Tag Archives for reuniones-efectivas

¿Cómo realizas una reunión? ¿Qué haces para llevar a cabo una reunión efectiva?

unsplash.com/photos

Antes de nada, me gustaría compartirte la diferencia entre eficacia, eficiencia y efectividad. Según la Real Academia de la Lengua Española, eficacia se refiere a la “capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”, mientras que eficiencia es definida por la RAE como la “capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”.

Por aclarar un poco más estos dos conceptos, hablamos de una persona eficaz cuando consigue cumplir con un objetivo en el tiempo señalado y en cambio, será eficiente si alcanza la meta empleando los menos recursos posibles.

La clave está en hallar el equilibrio entre ambos parámetros, lo que se traduce en un tercer concepto, la efectividad, entendida como una solución ponderada entre lograr los objetivos marcados con un gasto adecuado.

Cada grupo tendrá sus propias reglas del juego para que la reunión sea más efectiva. Hoy quiero hablarte de algunas de las reglas que mejor ayudan a ser ágiles, no tener que repetir las cosas, mantener la atención y reducir el tiempo que lleva la reunión.

Haciendo reuniones efectivas ahorramos tiempo, dinero y energía. Te comparto diez reglas fundamentales para lograr realizar reuniones efectivas:

  1. Diseña un plan concreto de la reunión. Antes de nada es fundamental plantearse la pregunta ¿es necesaria la reunión? No hay nada peor que esa manida manía de montar reuniones por el mero hecho de pensar que forman parte del trabajo. Si es necesaria una reunión, es necesario elaborar un plan de cómo irá la reunión y envíaselo a todos los participantes para ello debes fijar: la hora, la duración, el lugar, las personas que asistirán y los puntos y el orden del día de la reunión. Además, es necesario que fijes el/los objetivo/s de la reunión de forma clara y concisa. Antes de convocar una reunión debemos tener claro cuál es o cuáles son los objetivos de la misma y debemos ser capaces de enumerarlos. Organiza la reunión con una semana de antelación, como mínimo. Es muy difícil alinear todas las agendas de los participantes. Diseñar un buen plan nos lleva a todos a saber los temas a tratar.
  2. Convoca a las personas implicadas. Para poder llevar a cabo una reunión efectiva es necesario citar a las personas necesarias y que cada miembro del equipo vaya con la idea de cuáles son sus fortalezas en los temas que se van a tratar en la reunión para conseguir el éxito y que llegue a compartirlas con los demás.
  3. La puntualidad. La puntualidad es un requisito importante en una reunión. Es preciso exigir a todos los participantes, para no perder un minuto y, además, transmitir el valor que tiene el factor tiempo como recurso escaso en una organización y para cada participante de una reunión.
  4. Respetar la palabra. Es muy importante respetar el turno de palabra de cada una de las partes que estén dialogando, facilitando de esta forma el entendimiento de las posiciones que se exponen, para llegar a conocer los argumentos de cada participante.
  5. Ser breve e ir al grano. El principal problema de hablar de más es que sin darte cuenta abrirás muchísimos frentes, y todo esto desvía la atención de tu cliente o desvía la atención de los participantes de la reunión. Es muy positivo ir al grano, no dar rodeos y no andarse por las ramas, esto ahorra en una reunión tiempo y complicaciones.
  6. Explicar el punto de vista calmadamente. Es necesario exponer todos los temas en un tono calmado sin promover agresividad, ni posiciones a la defensiva.
  7. Mantener una mentalidad abierta. Además de acudir con humildad para asumir errores y poder seguir aprendiendo.
  8. Escuchar sin parcialización. En la escucha global o en la escucha sin parcialización, la empatía y la intuición se alían para transcender más allá de las palabras, de las emociones y del contexto pudiendo comprender lo que el otro dice sin interpretarlo.
  9. Evitar conversaciones laterales. Es muy fácil que en una reunión se dé por ejemplo que uno se ponga a discutir prioridades, otro contando chistes, otro comentando un tema nuevo… El mantener una conversación paralela con un miembro en una reunión, mientras otro habla es una de las formas más comunes de perder el tiempo y de perder información.
  10. Respetar las opiniones de los demás. Las soluciones a los problemas se resuelven hablando y no peleando. Nos cuesta muchísimo entender algo tan básico desde mi punto de vista, como es la comunicación y lo más importante, que en esa comunicación se dé la tolerancia a las opiniones de los otros.

Toda regla debe tener una consecuencia en caso de incumplimiento que debe ser:

  • Consensuada por todos.
  • Equitativa con la regla a la que hace referencia.
  • Conocida por todos.
  • Recordada cuando se incumpla. Determinar quién lo hará.
  • Realizada. Asegurarnos que se cumple la consecuencia hará que las personas se comprometan con la regla.

¿Qué otras reglas llevas a cabo para realizar reuniones eficientes?

