¿Cómo realizas una reunión? ¿Qué haces para llevar a cabo una reunión efectiva?

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Antes de nada, me gustaría compartirte la diferencia entre eficacia, eficiencia y efectividad. Según la Real Academia de la Lengua Española, eficacia se refiere a la “capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”, mientras que eficiencia es definida por la RAE como la “capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”.

Por aclarar un poco más estos dos conceptos, hablamos de una persona eficaz cuando consigue cumplir con un objetivo en el tiempo señalado y en cambio, será eficiente si alcanza la meta empleando los menos recursos posibles.

La clave está en hallar el equilibrio entre ambos parámetros, lo que se traduce en un tercer concepto, la efectividad, entendida como una solución ponderada entre lograr los objetivos marcados con un gasto adecuado.

Cada grupo tendrá sus propias reglas del juego para que la reunión sea más efectiva. Hoy quiero hablarte de algunas de las reglas que mejor ayudan a ser ágiles, no tener que repetir las cosas, mantener la atención y reducir el tiempo que lleva la reunión.

Haciendo reuniones efectivas ahorramos tiempo, dinero y energía. Te comparto diez reglas fundamentales para lograr realizar reuniones efectivas:

1. Diseña un plan concreto de la reunión. Antes de nada es fundamental plantearse la pregunta ¿es necesaria la reunión? No hay nada peor que esa manida manía de montar reuniones por el mero hecho de pensar que forman parte del trabajo. Si es necesaria una reunión, es necesario elaborar un plan de cómo irá la reunión y envíaselo a todos los participantes para ello debes fijar: la hora, la duración, el lugar, las personas que asistirán y los puntos y el orden del día de la reunión. Además, es necesario que fijes el/los objetivo/s de la reunión de forma clara y concisa. Antes de convocar una reunión debemos tener claro cuál es o cuáles son los objetivos de la misma y debemos ser capaces de enumerarlos. Organiza la reunión con una semana de antelación, como mínimo. Es muy difícil alinear todas las agendas de los participantes. Diseñar un buen plan nos lleva a todos a saber los temas a tratar.
2. Convoca a las personas implicadas. Para poder llevar a cabo una reunión efectiva es necesario citar a las personas necesarias y que cada miembro del equipo vaya con la idea de cuáles son sus fortalezas en los temas que se van a tratar en la reunión para conseguir el éxito y que llegue a compartirlas con los demás.
3. La puntualidad. La puntualidad es un requisito importante en una reunión. Es preciso exigir a todos los participantes, para no perder un minuto y, además, transmitir el valor que tiene el factor tiempo como recurso escaso en una organización y para cada participante de una reunión.
4. Respetar la palabra. Es muy importante respetar el turno de palabra de cada una de las partes que estén dialogando, facilitando de esta forma el entendimiento de las posiciones que se exponen, para llegar a conocer los argumentos de cada participante.
5. Ser breve e ir al grano. El principal problema de hablar de más es que sin darte cuenta abrirás muchísimos frentes, y todo esto desvía la atención de tu cliente o desvía la atención de los participantes de la reunión. Es muy positivo ir al grano, no dar rodeos y no andarse por las ramas, esto ahorra en una reunión tiempo y complicaciones.
6. Explicar el punto de vista calmadamente. Es necesario exponer todos los temas en un tono calmado sin promover agresividad, ni posiciones a la defensiva.
7. Mantener una mentalidad abierta. Además de acudir con humildad para asumir errores y poder seguir aprendiendo.
8. Escuchar sin parcialización. En la escucha global o en la escucha sin parcialización, la empatía y la intuición se alían para transcender más allá de las palabras, de las emociones y del contexto pudiendo comprender lo que el otro dice sin interpretarlo.
9. Evitar conversaciones laterales. Es muy fácil que en una reunión se dé por ejemplo que uno se ponga a discutir prioridades, otro contando chistes, otro comentando un tema nuevo… El mantener una conversación paralela con un miembro en una reunión, mientras otro habla es una de las formas más comunes de perder el tiempo y de perder información.
10. Respetar las opiniones de los demás. Las soluciones a los problemas se resuelven hablando y no peleando. Nos cuesta muchísimo entender algo tan básico desde mi punto de vista, como es la comunicación y lo más importante, que en esa comunicación se dé la tolerancia a las opiniones de los otros.

