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¿Cuántas veces te ha pasado que sales de una reunión y te quedas dudando sobre algo que se dijo y que tienes que hacer? ¿O no sabes para cuando habéis quedado finalmente después de barajar varias fechas? ¿O quién se encargaría de una parte del trabajo?

En ocasiones las reuniones se alargan porque no controlamos el tiempo y porque se comentan tantos temas, o se discuten tantas acciones que nos despistamos con lo que finalmente se acordó. Nuestra memoria es limitada y selectiva, por lo que además, cada asistente seguramente se haya quedado con detalles diferentes de lo dicho en la reunión, y eso sin contar con la interpretación personal de lo vivido en ella.

 realizar el acta de la reunión

Para que la reunión sea más efectiva, y sobre todo haya servido de algo, hemos de tener claro que los objetivos de la reunión se han cumplido y que las acciones marcadas y las responsabilidades acordadas, están en conocimiento de todos para poder darles el seguimiento oportuno.

De ahí la importancia del acta.

El acta, como dice la wikipedia, es un documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.

Aunque el acta puede ser más formal, como el acta de las reuniones de los organismos gubernamentales, también pueden realizarse actas de forma más informal en reuniones de equipo, reuniones con clientes y proveedores, reuniones de dirección, etc. Os dejo el vídeo en el que se explica qué ha de incluir un acta:

El acta es importante porque estas notas, resúmenes, discusiones, acciones que quedan plasmadas, nos sirven para saber quién hace qué, a qué acuerdo se llegó, las disconformidades que hubo... Y cuando se tienen varias reuniones dentro de un proyecto, a veces hay que volver al acta para saber finalmente en qué quedó un tema en concreto. Y es que muchas veces, si no se pone por escrito, se pierde la información. En ese momento es cuando surgen los "a mí me suena que...", "yo creo que Juan dijo...", "¿pero eso no era cosa del departamento comercial?".

Como decía un profesor mío, "Yo creí que, yo pensé que, son hijos de la madre ignorancia" y en el caso de las reuniones, se dijo o no se dijo. Es objetivo. Y si queda constancia en el acta, ya no da lugar a dudas.

Una cuestión que se suele olvidar es la de pedir la revisión y aprobación del acta. Esto supone que todos los asistentes lean el acta para que todos se aseguren que lo que se plasmó en ella fue lo que se acordó, que no hubo malentendidos y que no hay omisiones importantes. Si nadie objeta nada, se sobrentiende que se está de acuerdo. Lo que ocurre es que muchas veces, no se leen las actas y cuando tiempo después se acude a ese acta, nos damos cuenta de que no se quería decir lo que se dijo, etc.

La revisión del acta es especialmente útil con clientes y proveedores, con los que ha de estar totalmente claro lo que se habló, se decidió y lo qué vamos a hacer, sobre todo para:

  • Cumplir con lo acordado.
  • No generar falsas expectativas.
  • Recordar detalles que pueden marcar la diferencia.
  • Saber cuáles son las responsabilidades y compromisos de cada uno.
  • Tener conocimiento sobre los plazos marcados.
  • Atender las necesidades prioritarias detectadas.
  • Tener presente los temas sin resolver porque volverán en futuras reuniones.
  • Saber de quién parten las propuestas.

Si quieres saber cómo redactar actas, te dejo aquí una explicación con lo que ha de incluirse, criterios de redacción y unos ejemplos que seguro te serán de gran ayuda.

Además, existen herramientas online que nos facilitan la gestión de las reuniones, desde su convocatoria hasta el acceso para todos los participantes de la reunión a las conclusiones de las reuniones, a las acciones acordadas que le corresponden a cada uno, etc. En definitiva, facilitan el seguimiento de las reuniones. Un ejemplo de este tipo de herramientas es la que ofrece "Agreedo", aunque también te puedes valer de Googledocs, la intranet de la empresa, plataformas de trabajo colaborativo, etc. Es importante asegurarse que tienen acceso todas las personas que han participado.

Al finalizar el acta, sobre todo si hay reuniones periódicas o temas que requieren seguimiento específico, siempre ha de quedar marcada la fecha de la siguiente reunión.

Y ahora que sabes cómo hacer más eficiente el seguimiento de las reuniones, te invito a que comiences a practicar la realización de las actas. Al principio puedes tomar algunas notas y verás que poco a poco irás haciendo mejores actas y con la información más clara y relevante para poder hacer el seguimiento que necesitas.

¿Qué vas a comenzar a hacer para facilitarte el seguimiento de tus reuniones?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills

¿En cuantas reuniones has estado pensando "¿qué hago yo aquí?", "con todo lo que tengo que hacer esto es una pérdida de tiempo", "si total, mi opinión no interesa a nadie"...? ¿Cuantas reuniones parecían no tener fin, no sacar nada en claro, y acabar agotado?

O más bien, has sido tú quien ha organizado una reunión - porque hay que hacer reuniones - y has decidido que claro, todo el equipo tenía que estar presente, como siempre. Y te has dado cuenta que luego están con el móvil, se les ve cara de aburrimiento, y les escuchas al salir que ¡ha sido lo de siempre!

Es el momento de revisar algunos detalles sobre cómo organizar reuniones para que resulten eficientes para ti y para todos.

reuniones eficaces 

Os voy a dejar un listado de preguntas a hacerse en cada fase de la reunión, para que podáis chequear si tenéis todo bien planteado o hay algo sobre lo que trabajar.

 

Preparación:

La preparación, como siempre, es lo que más tiempo nos puede llevar, y será, en buena parte, clave del éxito de la reunión.

  • ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
  • ¿Qué tipo de reunión se necesita para alcanzarlo?
  • ¿Se puede conseguir en una sola reunión o harían falta varias?
  •  ¿Cuánto tiempo puede llevar la reunión?
  • ¿Quiénes han de participar sí o sí en la reunión porque necesitamos su opinión?
  • ¿Quién más está implicado en el tema que se va a tratar?
  • ¿Qué capacidad de toma de decisiones tienen?
  • ¿Cuál es el orden del día que se va a seguir para que sea más facilitador?
  • ¿Qué se espera con cada tema que se aborda: aprobación, decisión, discusión...?
  • ¿Qué materiales hacen falta para hacer la reunión más atractiva y el tema más comprensible?
  • ¿Con qué recursos y medios has de contar?
  • ¿Dónde se va a realizar?
  • ¿Cuándo se va a realizar?
  • ¿En qué horario?
  • ¿Has mandado la convocatoria a los asistentes con tiempo suficiente?
  • ¿Tienes confirmada la asistencia de todos los participantes?
  • ¿Has previsto las posibles dudas y preguntas que pueden surgir sobre el tema?
  • ¿Has planteado los posibles conflictos que pueden surgir?

 

Comienzo:

Es la primera impresión que se van a llevar los participantes. Disponer todo para hacer que sea lo más atractivo y que invite al buen desarrollo de la misma será facilitador para que haya una buena predisposición ante la misma por parte de los asistentes.

  • ¿Está todo lo que necesitas funcionando y a mano?
  • ¿Te has preparado emocional y personalmente para que la reunión sea un éxito?
  • ¿Acoges a los asistentes a su llegada?
  • ¿Comienza la reunión con puntualidad?
  • ¿Son necesarias presentaciones entre los asistentes?
  • ¿Has planteado y todos conocen y están de acuerdo con las reglas del juego?
  • ¿Has comunicado el objetivo y la agenda prevista?
  •  ¿Has expuesto cómo vas a llevar a cabo la reunión para alcanzar los objetivos?
  • ¿Has creado el clima de confianza para dar pie a la creatividad, la innovación, las diferentes perspectivas, la escucha, la apertura, la flexibilidad, la toma de decisiones...?
  • ¿Quién tomará nota para el acta de la reunión?

 

Desarrollo:

Mantener el buen ambiente, hacer sentir a todos los asistentes que están ahí porque han de estar y son importantes. Reconducir para no dispersarse en cuestiones que sean ajenas, hay otros momentos para ello. Y ¡siempre agradeceremos ir al grano!

  • ¿Están participando todos los asistentes?
  • ¿Alientas la participación?
  • ¿Agradeces las intervenciones?
  • ¿Estás captando su atención?
  • ¿Está siendo dinámico o te se ha atascado el debate sobre un punto en concreto?
  • ¿Observas la actitud, el comportamiento, el lenguaje no verbal de los participantes?
  • ¿Escuchas y fomentas la escucha de todos?
  • ¿Mantienes el buen ambiente durante la reunión?
  • ¿Te centras en la consecución de los objetivos y los temas a tratar sin desviaciones?
  • ¿Se exploran todas las opciones en profundidad antes de tomar una decisión, teniendo en cuenta la opinión de todos?
  • ¿Se cierra cada tema antes de pasar al siguiente?
  • ¿Dejas para otro día (una nueva convocatoria) aquellos temas que requieren de más tiempo por las nuevas implicaciones que han surgido durante la reunión?
  • ¿Utilizas la documentación y herramientas facilitadoras que habías preparado?

 

Conclusiones:

Cerrar una reunión es muy importante porque es cuando se llega a los compromisos, a tú qué vas a hacer, para cuándo y cómo, con quién has de contar, con qué vas a contar o qué necesitas y dónde lo buscamos,... Se determina el plan de acción.

  • ¿Haces un resumen con los acuerdos a los que se ha llegado?
  • ¿Cuáles son los siguientes pasos y compromisos?
  • ¿Todos los asistentes tienen claro de qué son responsables respecto a las acciones que llevan esos acuerdos?
  • ¿Se han establecido tiempos para cumplir las acciones determinadas?
  • ¿Has alentado a la consecución de los objetivos marcados?
  • ¿Has reconocido el trabajo realizado y has dado feedback sobre el proceso que se ha seguido?
  • ¿Has agradecido a los asistentes el tiempo y dedicación a la reunión?

 

Seguimiento:

Se trata de dar seguimiento a lo planteado en la reunión. Aun cuando haya sido una reunión meramente informativa, podremos evaluar, por ejemplo, si ha llegado el mensaje correctamente.

  • ¿Se ha realizado lo acordado en la reunión?
  • ¿Se han cumplido los tiempos?
  • ¿Surgen nuevos planteamientos, dudas o alertas que hay que tener en cuenta?
  • ¿Es necesaria una nueva reunión?

 

Ahora que puedes revisar todos estos puntos sobre cómo manejas las reuniones, ¿qué vas a comenzar a hacer diferente? ¿qué vas a dejar de hacer? ¿qué vas a seguir haciendo porque te funciona muy bien?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills