¿Eres de los que siente que tiene que hacerlo todo? ¿Que nadie lo sabe hacer o lo hace como tú? ¿Que para tener que hacerlo de nuevo, ya lo haces tú? ¿Que entre que lo mandas hacer y le dices cómo, ya lo has terminado tú? Si has contestado al menos a 2 de estas preguntas que sí, seguro que te cuesta delegar.

¿Qué es delegar?

Delegar es otorgar tareas cuya responsabilidad es tuya a los demás. Es decir, se delega la tarea, pero no la responsabilidad. Por eso, aunque le dejes a alguien a cargo de hacer algo, si sale mal, luego no puedes ir echándole la culpa, porque la responsabilidad de supervisar que aquello era lo correcto era tuya. No es un “ya te encargas tú”. Es un “lo haces, y yo lo superviso”, porque al final, la responsabilidad es mía. Es decir, si tengo que responder yo por ello, al menos que sepa de qué va, qué se ha hecho y cómo. Si no, pocas explicaciones podré dar o simplemente, poco podré saber si estoy de acuerdo con lo que se ha hecho o expresado en mi nombre.

Otra cosa es que tengas confianza total en alguien y que sepas, sin lugar a duda, que va a actuar como tú lo harías o de forma con la que estás totalmente conforme. En esos casos, solemos obviar la supervisión en pro de dicha confianza. Pero recuerda que sigues respondiendo tú.

¿A quién delegar?

Encontrar a alguien en quien delegar una tarea no suele ser algo sencillo. Para ser una persona apta para delegarle algo, es necesario que la persona cumpla estos tres requisitos:

• Que quiera.
• Que sepa.
• Que pueda.

Si alguno no se cumple, sabremos que algo puede fallar. Porque si quiere y sabe, pero no puede porque no tiene tiempo, al final no quedará hecho lo que deseamos. Si puede y sabe pero no quiere, lo postergará o lo hará rápido sin prestarle toda la atención de la que es capaz, pudiendo incluso llegar tarde con la tarea o no estar tan bien. Y si no quiere, por mucho que pueda y sepa, pasa del tema y deja de ser un candidato propicio. 

¿Cómo delegar?

Cuando delegamos es imprescindible tener en cuenta:

• Dar marco: De qué va lo que te voy a pedir. En relación a qué. Cuál es nuestra postura (de la empresa, mía personal…) al respecto.
• Explicar lo que se quiere conseguir: esto es decir el qué quiero. Más o menos detallado. A modo de objetivo. Cuanto más claro sea más fácil le va a ser al otro conseguirlo. Recuerda la técnica del Smart-e para la definición de objetivos. Siempre te va a ayudar.
• Para cuándo: necesitas dar un tiempo límite para la ejecución. No es un “vete haciendo”. Aunque no lo sepas, establece tú un período o fecha límite en el que te gustaría tenerlo. ¡Ten en cuenta el tiempo para tu propia revisión! Si lo tienes que enviar el último día del mes, no se lo pidas para ese día sino para unos días antes, porque si se retrasa, que aún tenga tiempo de hacer los cambios posteriores y tú de supervisarlo. 
• El cómo lo pone la persona que lo va a hacer. Si no confías, le darás pautas más claras, concretas y meticulosas de lo que quieres. Sin suposiciones para evitar sorpresas. Probablemente ya cuentas con que no va a saber hacerlo o lo intuyes, luego no se cumplen los requisitos anteriores. Pero si delegas, has de permitir que la persona lo haga a su manera.
• Haz seguimiento: De vez en cuando pregunta cómo va, qué ha hecho ya, qué le falta y qué necesita. Puedes hacerlo en reuniones ágiles que te permiten conocer el estado de la tarea, si tiene los recursos para realizar la tarea y podrás ir evaluando si va por buen camino ofreciendo un feedback oportuno.
• Supervisa: Cuando está completada la tarea, antes de entregarla o enviarlo a quien corresponda o darlo por finalizado, es el momento de evaluar el trabajo. Si estás desbordado y no tienes tiempo de supervisar, pide que te cuente al menos la idea de lo que ha hecho, en una llamada, en 10 líneas, en una imagen… Para que al menos tú puedas responder si te llaman a preguntar qué es eso que has mandado. Ojalá tengas siempre tiempo de revisar las cosas, pero todos sabemos que a veces no es así.

Delegar con confianza: mentoring

Ahora bien, si te ves obligado a repartir tus tareas porque no llegas y necesitas ayuda y no tienes claro que puedas confiar en el buen resultado que quisieras porque las personas que tienes alrededor no cumplen los requisitos, practica el mentoring. 

El mentoring consiste en facilitar el desarrollo de una persona (el mentorizado o aprendiz) a través del intercambio de recursos, conocimientos, valores, habilidades, perspectivas, competencias… Y actúa en tres niveles:

Se plantea el punto de partida, lo que se quiere conseguir que aprenda y se hace un plan de acción consensuado sobre cómo irlo desarrollando. 

El mentor, es decir, tú, asumes la responsabilidad durante el tiempo que dure el aprendizaje, y al delegar, ¡siempre! Y aunque alguna cosa no se la enseñes tú personalmente, te puedes coordinar con otros y hacer seguimiento de lo que haya aprendido con ellos. 

El mentoring tiene la ventaja de que vas a ir supervisando el aprendizaje, ganándote la confianza de la persona que lo va a hacer porque le estás enseñando a hacerlo como lo harías tú. Además, le dejarás la capacidad de implementar su propio criterio en pro de la mejora de lo que se le esté pidiendo hacer.

Si practicas el mentoring, quizá en un primer momento te lleve tiempo, pero mucho más rápidamente obtendrás los objetivos cumplidos gracias al buen trabajo de una persona que sabe la importancia que tiene esa tarea y el punto de vista que le debe dar.

La relación entre la persona a quien delegas y tú se fortalece gracias a una comunicación abierta, reflexión compartida, retroalimentación continua y una forma establecida de preguntar y responder que enriquece a los dos, mejorando la franqueza y la seguridad en el otro. Ha de haber una disponibilidad y cercanía clara por tu parte para estar pendiente de ella.

Aunque te cueste en un primer momento, recuerda que es mejor dedicar tiempo a lo importante ahora, que seguir toda la vida viviendo en lo urgente, superado por la cantidad de trabajo, estresado en el mundo del “no llego” o “no puedo con todo”. Por eso, permítete enseñar para poder delegar con la confianza que necesitas para hacerlo. Mentoriza.

¿Crees que puedes comenzar a analizar en quién puedes delegar? ¿Qué les falta para poder ser candidatos para delegar en ellos? ¿Qué vas a empezar a hacer para que pronto lo sean y tengas la ayuda real que necesitas?

Aprendiendo en el camino del crecimiento. 

Raquel Bonsfills