Toda regla debe tener una consecuencia en caso de incumplimiento que debe ser:

• Consensuada por todos.
• Equitativa con la regla a la que hace referencia.
• Conocida por todos.
• Recordada cuando se incumpla. Determinar quién lo hará.
• Realizada. Asegurarnos que se cumple la consecuencia hará que las personas se comprometan con la regla.

¿Qué otras reglas llevas a cabo para realizar reuniones eficientes?

Con el fin de complementar lo que estoy hablando te dejo un vídeo explicativo sobre reuniones eficaces. Analiza algunos aspectos que es importante mejorar en las reuniones eficaces: claves para mejorar su gestión

Después de lo que acabo de compartir ¿de qué te has dado cuenta? ¿Qué vas a hacer para mejorar tus reuniones?

Te recuerdo que estoy siempre a tu disposición, si quieres hablarme de tu caso, te responderé a cualquier pregunta o duda que quieras hacerme.

No te olvides que te acompaño con pasión hacia el logro de tu éxito.

Milagros García

Quisiera compartir contigo la técnica SMART-E para fijar objetivos. Te aseguro, que si la empleas, sentirás confianza y no la frustración por no conseguir tus objetivos. Sigue leyendo y sabrás cómo puede beneficiarte aplicar esta técnica.

• S de Específicos: tus objetivos han de ser más concretos posibles. "Quiero ser feliz" ¿De verdad consideras que este objetivo es concreto? En este punto, antes de formular el objetivo, viene otra pregunta, el qué. ¿Qué es para ti ser feliz? La respuesta podría ser: tener un coche impresionante. Pero sigue siendo una respuesta poco específica, imprecisa, por lo que tendrías que seguir preguntándote ¿Qué es para mí un coche impresionante? Y así sucesivamente hasta conseguir una respuesta totalmente concreta.
• M de Medibles: ¿cómo sabrás que vas avanzando a tus objetivos, que los alcanzas? Utiliza indicadores con los que puedas chequear el qué punto del camino hacia tu(s) objetivo(s) estás. ¿Estás al inicio? ¿En mitad del camino? ¿A punto de lograrlo? ¿Cómo lo sabes?
• A de Ambiciosos: para que, cuando lo consigas, te haga sentir más que orgullo. El objetivo, realmente, tiene que tener un valor extra para ti. Tu objetivo ha de suponerte un reto porque, si te resulta demasiado fácil, acabarás por no importancia. Y créeme: los siguientes pasos serán la apatía,  la desgana para emprender el camino...  Y esto es precisamente lo que hay que evitar si queremos estar plenamente motivados para actuar. Un objetivo debe empujarnos a su logro, y su importancia debe convertirlo en necesidad hasta en los momentos más difíciles.
• R de Realistas: tienes que poder lograrlo. Un chico con 16 años dice: "el año que viene seré el mejor cirujano del mundo" ¿Realista? Es muy importante  que un objetivo no sea tan costoso como para hacerte caer en la frustración si no lo puedes conseguir. Tienes que poder abordarlo, aunque sea dividiéndolo en pequeñas etapas. Si es demasiado idealista, el no tener los pies en la tierra, te impide afrontarlo desde tu realidad actual.
• T de Temporizados: es imprescindible que el objetivo esté acotado en el tiempo. Si es un objetivo sin plazos, es un objetivo eterno.

Por mi parte, además de esta técnica, procuro emplear otra: la Ecología. Según una de las acepciones que recoge la RAE, 'ecología' hace referencia a "una parte de la sociología que estudia la relación entre los grupos humanos y su ambiente, tanto físico, como social". Por tanto, y aplicándolo al tema que nos ocupa, se trata de que tus objetivos no se opongan a tus intereses en otras áreas, sino que tienen que producir un bienestar en ti y en tu alrededor.

Algunas preguntas que te ayudarán a evaluar la ecología de tu objetivo en el momento en que lo estás fijando es  ¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes de tu estado actual para ti y tu entorno? ¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes de lo que quieres conseguir para  ti y para la gente de tu alrededor?

Y tú, ¿qué vas a tener en cuenta para fijarte tus objetivos cotidianos? Y a medida que los vayas consiguiendo ¿qué vas hacer con su logro?

Estoy siempre a tu disposición si quieres comentar tu caso o que responda a tus dudas y preguntas.

Te acompaño con pasión hacia tu éxito.