Con el fin de complementar lo que estoy hablando te dejo un vídeo explicativo sobre reuniones eficaces. Analiza algunos aspectos que es importante mejorar en las reuniones eficaces: claves para mejorar su gestión

Después de lo que acabo de compartir ¿de qué te has dado cuenta? ¿Qué vas a hacer para mejorar tus reuniones?

Te recuerdo que estoy siempre a tu disposición, si quieres hablarme de tu caso, te responderé a cualquier pregunta o duda que quieras hacerme.

No te olvides que te acompaño con pasión hacia el logro de tu éxito.

Milagros García

¿Cuántas veces te ha pasado que sales de una reunión y te quedas dudando sobre algo que se dijo y que tienes que hacer? ¿O no sabes para cuando habéis quedado finalmente después de barajar varias fechas? ¿O quién se encargaría de una parte del trabajo?

En ocasiones las reuniones se alargan porque no controlamos el tiempo y porque se comentan tantos temas, o se discuten tantas acciones que nos despistamos con lo que finalmente se acordó. Nuestra memoria es limitada y selectiva, por lo que además, cada asistente seguramente se haya quedado con detalles diferentes de lo dicho en la reunión, y eso sin contar con la interpretación personal de lo vivido en ella.

 realizar el acta de la reunión

Para que la reunión sea más efectiva, y sobre todo haya servido de algo, hemos de tener claro que los objetivos de la reunión se han cumplido y que las acciones marcadas y las responsabilidades acordadas, están en conocimiento de todos para poder darles el seguimiento oportuno.

De ahí la importancia del acta.

El acta, como dice la wikipedia, es un documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.

Aunque el acta puede ser más formal, como el acta de las reuniones de los organismos gubernamentales, también pueden realizarse actas de forma más informal en reuniones de equipo, reuniones con clientes y proveedores, reuniones de dirección, etc. Os dejo el vídeo en el que se explica qué ha de incluir un acta:

El acta es importante porque estas notas, resúmenes, discusiones, acciones que quedan plasmadas, nos sirven para saber quién hace qué, a qué acuerdo se llegó, las disconformidades que hubo... Y cuando se tienen varias reuniones dentro de un proyecto, a veces hay que volver al acta para saber finalmente en qué quedó un tema en concreto. Y es que muchas veces, si no se pone por escrito, se pierde la información. En ese momento es cuando surgen los "a mí me suena que...", "yo creo que Juan dijo...", "¿pero eso no era cosa del departamento comercial?".

Como decía un profesor mío, "Yo creí que, yo pensé que, son hijos de la madre ignorancia" y en el caso de las reuniones, se dijo o no se dijo. Es objetivo. Y si queda constancia en el acta, ya no da lugar a dudas.

Una cuestión que se suele olvidar es la de pedir la revisión y aprobación del acta. Esto supone que todos los asistentes lean el acta para que todos se aseguren que lo que se plasmó en ella fue lo que se acordó, que no hubo malentendidos y que no hay omisiones importantes. Si nadie objeta nada, se sobrentiende que se está de acuerdo. Lo que ocurre es que muchas veces, no se leen las actas y cuando tiempo después se acude a ese acta, nos damos cuenta de que no se quería decir lo que se dijo, etc.

La revisión del acta es especialmente útil con clientes y proveedores, con los que ha de estar totalmente claro lo que se habló, se decidió y lo qué vamos a hacer, sobre todo para:

  • Cumplir con lo acordado.
  • No generar falsas expectativas.
  • Recordar detalles que pueden marcar la diferencia.
  • Saber cuáles son las responsabilidades y compromisos de cada uno.
  • Tener conocimiento sobre los plazos marcados.
  • Atender las necesidades prioritarias detectadas.
  • Tener presente los temas sin resolver porque volverán en futuras reuniones.
  • Saber de quién parten las propuestas.

Si quieres saber cómo redactar actas, te dejo aquí una explicación con lo que ha de incluirse, criterios de redacción y unos ejemplos que seguro te serán de gran ayuda.

Además, existen herramientas online que nos facilitan la gestión de las reuniones, desde su convocatoria hasta el acceso para todos los participantes de la reunión a las conclusiones de las reuniones, a las acciones acordadas que le corresponden a cada uno, etc. En definitiva, facilitan el seguimiento de las reuniones. Un ejemplo de este tipo de herramientas es la que ofrece "Agreedo", aunque también te puedes valer de Googledocs, la intranet de la empresa, plataformas de trabajo colaborativo, etc. Es importante asegurarse que tienen acceso todas las personas que han participado.

Al finalizar el acta, sobre todo si hay reuniones periódicas o temas que requieren seguimiento específico, siempre ha de quedar marcada la fecha de la siguiente reunión.

Y ahora que sabes cómo hacer más eficiente el seguimiento de las reuniones, te invito a que comiences a practicar la realización de las actas. Al principio puedes tomar algunas notas y verás que poco a poco irás haciendo mejores actas y con la información más clara y relevante para poder hacer el seguimiento que necesitas.

¿Qué vas a comenzar a hacer para facilitarte el seguimiento de tus reuniones?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills