¿En cuantas reuniones has estado pensando «¿qué hago yo aquí?», «con todo lo que tengo que hacer esto es una pérdida de tiempo», «si total, mi opinión no interesa a nadie»…? ¿Cuantas reuniones parecían no tener fin, no sacar nada en claro, y acabar agotado?

O más bien, has sido tú quien ha organizado una reunión – porque hay que hacer reuniones – y has decidido que claro, todo el equipo tenía que estar presente, como siempre. Y te has dado cuenta que luego están con el móvil, se les ve cara de aburrimiento, y les escuchas al salir que ¡ha sido lo de siempre!

Es el momento de revisar algunos detalles sobre cómo organizar reuniones para que resulten eficientes para ti y para todos.

Os voy a dejar un listado de preguntas a hacerse en cada fase de la reunión, para que podáis chequear si tenéis todo bien planteado o hay algo sobre lo que trabajar.

Preparación:

La preparación, como siempre, es lo que más tiempo nos puede llevar, y será, en buena parte, clave del éxito de la reunión.

• ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
• ¿Qué tipo de reunión se necesita para alcanzarlo?
• ¿Se puede conseguir en una sola reunión o harían falta varias?
•  ¿Cuánto tiempo puede llevar la reunión?
• ¿Quiénes han de participar sí o sí en la reunión porque necesitamos su opinión?
• ¿Quién más está implicado en el tema que se va a tratar?
• ¿Qué capacidad de toma de decisiones tienen?
• ¿Cuál es el orden del día que se va a seguir para que sea más facilitador?
• ¿Qué se espera con cada tema que se aborda: aprobación, decisión, discusión…?
• ¿Qué materiales hacen falta para hacer la reunión más atractiva y el tema más comprensible?
• ¿Con qué recursos y medios has de contar?
• ¿Dónde se va a realizar?
• ¿Cuándo se va a realizar?
• ¿En qué horario?
• ¿Has mandado la convocatoria a los asistentes con tiempo suficiente?
• ¿Tienes confirmada la asistencia de todos los participantes?
• ¿Has previsto las posibles dudas y preguntas que pueden surgir sobre el tema?
• ¿Has planteado los posibles conflictos que pueden surgir?

Comienzo:

Es la primera impresión que se van a llevar los participantes. Disponer todo para hacer que sea lo más atractivo y que invite al buen desarrollo de la misma será facilitador para que haya una buena predisposición ante la misma por parte de los asistentes.

• ¿Está todo lo que necesitas funcionando y a mano?
• ¿Te has preparado emocional y personalmente para que la reunión sea un éxito?
• ¿Acoges a los asistentes a su llegada?
• ¿Comienza la reunión con puntualidad?
• ¿Son necesarias presentaciones entre los asistentes?
• ¿Has planteado y todos conocen y están de acuerdo con las reglas del juego?
• ¿Has comunicado el objetivo y la agenda prevista?
•  ¿Has expuesto cómo vas a llevar a cabo la reunión para alcanzar los objetivos?
• ¿Has creado el clima de confianza para dar pie a la creatividad, la innovación, las diferentes perspectivas, la escucha, la apertura, la flexibilidad, la toma de decisiones…?
• ¿Quién tomará nota para el acta de la reunión?

Desarrollo:

Mantener el buen ambiente, hacer sentir a todos los asistentes que están ahí porque han de estar y son importantes. Reconducir para no dispersarse en cuestiones que sean ajenas, hay otros momentos para ello. Y ¡siempre agradeceremos ir al grano!

• ¿Están participando todos los asistentes?
• ¿Alientas la participación?
• ¿Agradeces las intervenciones?
• ¿Estás captando su atención?
• ¿Está siendo dinámico o te se ha atascado el debate sobre un punto en concreto?
• ¿Observas la actitud, el comportamiento, el lenguaje no verbal de los participantes?
• ¿Escuchas y fomentas la escucha de todos?
• ¿Mantienes el buen ambiente durante la reunión?
• ¿Te centras en la consecución de los objetivos y los temas a tratar sin desviaciones?
• ¿Se exploran todas las opciones en profundidad antes de tomar una decisión, teniendo en cuenta la opinión de todos?
• ¿Se cierra cada tema antes de pasar al siguiente?
• ¿Dejas para otro día (una nueva convocatoria) aquellos temas que requieren de más tiempo por las nuevas implicaciones que han surgido durante la reunión?
• ¿Utilizas la documentación y herramientas facilitadoras que habías preparado?

Conclusiones:

Cerrar una reunión es muy importante porque es cuando se llega a los compromisos, a tú qué vas a hacer, para cuándo y cómo, con quién has de contar, con qué vas a contar o qué necesitas y dónde lo buscamos,… Se determina el plan de acción.

• ¿Haces un resumen con los acuerdos a los que se ha llegado?
• ¿Cuáles son los siguientes pasos y compromisos?
• ¿Todos los asistentes tienen claro de qué son responsables respecto a las acciones que llevan esos acuerdos?
• ¿Se han establecido tiempos para cumplir las acciones determinadas?
• ¿Has alentado a la consecución de los objetivos marcados?
• ¿Has reconocido el trabajo realizado y has dado feedback sobre el proceso que se ha seguido?
• ¿Has agradecido a los asistentes el tiempo y dedicación a la reunión?

Seguimiento:

Se trata de dar seguimiento a lo planteado en la reunión. Aun cuando haya sido una reunión meramente informativa, podremos evaluar, por ejemplo, si ha llegado el mensaje correctamente.

• ¿Se ha realizado lo acordado en la reunión?
• ¿Se han cumplido los tiempos?
• ¿Surgen nuevos planteamientos, dudas o alertas que hay que tener en cuenta?
• ¿Es necesaria una nueva reunión?

Ahora que puedes revisar todos estos puntos sobre cómo manejas las reuniones, ¿qué vas a comenzar a hacer diferente? ¿qué vas a dejar de hacer? ¿qué vas a seguir haciendo porque te funciona muy bien?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills