Querido compañero,

¿Conoces tus ladrones del tiempo ajenos?

Llamamos ladrones del tiempo ajenos a aquellos momentos que no dependen exclusivamente de nosotros mismos y que nos suponen una pérdida de efectividad para realizar aquello que hemos de hacer, para la consecución de nuestros objetivos.

LADRONES DEL TIEMPO AJENOS:

• Interrupciones y visitas no esperadas. Es importante definir las horas para estar localizable, así como fijar horas de visita. El ser accesible no significa que siempre lo estemos.  

Podemos reducir el tiempo a dedicarle a alguna de estas interrupciones inesperadas de diferentes formas:

1. Cuando alguien entra en nuestro despacho sin cita previa:
   1. Preguntarle el grado de importancia de la reunión. ¿Es muy importante lo que me vas a decir? ¿Es urgente lo que necesitas? ¿A qué hora puedo pasar a verte?
   2. Saber decir “no” cuando suframos este tipo de visitas. “No, ahora no puedo, lo siento”.  “Puedo atenderte dentro de una hora”
   3. Limitar el tiempo: “Dispongo de 5 minutos para atenderle”.
   4. Si la visita sigue en nuestro despacho, a pesar de nuestro aviso de falta de tiempo,  pedirle brevedad y simplicidad. Incluso ponernos de pie, yendo hacia la puerta. Esto hacerlo cuando la visita no hable, evitando ser descortés o maleducado.
2. Adelantarnos a las posibles visitas no esperadas.  
   1. Se puede organizar y hacer que todos conozcan la agenda, al menos del horario en el que estamos disponibles. Indicar, por ejemplo, un horario de citas de 10 a 12h.
   2. Siempre que podamos, mantener reuniones en el despacho de la/s otra/s persona/s. De esta manera seremos nosotros los que decidiremos cuando irnos.
3. Que nuestro escritorio no se vea desde la puerta. Con esto evitaremos estar saludando de forma continua a todo el que pase.

• Trabajo excesivo o dimensionado de forma inadecuada. Está demostrado que el cansancio y el estrés afectan de una jornada a la siguiente. También se sabe que un trabajador que permanece en su puesto de trabajo más tiempo que el estipulado, no tiene porqué ser el más eficaz.

Es importante dar a cada tarea el tiempo necesario y administrar el tiempo en función de su categoría, priorizando según sea la tarea: urgente, no urgente, importante y no importante.

• Comunicaciones deficientes. Si no se transmiten mensajes claros es muy posible que los demás no realicen el trabajo como esperamos y tengan que repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Será más efectivo comunicar con claridad y verificar que la otra persona ha entendido lo que se le intenta transmitir. De la misma forma, es beneficioso escuchar con atención y preguntar si algo no se ha comprendido.
• Estar esperando ciertas respuestas. Un ejemplo que podría darse en una empresa es tener a un grupo de 5 personas esperando 7 minutos en la puerta del despacho de su jefe; esto supone para la empresa una pérdida de 35’. La recomendación es continuar con las tareas propias hasta que tengamos la información o pasar a preguntar si se sabe algo más tarde.
• Conocimiento de la tarea a realizar. Es fundamental que todos los miembros del equipo, departamento, equipo de trabajo o grupo conozcan las tareas y las funciones a desarrollar. Bien para que uno mismo pueda abordar lo que se pide o bien para poder acudir a quien corresponda cuando se necesite.
• Objetivos y prioridades mal definidos. Los objetivos y prioridades confusos suponen continuos cambios de actividad sin metas específicas a alcanzar.
• Procesos burocráticos. Mejor redactar lo imprescindible y tener un mismo texto para contestar a peticiones similares.
• Apurar los márgenes de entregas para realizar modificaciones. Los cambios de opinión de última hora suponen deshacer el trabajo previamente hecho para, en muchos casos, comenzar de nuevo. Esto suele ocurrir cuando no se revisa el proyecto o la tarea encomendada hasta el último momento y es entonces cuando nos damos cuenta de que algo falla. Esto se puede evitar haciendo seguimiento periódico de cómo va el proyecto, lo que puede suponer apenas 5 minutos, y donde los cambios se abordan en el momento, permitiendo más tiempo de respuesta para un buen resultado.
• Reuniones inefectivas. A menudo en las empresas se nos cita o citamos para reuniones que no están suficientemente organizadas y/o preparadas. El resultado es que se pierda mucho tiempo, ya que la reunión no era relevante para todos los miembros, se alargan sin sentido, no existen o no se abordan de manera ordenada todos los puntos de la misma…
• Direcciones desorganizadas. El estilo personal de los directores o jefes sabemos que acaban siendo imitados por los colaboradores y miembros de un equipo.

 Os dejo un vídeo para gestionar vuestro tiempo con 5 hábitos de excelencia.

Después de lo que te he compartido, ¿qué otros factores ajenos hacen que no utilices tu tiempo de forma efectiva?

Te recuerdo que estoy siempre a tu disposición, si quieres hablarme de tu caso, y que te responderé cualquier pregunta o duda que quieras hacerme.

No te olvides que te acompaño con pasión hacia tu éxito.

Milagros García