elemento imprescindible para estar al día de las cuestiones importantes, de cómo van las cosas, en qué hemos avanzado y siguientes pasos a programar, pero… ¿cómo lo podemos hacer?

Las reuniones diarias han de tener un sentido práctico y ser sobre todo eficientes. Con ellas se aumenta la productividad, debido a la coordinación y colaboración de los miembros del equipo, ya que están en conocimiento de las necesidades de cada miembro. Os dejo más información sobre los beneficios de las reuniones diarias aquí. Por este motivo todo el equipo ha de tener claro:

• Para qué se hace la reunión. Normalmente tiene como objetivo tratar la agenda del día, dar y recibir información relevante de la empresa, del equipo, de los clientes, así como de los proyectos. También se puede aprovechar para realizar anuncios y comunicar celebraciones. Cada miembro del equipo tendrá que salir con la idea clara de cuáles son sus prioridades para una mejor programación de su día, teniendo en cuenta también aquellas cuestiones para las que habrá de contar con un compañero.

• El tiempo. Hay quien hace este tipo de reuniones de pie para evitar que se alarguen. Si hay un tema a tratar en profundidad, o entre sólo parte de los miembros del equipo, se buscará un día para ponerlo en la agenda de los interesados para mantener esa nueva reunión. Suele ser recomendable que esas citas se consensúen tras esta reunión matutina.

Es una reunión ágil, concisa, en la que cada uno ha de llevar preparado lo relevante para poderlo comunicar al equipo: cómo voy, qué tengo previsto, qué necesito.

• Un final motivador. Al final de la reunión diaria podemos reconocer el buen trabajo del equipo, impulsar el ánimo hacia su saber hacer, e incluso puede que el equipo tenga su frase especial, que les pone las pilas. Todo ello hará un buen cierre. Yo siempre me he de acordar de aquella serie de televisión que se llamaba “Canción triste de Hill Street”, en la que al finalizar la reunión diaria y antes de salir el equipo de la sesión para patrullar, el Sargento Esterhaus decía: “Tengan cuidado ahí fuera”.

Ahora bien, ¿podemos hacer este tipo de reunión sentados y acompañados de café y dulces? Sí. Sólo hay una cuestión que me parece interesante destacar. Quizá salir con el equipo a tomar café, desayunar, etc. y aprovechar a hablar de cuestiones de trabajo puede no ser realmente lo mismo. Y os planteo algunas preguntas que os pueden ayudar a decidir si esto es así o no:

• ¿Todos los miembros acuden al café de manera habitual? ¿Es importante que estén todos? ¿Qué ocurre si algún miembro del equipo no está y se ha hablado de temas que le pueden concernir? ¿Os obligatorio ir al café? ¿Se sienten todos los miembros cómodos con que así sea?
• ¿Está estipulado el desayuno como un momento para el equipo o se unen otras personas de otras áreas?
• ¿Se utiliza el café como medio para hablar de manera informal de cuestiones formales? Y por el hecho de haberlo comentado en el café, ¿ya no se habla durante la reunión formal si la hubiera? ¿Dónde y cómo se hace constancia de lo acordado?
• ¿Se pueden incluir todos los temas en el café? ¿Para qué podemos utilizar una reunión saliendo a tomar café? ¿Y para qué no?

Es cultural e incluso internacional el hecho de aprovechar las comidas de trabajo para cerrar negocios, dado que nuestro estado de ánimo y necesidades básicas están cubiertas tras una deliciosa comida. De hecho, siguiendo las pautas del análisis transaccional, si incluimos, por ejemplo, chocolate con churros, como es algo que nos lleva a la infancia, nos relajamos, desdramatizamos y resolver cuestiones peliagudas puede resultar más sencillo.

Por otra parte, se ha comprobado que el hecho de reunirse en torno a un café estimula la creatividad, facilita la inteligencia colectiva y genera una comunicación abierta e incluso confiada, mucho más si tenemos en cuenta que el espacio sea confortable.

Pensando en ello, The World Café fue creada como una metodología para facilitar el diálogo y las conversaciones sobre temas importantes, aunque ya no sea la idea de reuniones matutinas cortas y eficientes de las que aquí hablamos. Se trata de sacar provecho a las conversaciones mediante reuniones en mesas de trabajo, en torno a un café, en las que participan las personas relacionadas con el tema a tratar y debatir en profundidad, aunque sean de diferentes equipos, buscando soluciones e ideas de desarrollo sobre el tema en cuestión. Aquí podéis saber más sobre cómo funciona.

Por tanto, ¿os animáis a hacer reuniones diarias?, ¿qué es más eficiente para vuestro equipo?

Os espero en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills