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Querido compañero,

¿Qué tienes en cuenta a la hora de resolver una queja o reclamación? ¿Cómo resuelves una queja o reclamación?

 queja y reclamación

Según la RAE una reclamación es una oposición o contradicción que se hace a algo como injusto, o mostrando no consentir en ello y la queja sería una expresión de dolor, pena o sentimiento por algo acaecido.

Las quejas y reclamaciones de los clientes son un indicador de una baja satisfacción del cliente, luego son oportunidades para conocer mejor: la empresa, producto, servicio y/o la persona. Por tanto, deben afrontarse con apertura buscando el aprendizaje y la mejora continua para crecer, pulir nuestros puntos débiles y optimizar nuestros productos y servicios.

A la hora de presentar un cliente su reclamación, nos podemos encontrar con que el cliente lo realice con una actitud y modales inadecuados. Es muy importante por nuestra parte la gestión emocional y el mantener nuestra tranquilidad, no dejándonos contagiar de su malestar.

La queja es positiva, ya que nos provee de una nueva oportunidad con un cliente, actuando adecuadamente evitaremos que el cliente hable negativamente de nosotros o de nuestra empresa y además, supone el conocer el tipo de servicio que estamos dispensado a nuestros clientes y si estamos cubriendo o no sus expectativas.

Te recomiendo leer el libro que se ha convertido en un clásico sobre este tema: "Una queja es un regalo" de Janelle Barlow.  

Por otro lado, cuando el cliente pone una reclamación lo que quiere es recibir una recompensa o compensación por nuestro error. El cliente en todo caso busca soluciones, más que culpables, a los problemas que le hemos ocasionado.

Hoy en día, cada vez más, las empresas incorporan sistemas, procesos o procedimientos específicos para el tratamiento de quejas y reclamaciones, pues aprecian su importancia y el gran valor que aportan.

Me gustaría seguir hablándote de los 8 pasos para resolver una queja o reclamación:

  1. Dar las gracias por hacernos llegar su queja. Dar las gracias muestra atención y respeto por lo que el cliente te está diciendo. Deja ver tu predisposición a aceptar la queja.
  2. Empatizar. Y explicar al cliente que entiendes la queja y que además, entiendes el malestar que le ha ocasionado. Ponerte en su lugar, lo que te dice lo dice por algún motivo que habrá que descubrir.
  3. Pedir disculpas por el error cometido. Reconocer la responsabilidad sobre lo ocurrido, sea tuya personalmente, de tu equipo o de los sistemas dentro de la empresa.
  4. Prometer actuar inmediatamente y darle un plazo para solucionar su reclamación. ¡Y cumplirlo!
  5. Solicitar todos los datos e información necesaria para descubrir todo lo ocurrido. Indagar, preguntar  los detalles, extraer hechos objetivos. Escuchando podrás obtener los argumentos necesarios para resolver la queja y dar respuesta al cliente.
  6. Corregir lo antes posible el error y ofrecer al cliente una compensación. El cliente ha de equilibrar emocionalmente el disgusto por la situación al recuperar su serenidad. A veces es recomendable una compensación económica sobre todo cuando no puedes solucionar el problema de forma inmediata.  
  7. Comprobar si el cliente está satisfecho. Asegúrate de que el cliente está satisfecho con la respuesta dada porque solo así se mantendrá fidelizado y volverá.

Para saber más sobre el tema de la fidelización de clientes tras la quejas y reclamaciones, te recomiendo el libro de José María Acosta "Gestión de quejas y reclamaciones".

  1. Aprender. Crear un plan para poder prevenir futuros errores. Que al menos te sirva la situación vivida para hacerlo mejor cada día.

 

Tu disposición y actitud para resolver una queja o reclamación, con premura y de buena fe, serán fundamentales para conseguir recuperar la confianza del cliente.

¿Qué otros pasos conoces para resolver una queja o reclamación?

Con el fin de completar lo que te he estado compartiendo te dejo este vídeo:

 

Después de lo que te he compartido ¿Qué vas a mejorar en cada uno de los 8 pasos para el tratamiento de una queja? ¿Cuándo vas a empezar a hacerlo?

¡Tú puedes, puedes lograr lo que te propongas, además, te lo mereces!

Te recuerdo que estoy siempre a tu disposición, si quieres hablarme de tu caso y que te responderé cualquier pregunta o duda que quieras hacerme.

No te olvides que te acompaño con pasión hacia el logro de tu éxito.

Milagros García

Querido compañero,

¿Cómo gestionas las quejas y reclamaciones que te formulan tus clientes?

 

reclamación

Es ya sabido que cuando una persona te hace una queja o reclamación, te está dando una posibilidad para poder mejorar tu imagen o la imagen de tu empresa.

Cuando gestionas adecuadamente una reclamación está demostrado que tiene un mayor impacto en la satisfacción y fidelización de los clientes.Y hoy en día es conveniente aprovechar cualquier oportunidad de tener clientes fieles y satisfechos.

Según la AEC (Asociación Española de Calidad): una queja es una expresión de insatisfacción hecha a una organización, con respecto a sus productos (UNE-ISO 1002:2004) y una reclamación es igualmente una expresión de insatisfacción hecha a una organización con respecto a sus productos pero que pide o pretende algún tipo de compensación.

Es cierto que algunas quejas y reclamos no siempre son válidos. Debemos en lo posible tratar de satisfacer a nuestros clientes, aunque en ocasiones, les haremos saber tranquilamente que en esa situación no tienen la razón.

Hoy te propongo una forma de cómo gestionar las quejas y reclamaciones de tus clientes:

1.    Prepárate para poder gestionar la queja o reclamación

Acepta el hecho de que un cliente pueda realizarte una queja o reclamación y aprende a verlo como una oportunidad.

2.    Atiende la queja o la reclamación

No postergues el hablar con tu cliente, atiéndele tan pronto te sea posible, manifestando buena disposición. Incluso, si eres capaz de apreciar que no has hecho adecuadamente algo que se esperaba de ti, que adelántate a su queja o reclamo, acércate a él y afronta el problema.

3.    Escucha activamente de principio a fin la queja o reclamo

Puedes leer aquí las: “claves para practicar una escucha activa”

Esto te permitirá, además de poder entender el problema, poder demostrar tu interés por la situación y además, te ayudará a apaciguarlo.

Te recuerdo no interrumpir a tu cliente hasta que no acabe de hablar.

4.    Empatiza con tu cliente ante su queja o reclamación

Empatía es: “la capacidad de percibir el mundo interior de la otra persona, integrado por significados personales y privados, como si fuera el propio, pero sin perder nunca de vista ese ‘como si’.” Carl Rogers (1902-1987).

Utiliza frases como: "te entiendo","te comprendo",  "entiendo tu descontento", "sé a lo que te refieres", "siento que lo hayas entendido así"...

5.    Pídele disculpas

Podemos usar frases como “le ruego que me disculpe”, “le agradezco que me haya contado su queja”, y a continuación, siempre que sea posible, dale una explicación de lo ocurrido. Especialmente, si el problema ha sido un malentendido.

El ofrecer disculpas te permitirá hacerle saber al cliente que has comprendido el motivo de su queja o reclamo, lo que también te ayudará a solucionar el conflicto.

6.    Resuelve el problema

Esto se puede realizar de 3 formas: una, tomando la iniciativa y ofreciéndole una posible solución; otra, preguntándole de qué manera le gustaría que resolviéramos el inconveniente creado; y una tercera, llegando a un acuerdo beneficioso para ambas partes.

Siempre que sea posible, es necesario que dejes satisfecho a tu cliente y le des lo que te pide. Ejemplos: el cambio de un producto en mal estado por uno nuevo o la devolución del dinero invertido…

Si el problema no puedes en ese momento solucionarlo, le indicas que lo vas a solucionar lo antes posible y que le mantendrás informado de todo al respecto. Además, es importante que te asegurares de que el cliente quede satisfecho.

Si la queja o reclamación proviene del un mal servicio o una mala atención, sólo queda ofrecerle tus disculpas, e indicarle que esto no volverá a suceder.

7.    Agradécele su queja o reclamación

Dale las gracias por su queja o reclamación y hazle ver que gracias a lo que te ha contado te da la oportunidad de mejorar y de poderle ofrecer el servicio que se merece frente a la insatisfacción inicial recibida.

8.    Sorpréndele, dándole más de lo que espera

Si le ofreces más de lo que espera superarás sus expectativas y de esta manera, se verá reconfortado por el tiempo y las molestias causadas. El recuerdo que generarás será muy probablemente positivo, porque tu cliente recordará más tu forma de actuar que el problema en sí mismo.

Por seguir con los ejemplos de antes, si el cliente manifiesta una queja por un servicio inadecuado o malo, o un error tuyo, se le puede ofrecer no cobrarle o regalarle un servicio extra.

Si te pidió que te devuelvas el dinero del producto, además de retornarle el dinero, le puedes dar otro producto gratis. En el caso de que quisiera que le des un cambio por un producto nuevo, puedes optar por ofrecerle un descuento en la compra de otro producto…

Te dejo un vídeo en el que se puede apreciar lo que acabo de indicar: “manejando quejas y clientes enojados”

9.    Haz seguimiento de lo que has dicho que vas a realizar

Asegúrate de que todo lo que has dicho a tu cliente se va a cumplir y que se lleva a cabo lo que le hayas indicado.

Aprovecho para dejarte un link a un libro que trata de este tema: “una queja es un regalo”. Cómo utilizar la opinión de los clientes para la mejora continua.

Y tú, ¿Crees que puedes mejorar tu forma de tratar las quejas y reclamaciones? ¿De qué manera? ¿Cómo lo vas a llevar a cabo?

Te recuerdo que estoy siempre a tu disposición, si quieres hablarme de tu caso y que te responderé cualquier pregunta o duda que quieras hacerme.

No te olvides que te acompaño con pasión al logro de tu éxito.

Milagros García