¿Cuántas veces te ha pasado que sales de una reunión y te quedas dudando sobre algo que se dijo y que tienes que hacer? ¿O no sabes para cuando habéis quedado finalmente después de barajar varias fechas? ¿O quién se encargaría de una parte del trabajo?

En ocasiones las reuniones se alargan porque no controlamos el tiempo y porque se comentan tantos temas, o se discuten tantas acciones que nos despistamos con lo que finalmente se acordó. Nuestra memoria es limitada y selectiva, por lo que además, cada asistente seguramente se haya quedado con detalles diferentes de lo dicho en la reunión, y eso sin contar con la interpretación personal de lo vivido en ella.

 realizar el acta de la reunión

Para que la reunión sea más efectiva, y sobre todo haya servido de algo, hemos de tener claro que los objetivos de la reunión se han cumplido y que las acciones marcadas y las responsabilidades acordadas, están en conocimiento de todos para poder darles el seguimiento oportuno.

De ahí la importancia del acta.

El acta, como dice la wikipedia, es un documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.

Aunque el acta puede ser más formal, como el acta de las reuniones de los organismos gubernamentales, también pueden realizarse actas de forma más informal en reuniones de equipo, reuniones con clientes y proveedores, reuniones de dirección, etc. Os dejo el vídeo en el que se explica qué ha de incluir un acta:

El acta es importante porque estas notas, resúmenes, discusiones, acciones que quedan plasmadas, nos sirven para saber quién hace qué, a qué acuerdo se llegó, las disconformidades que hubo... Y cuando se tienen varias reuniones dentro de un proyecto, a veces hay que volver al acta para saber finalmente en qué quedó un tema en concreto. Y es que muchas veces, si no se pone por escrito, se pierde la información. En ese momento es cuando surgen los "a mí me suena que...", "yo creo que Juan dijo...", "¿pero eso no era cosa del departamento comercial?".

Como decía un profesor mío, "Yo creí que, yo pensé que, son hijos de la madre ignorancia" y en el caso de las reuniones, se dijo o no se dijo. Es objetivo. Y si queda constancia en el acta, ya no da lugar a dudas.

Una cuestión que se suele olvidar es la de pedir la revisión y aprobación del acta. Esto supone que todos los asistentes lean el acta para que todos se aseguren que lo que se plasmó en ella fue lo que se acordó, que no hubo malentendidos y que no hay omisiones importantes. Si nadie objeta nada, se sobrentiende que se está de acuerdo. Lo que ocurre es que muchas veces, no se leen las actas y cuando tiempo después se acude a ese acta, nos damos cuenta de que no se quería decir lo que se dijo, etc.

La revisión del acta es especialmente útil con clientes y proveedores, con los que ha de estar totalmente claro lo que se habló, se decidió y lo qué vamos a hacer, sobre todo para:

  • Cumplir con lo acordado.
  • No generar falsas expectativas.
  • Recordar detalles que pueden marcar la diferencia.
  • Saber cuáles son las responsabilidades y compromisos de cada uno.
  • Tener conocimiento sobre los plazos marcados.
  • Atender las necesidades prioritarias detectadas.
  • Tener presente los temas sin resolver porque volverán en futuras reuniones.
  • Saber de quién parten las propuestas.

Si quieres saber cómo redactar actas, te dejo aquí una explicación con lo que ha de incluirse, criterios de redacción y unos ejemplos que seguro te serán de gran ayuda.

Además, existen herramientas online que nos facilitan la gestión de las reuniones, desde su convocatoria hasta el acceso para todos los participantes de la reunión a las conclusiones de las reuniones, a las acciones acordadas que le corresponden a cada uno, etc. En definitiva, facilitan el seguimiento de las reuniones. Un ejemplo de este tipo de herramientas es la que ofrece "Agreedo", aunque también te puedes valer de Googledocs, la intranet de la empresa, plataformas de trabajo colaborativo, etc. Es importante asegurarse que tienen acceso todas las personas que han participado.

Al finalizar el acta, sobre todo si hay reuniones periódicas o temas que requieren seguimiento específico, siempre ha de quedar marcada la fecha de la siguiente reunión.

Y ahora que sabes cómo hacer más eficiente el seguimiento de las reuniones, te invito a que comiences a practicar la realización de las actas. Al principio puedes tomar algunas notas y verás que poco a poco irás haciendo mejores actas y con la información más clara y relevante para poder hacer el seguimiento que necesitas.

¿Qué vas a comenzar a hacer para facilitarte el seguimiento de tus reuniones?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills