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Muchas veces el tiempo en las reuniones se pasa volando, otras, parece que no pasan los minutos. Notamos que las reuniones tienen hora de comienzo pero no hora de finalización. Se alargan.

El tiempo vuela

 

¿Por qué ocurre esto? Existen diversos motivos por los que las reuniones se dilatan en el tiempo:

  • No se ha calculado bien el tiempo que iba a llevar.
  • Divagamos sobre uno o varios de los temas previstos en la reunión.
  • Introducimos y tratamos otros temas que no estaban previamente planteados en la agenda.
  • Dejamos que la discusión quede en punto muerto, sin conclusiones, ni acciones, ni cierre de ningún tipo, con lo que tendremos de nuevo este tema en la próxima reunión sin ningún avance.
  • Nos olvidamos de ir controlando el avance del tiempo.
  • Nos reunimos para todo, incluso de forma innecesaria.
  • Etc.

Por todo esto, y para hacer que las reuniones sean más eficientes, el tiempo y su uso es un factor clave.

En la web www.effectivemeetings.com, nos recomiendan el hecho de facilitar toda la información que vaya a ser necesaria para la reunión en la intranet de la empresa, en la nube o en alguna carpeta común donde todos los asistentes puedan acceder para estar al día y preparados de cara a la reunión. Lo que los asistentes puedan llevar preparado, hará que se reduzca el tiempo de la propia reunión.

Si alguno de los participantes ha de aportar algún documento importante, que todos han de conocer, asegurarse que se ha compartido con tiempo suficiente para que se haya podido leer (o revisar) antes de acudir a la reunión.

Todo esto nos servirá para acudir a la reunión mucho más enfocados en lo importante. Y para que la reunión sea más eficiente, hemos de seguir con una buena planificación de los tiempos que nos van a llevar los diferentes aspectos a tratar en la reunión.

¿Cómo podemos calcular el tiempo que va a llevar una reunión?

Normalmente planteamos que una reunión va a llevar el tiempo de discusión de cada tema. Sin embargo, también hemos de tener en cuenta:

  • El tiempo de introducción de todos y cada uno de los puntos de la agenda.
  • El tiempo de bienvenida e inicio de la reunión.
  • El tiempo de conclusiones de lo acordado sobre cada aspecto abordado, o de resumen de planes de acción.
  • El tiempo de cierre de la reunión

Una forma de calcular los tiempos de las reuniones según la experiencia y los estudios de Beatrice Briggs, fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio (IIFAC) es la siguiente:

 Tiempo reuniones

Además, para que los tiempos se cumplan en el momento de la reunión, y no quede solamente en el papel de nuestra preparación de la reunión, será necesario que alguien vaya controlando el tiempo. Alguien que avise cuando queden 5 minutos, que anuncie que se acaba el descanso, que informe cuando se está dedicando más tiempo del estimado a un tema respecto a otros...

Y por supuesto, habrá que priorizar para centrarse en lo importante, para no divagar, para recalcular cuando sea necesario, poner límites,... porque el tiempo es el que es y el uso eficiente del mismo, en las empresas tiene repercusión en la cuenta de resultados.

Por todo lo que he comentado, ¿cómo vas a mejorar el tiempo de tus reuniones? ¿Cómo vas a respetar tu tiempo y el tiempo de trabajo de cada uno de los asistentes a las reuniones para que de verdad sea de utilidad?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills

¿En cuantas reuniones has estado pensando "¿qué hago yo aquí?", "con todo lo que tengo que hacer esto es una pérdida de tiempo", "si total, mi opinión no interesa a nadie"...? ¿Cuantas reuniones parecían no tener fin, no sacar nada en claro, y acabar agotado?

O más bien, has sido tú quien ha organizado una reunión - porque hay que hacer reuniones - y has decidido que claro, todo el equipo tenía que estar presente, como siempre. Y te has dado cuenta que luego están con el móvil, se les ve cara de aburrimiento, y les escuchas al salir que ¡ha sido lo de siempre!

Es el momento de revisar algunos detalles sobre cómo organizar reuniones para que resulten eficientes para ti y para todos.

reuniones eficaces 

Os voy a dejar un listado de preguntas a hacerse en cada fase de la reunión, para que podáis chequear si tenéis todo bien planteado o hay algo sobre lo que trabajar.

 

Preparación:

La preparación, como siempre, es lo que más tiempo nos puede llevar, y será, en buena parte, clave del éxito de la reunión.

  • ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
  • ¿Qué tipo de reunión se necesita para alcanzarlo?
  • ¿Se puede conseguir en una sola reunión o harían falta varias?
  •  ¿Cuánto tiempo puede llevar la reunión?
  • ¿Quiénes han de participar sí o sí en la reunión porque necesitamos su opinión?
  • ¿Quién más está implicado en el tema que se va a tratar?
  • ¿Qué capacidad de toma de decisiones tienen?
  • ¿Cuál es el orden del día que se va a seguir para que sea más facilitador?
  • ¿Qué se espera con cada tema que se aborda: aprobación, decisión, discusión...?
  • ¿Qué materiales hacen falta para hacer la reunión más atractiva y el tema más comprensible?
  • ¿Con qué recursos y medios has de contar?
  • ¿Dónde se va a realizar?
  • ¿Cuándo se va a realizar?
  • ¿En qué horario?
  • ¿Has mandado la convocatoria a los asistentes con tiempo suficiente?
  • ¿Tienes confirmada la asistencia de todos los participantes?
  • ¿Has previsto las posibles dudas y preguntas que pueden surgir sobre el tema?
  • ¿Has planteado los posibles conflictos que pueden surgir?

 

Comienzo:

Es la primera impresión que se van a llevar los participantes. Disponer todo para hacer que sea lo más atractivo y que invite al buen desarrollo de la misma será facilitador para que haya una buena predisposición ante la misma por parte de los asistentes.

  • ¿Está todo lo que necesitas funcionando y a mano?
  • ¿Te has preparado emocional y personalmente para que la reunión sea un éxito?
  • ¿Acoges a los asistentes a su llegada?
  • ¿Comienza la reunión con puntualidad?
  • ¿Son necesarias presentaciones entre los asistentes?
  • ¿Has planteado y todos conocen y están de acuerdo con las reglas del juego?
  • ¿Has comunicado el objetivo y la agenda prevista?
  •  ¿Has expuesto cómo vas a llevar a cabo la reunión para alcanzar los objetivos?
  • ¿Has creado el clima de confianza para dar pie a la creatividad, la innovación, las diferentes perspectivas, la escucha, la apertura, la flexibilidad, la toma de decisiones...?
  • ¿Quién tomará nota para el acta de la reunión?

 

Desarrollo:

Mantener el buen ambiente, hacer sentir a todos los asistentes que están ahí porque han de estar y son importantes. Reconducir para no dispersarse en cuestiones que sean ajenas, hay otros momentos para ello. Y ¡siempre agradeceremos ir al grano!

  • ¿Están participando todos los asistentes?
  • ¿Alientas la participación?
  • ¿Agradeces las intervenciones?
  • ¿Estás captando su atención?
  • ¿Está siendo dinámico o te se ha atascado el debate sobre un punto en concreto?
  • ¿Observas la actitud, el comportamiento, el lenguaje no verbal de los participantes?
  • ¿Escuchas y fomentas la escucha de todos?
  • ¿Mantienes el buen ambiente durante la reunión?
  • ¿Te centras en la consecución de los objetivos y los temas a tratar sin desviaciones?
  • ¿Se exploran todas las opciones en profundidad antes de tomar una decisión, teniendo en cuenta la opinión de todos?
  • ¿Se cierra cada tema antes de pasar al siguiente?
  • ¿Dejas para otro día (una nueva convocatoria) aquellos temas que requieren de más tiempo por las nuevas implicaciones que han surgido durante la reunión?
  • ¿Utilizas la documentación y herramientas facilitadoras que habías preparado?

 

Conclusiones:

Cerrar una reunión es muy importante porque es cuando se llega a los compromisos, a tú qué vas a hacer, para cuándo y cómo, con quién has de contar, con qué vas a contar o qué necesitas y dónde lo buscamos,... Se determina el plan de acción.

  • ¿Haces un resumen con los acuerdos a los que se ha llegado?
  • ¿Cuáles son los siguientes pasos y compromisos?
  • ¿Todos los asistentes tienen claro de qué son responsables respecto a las acciones que llevan esos acuerdos?
  • ¿Se han establecido tiempos para cumplir las acciones determinadas?
  • ¿Has alentado a la consecución de los objetivos marcados?
  • ¿Has reconocido el trabajo realizado y has dado feedback sobre el proceso que se ha seguido?
  • ¿Has agradecido a los asistentes el tiempo y dedicación a la reunión?

 

Seguimiento:

Se trata de dar seguimiento a lo planteado en la reunión. Aun cuando haya sido una reunión meramente informativa, podremos evaluar, por ejemplo, si ha llegado el mensaje correctamente.

  • ¿Se ha realizado lo acordado en la reunión?
  • ¿Se han cumplido los tiempos?
  • ¿Surgen nuevos planteamientos, dudas o alertas que hay que tener en cuenta?
  • ¿Es necesaria una nueva reunión?

 

Ahora que puedes revisar todos estos puntos sobre cómo manejas las reuniones, ¿qué vas a comenzar a hacer diferente? ¿qué vas a dejar de hacer? ¿qué vas a seguir haciendo porque te funciona muy bien?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills