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¿Cómo realizas una reunión? ¿Qué haces para llevar a cabo una reunión efectiva?

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Antes de nada, me gustaría compartirte la diferencia entre eficacia, eficiencia y efectividad. Según la Real Academia de la Lengua Española, eficacia se refiere a la “capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”, mientras que eficiencia es definida por la RAE como la “capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”.

Por aclarar un poco más estos dos conceptos, hablamos de una persona eficaz cuando consigue cumplir con un objetivo en el tiempo señalado y en cambio, será eficiente si alcanza la meta empleando los menos recursos posibles.

La clave está en hallar el equilibrio entre ambos parámetros, lo que se traduce en un tercer concepto, la efectividad, entendida como una solución ponderada entre lograr los objetivos marcados con un gasto adecuado.

Cada grupo tendrá sus propias reglas del juego para que la reunión sea más efectiva. Hoy quiero hablarte de algunas de las reglas que mejor ayudan a ser ágiles, no tener que repetir las cosas, mantener la atención y reducir el tiempo que lleva la reunión.

Haciendo reuniones efectivas ahorramos tiempo, dinero y energía. Te comparto diez reglas fundamentales para lograr realizar reuniones efectivas:

  1. Diseña un plan concreto de la reunión. Antes de nada es fundamental plantearse la pregunta ¿es necesaria la reunión? No hay nada peor que esa manida manía de montar reuniones por el mero hecho de pensar que forman parte del trabajo. Si es necesaria una reunión, es necesario elaborar un plan de cómo irá la reunión y envíaselo a todos los participantes para ello debes fijar: la hora, la duración, el lugar, las personas que asistirán y los puntos y el orden del día de la reunión. Además, es necesario que fijes el/los objetivo/s de la reunión de forma clara y concisa. Antes de convocar una reunión debemos tener claro cuál es o cuáles son los objetivos de la misma y debemos ser capaces de enumerarlos. Organiza la reunión con una semana de antelación, como mínimo. Es muy difícil alinear todas las agendas de los participantes. Diseñar un buen plan nos lleva a todos a saber los temas a tratar.
  2. Convoca a las personas implicadas. Para poder llevar a cabo una reunión efectiva es necesario citar a las personas necesarias y que cada miembro del equipo vaya con la idea de cuáles son sus fortalezas en los temas que se van a tratar en la reunión para conseguir el éxito y que llegue a compartirlas con los demás.
  3. La puntualidad. La puntualidad es un requisito importante en una reunión. Es preciso exigir a todos los participantes, para no perder un minuto y, además, transmitir el valor que tiene el factor tiempo como recurso escaso en una organización y para cada participante de una reunión.
  4. Respetar la palabra. Es muy importante respetar el turno de palabra de cada una de las partes que estén dialogando, facilitando de esta forma el entendimiento de las posiciones que se exponen, para llegar a conocer los argumentos de cada participante.
  5. Ser breve e ir al grano. El principal problema de hablar de más es que sin darte cuenta abrirás muchísimos frentes, y todo esto desvía la atención de tu cliente o desvía la atención de los participantes de la reunión. Es muy positivo ir al grano, no dar rodeos y no andarse por las ramas, esto ahorra en una reunión tiempo y complicaciones.
  6. Explicar el punto de vista calmadamente. Es necesario exponer todos los temas en un tono calmado sin promover agresividad, ni posiciones a la defensiva.
  7. Mantener una mentalidad abierta. Además de acudir con humildad para asumir errores y poder seguir aprendiendo.
  8. Escuchar sin parcialización. En la escucha global o en la escucha sin parcialización, la empatía y la intuición se alían para transcender más allá de las palabras, de las emociones y del contexto pudiendo comprender lo que el otro dice sin interpretarlo.
  9. Evitar conversaciones laterales. Es muy fácil que en una reunión se dé por ejemplo que uno se ponga a discutir prioridades, otro contando chistes, otro comentando un tema nuevo… El mantener una conversación paralela con un miembro en una reunión, mientras otro habla es una de las formas más comunes de perder el tiempo y de perder información.
  10. Respetar las opiniones de los demás. Las soluciones a los problemas se resuelven hablando y no peleando. Nos cuesta muchísimo entender algo tan básico desde mi punto de vista, como es la comunicación y lo más importante, que en esa comunicación se dé la tolerancia a las opiniones de los otros.

Toda regla debe tener una consecuencia en caso de incumplimiento que debe ser:

  • Consensuada por todos.
  • Equitativa con la regla a la que hace referencia.
  • Conocida por todos.
  • Recordada cuando se incumpla. Determinar quién lo hará.
  • Realizada. Asegurarnos que se cumple la consecuencia hará que las personas se comprometan con la regla.

¿Qué otras reglas llevas a cabo para realizar reuniones eficientes?

Con el fin de complementar lo que estoy hablando te dejo un vídeo explicativo sobre reuniones eficaces. Analiza algunos aspectos que es importante mejorar en las reuniones eficaces: claves para mejorar su gestión

Después de lo que acabo de compartir ¿de qué te has dado cuenta? ¿Qué vas a hacer para mejorar tus reuniones?

Te recuerdo que estoy siempre a tu disposición, si quieres hablarme de tu caso, te responderé a cualquier pregunta o duda que quieras hacerme.

No te olvides que te acompaño con pasión hacia el logro de tu éxito.

Milagros García

Querido compañero,

¿Qué tienes en cuenta para gestionar tu organización? ¿Cómo gestionas tu organización?

Milagros García y Jose Maria Gasalla

Milagros García y José María Gasalla

Durante dos días consecutivos he tenido el honor y el placer de compartir una formación con José María Gasalla referente a la motivación en los líderes en el Grupo REDPISO, del cual soy la directora de formación del Grupo.

Entre muchos temas, José María ha querido compartir las investigaciones que viene realizando durante más de 10 años respecto al tema de la gestión por confianza (GpC) en las organizaciones. Hoy quiero compartir contigo, en caso de que aún no lo conozcas, este modelo de gestión (GpC). El Gpc = A + 7 C’s.

Donde A es la Autoconfianza: ¿cómo podemos generar confianza en los demás, si no la tenemos en nosotros mismos? Dicen que “no se puede dar aquello que tú no tienes”. Esta Autoconfianza se basa en 5 elementos:

  • Autoconcepto: ¿Qué creencia tengo sobre mí mismo?
  • Autoestima: ¿Cómo te quieres?
  • Autocrítica: ¿Cúal es tu fortaleza, tu singularidad? ¿Cúal es tu área de mejora? Te propongo sacar el observador que llevas dentro de ti y mirate y responde a estas preguntas.
  • Autoeficiencia: ¿Qué logros has conseguido hasta el momento en tu vida? Te invito a que hagas una lista de todo lo que ha sido significativo, desde que tienes uso de razón. Si haces esta lista verás… ¡Vaya subidón!
  • Autodisciplina: ¿Eres capaz de exigirte a ti mismo de una forma sistemática? ¿Te demuestras a ti mismo de lo que eres capaz?

Milagros Garcia y Jose Maria Gasalla 

Respecto a las 7 C’s:

  • Competencias: es nuestra obligación para con nuestro entorno el que tendamos a la excelencia ¿Qué haces con los talentos que tienes? ¿Te esfuerzas por conseguir todos, buscas la excelencia?
  • Consciencia: el ser consciente de cada persona de tu equipo y esto se logra desde el respeto, la escucha, el hacerle ver cómo va la empresa, el negocio ¿De qué otras formas vas a ser consciente de tu equipo?
  • Claridad: el ser sincero, el decir la verdad, aunque escueza. El vencer tus miedos o las posibles pérdidas que puedes llegar a tener por ser claro. ¿Estás dispuesto a asumir ese riesgo?
  • Cumplimiento: el hacer lo que prometes. ¿Eres de los que haces frente lo que dices o eres de los que te echas atrás?
  • Coherencia: ¿respondes a tus valores? ¿Tienes unos valores determinados y los respetas? ¿Qué límites pones a tus acciones?
  • Compromiso: que quiere decir que estás entero en lo que haces.
  • Coraje: esa energía, esa valentía para decir a la persona lo que quieres, lo que ves, lo que sientes… ¿Qué energía tienes?

Con este modelo de Gestión por Confianza (GpC) se logra que la gente se comprometa más, se logra una interacción sana en la organización y eso lo ven los clientes, con lo que se ganan más clientes. Además se les fideliza más y por ende estos clientes llegan a ser prescriptores.

¿Quieres lograr este tipo de organización? ¿Quieres conseguir este tipo de clientes? ¿Cómo vas a gestionar ahora tu organización? ¿Qué estas dispuesto a hacer? ¿Cuándo  vas a empezar?

Te recuerdo que estoy siempre a tu disposición, si quieres hablarme de tu caso y que te responderé cualquier pregunta o duda que quieras hacerme.

No te olvides que te acompaño con pasión hacia el logro de tu éxito.

Milagros García