¿En cuantas reuniones has estado pensando "¿qué hago yo aquí?", "con todo lo que tengo que hacer esto es una pérdida de tiempo", "si total, mi opinión no interesa a nadie"...? ¿Cuantas reuniones parecían no tener fin, no sacar nada en claro, y acabar agotado?

O más bien, has sido tú quien ha organizado una reunión - porque hay que hacer reuniones - y has decidido que claro, todo el equipo tenía que estar presente, como siempre. Y te has dado cuenta que luego están con el móvil, se les ve cara de aburrimiento, y les escuchas al salir que ¡ha sido lo de siempre!

Es el momento de revisar algunos detalles sobre cómo organizar reuniones para que resulten eficientes para ti y para todos.

reuniones eficaces 

Os voy a dejar un listado de preguntas a hacerse en cada fase de la reunión, para que podáis chequear si tenéis todo bien planteado o hay algo sobre lo que trabajar.

 

Preparación:

La preparación, como siempre, es lo que más tiempo nos puede llevar, y será, en buena parte, clave del éxito de la reunión.

  • ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
  • ¿Qué tipo de reunión se necesita para alcanzarlo?
  • ¿Se puede conseguir en una sola reunión o harían falta varias?
  •  ¿Cuánto tiempo puede llevar la reunión?
  • ¿Quiénes han de participar sí o sí en la reunión porque necesitamos su opinión?
  • ¿Quién más está implicado en el tema que se va a tratar?
  • ¿Qué capacidad de toma de decisiones tienen?
  • ¿Cuál es el orden del día que se va a seguir para que sea más facilitador?
  • ¿Qué se espera con cada tema que se aborda: aprobación, decisión, discusión...?
  • ¿Qué materiales hacen falta para hacer la reunión más atractiva y el tema más comprensible?
  • ¿Con qué recursos y medios has de contar?
  • ¿Dónde se va a realizar?
  • ¿Cuándo se va a realizar?
  • ¿En qué horario?
  • ¿Has mandado la convocatoria a los asistentes con tiempo suficiente?
  • ¿Tienes confirmada la asistencia de todos los participantes?
  • ¿Has previsto las posibles dudas y preguntas que pueden surgir sobre el tema?
  • ¿Has planteado los posibles conflictos que pueden surgir?

 

Comienzo:

Es la primera impresión que se van a llevar los participantes. Disponer todo para hacer que sea lo más atractivo y que invite al buen desarrollo de la misma será facilitador para que haya una buena predisposición ante la misma por parte de los asistentes.

  • ¿Está todo lo que necesitas funcionando y a mano?
  • ¿Te has preparado emocional y personalmente para que la reunión sea un éxito?
  • ¿Acoges a los asistentes a su llegada?
  • ¿Comienza la reunión con puntualidad?
  • ¿Son necesarias presentaciones entre los asistentes?
  • ¿Has planteado y todos conocen y están de acuerdo con las reglas del juego?
  • ¿Has comunicado el objetivo y la agenda prevista?
  •  ¿Has expuesto cómo vas a llevar a cabo la reunión para alcanzar los objetivos?
  • ¿Has creado el clima de confianza para dar pie a la creatividad, la innovación, las diferentes perspectivas, la escucha, la apertura, la flexibilidad, la toma de decisiones...?
  • ¿Quién tomará nota para el acta de la reunión?

 

Desarrollo:

Mantener el buen ambiente, hacer sentir a todos los asistentes que están ahí porque han de estar y son importantes. Reconducir para no dispersarse en cuestiones que sean ajenas, hay otros momentos para ello. Y ¡siempre agradeceremos ir al grano!

  • ¿Están participando todos los asistentes?
  • ¿Alientas la participación?
  • ¿Agradeces las intervenciones?
  • ¿Estás captando su atención?
  • ¿Está siendo dinámico o te se ha atascado el debate sobre un punto en concreto?
  • ¿Observas la actitud, el comportamiento, el lenguaje no verbal de los participantes?
  • ¿Escuchas y fomentas la escucha de todos?
  • ¿Mantienes el buen ambiente durante la reunión?
  • ¿Te centras en la consecución de los objetivos y los temas a tratar sin desviaciones?
  • ¿Se exploran todas las opciones en profundidad antes de tomar una decisión, teniendo en cuenta la opinión de todos?
  • ¿Se cierra cada tema antes de pasar al siguiente?
  • ¿Dejas para otro día (una nueva convocatoria) aquellos temas que requieren de más tiempo por las nuevas implicaciones que han surgido durante la reunión?
  • ¿Utilizas la documentación y herramientas facilitadoras que habías preparado?

 

Conclusiones:

Cerrar una reunión es muy importante porque es cuando se llega a los compromisos, a tú qué vas a hacer, para cuándo y cómo, con quién has de contar, con qué vas a contar o qué necesitas y dónde lo buscamos,... Se determina el plan de acción.

  • ¿Haces un resumen con los acuerdos a los que se ha llegado?
  • ¿Cuáles son los siguientes pasos y compromisos?
  • ¿Todos los asistentes tienen claro de qué son responsables respecto a las acciones que llevan esos acuerdos?
  • ¿Se han establecido tiempos para cumplir las acciones determinadas?
  • ¿Has alentado a la consecución de los objetivos marcados?
  • ¿Has reconocido el trabajo realizado y has dado feedback sobre el proceso que se ha seguido?
  • ¿Has agradecido a los asistentes el tiempo y dedicación a la reunión?

 

Seguimiento:

Se trata de dar seguimiento a lo planteado en la reunión. Aun cuando haya sido una reunión meramente informativa, podremos evaluar, por ejemplo, si ha llegado el mensaje correctamente.

  • ¿Se ha realizado lo acordado en la reunión?
  • ¿Se han cumplido los tiempos?
  • ¿Surgen nuevos planteamientos, dudas o alertas que hay que tener en cuenta?
  • ¿Es necesaria una nueva reunión?

 

Ahora que puedes revisar todos estos puntos sobre cómo manejas las reuniones, ¿qué vas a comenzar a hacer diferente? ¿qué vas a dejar de hacer? ¿qué vas a seguir haciendo porque te funciona muy bien?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills