Muchas empresas hacen sus propios procesos de selección. Algunas tienen para ello al departamento de Recursos Humanos, sin embargo, en otras, es el propio director o gerente quien ha de encargarse de la tarea de selección de su equipo.

Es importante saber que para seleccionar personal hay todo un proceso. Un proceso en el que se dan varias fases. Hoy quiero centrarme en la entrevista telefónica.

Cuando publicamos una oferta de empleo solemos recibir un buen número de candidatos que nos dejan su currículum. Para saber si estos candidatos nos encajan, muchos entrevistadores llaman a todos los candidatos para citarlos directamente a una entrevista personal.

Ya que les llamamos, hemos de aprovechar la llamada para decidir si queremos que siga adelante la persona en el proceso de selección y que vaya a la entrevista personal, o si, por el contrario, no consideramos que tenga el perfil que buscamos.

Filtrar candidatos en una llamada telefónica de 10 minutos es esencial para reducir el número de candidatos que acudirán a la entrevista personal, pues el tiempo y los costes que supone una llamada, son menores que los que suponen una entrevista personal. Por lo tanto, el objetivo es irnos quedando solo con los candidatos que realmente creemos que pueden encajar con el puesto, con el equipo, con la empresa y sus valores, etc.

¿Y cómo hacemos la entrevista telefónica? ¿Qué preguntamos?

Las preguntas dependerán del puesto y lo que busquemos, sin embargo, es importante tener una cierta estructura a la hora de preparar y realizar la entrevista telefónica.

1. Prepárate para la entrevista telefónica.

• Elige un espacio sin ruido y donde no haya distracciones.
• Enfócate en el puesto que buscas y lo que necesita cubrir la persona que lo ocupe.
• Ten delante el currículum de la persona a la que vas a llamar. Previamente habrás revisado el CV para detectar cuestiones que puedan ser de tu interés, por ejemplo, si hay huecos entre estudios y/o entre trabajos, si están o no descritas las funciones que realizaba en puestos anteriores, si tenemos dudas sobre las aptitudes y actitud del candidato, etc.
• Coge papel y bolígrafo. Es importante anotar lo que te dice el candidato, sobre todo, si vas a hacer varias llamadas has de poder acordarte de quién te dijo qué.
• Actitud. ¿Cómo quieres mostrarte de cara a tus candidatos?

Como candidato, verás que es muy similar lo que has de hacer para preparar las entrevistas telefónicas.

2. La llamada.

• Preséntate.
• Explica el motivo de la llamada.
• Asegúrate que es un buen momento para la persona, para dedicarte esos 10 minutos. Muchas personas están trabajando mientras buscan trabajo y puede que llames mientras están en su puesto con lo que no podría hablar con naturalidad.
• Pregunta sobre su CV y su carta de presentación. Te interesa conocer al candidato, saber si te encaja en el perfil. Por lo que utiliza preguntas abiertas que te permitan tener la máxima información posible.
• Las preguntas habituales: Suele haber preguntas típicas en la llamada telefónica. Preguntas sobre la trayectoria profesional (como hemos comentado antes), preguntas motivacionales como ¿por qué quieres el trabajo? ¿qué crees que puedes aportar? y de muestra de interés como ¿qué sabes de la empresa? Te dejo aquí algunas más.
• Es importante también incorporar preguntas que puedan descartar al candidato. Si no hemos puesto las llamadas «killer questions» en la oferta de empleo, tenemos la oportunidad de hacerlo durante la llamada telefónica. Es importante que aquello que pueda descartar al candidato se sepa cuanto antes, para que abandone el proceso de selección dejando paso a las personas que realmente encajan con lo que buscamos.
• La decisión. Si la persona ha contestado de forma que nos parece alineada con el perfil del puesto, pasará a la siguiente fase del proceso. Si creemos que no, abandonará el proceso.
• Dar siempre la pauta de los próximos pasos. Algunos entrevistadores prefieren no decir que no a un candidato en el momento. Para ello, siempre podemos ayudarnos de frases del tipo «si no te decimos nada antes del viernes es que no has pasado a la siguiente fase del proceso de selección». Si tenemos muchos candidatos para llamar, esta frase también nos puede servir para darnos tiempo a revisar todas las candidaturas y elegir más tarde. Aunque eso supone una nueva llamada para citarlo a la siguiente fase del proceso, ya sean pruebas de grupo, entrevistas personales, reconocimientos médicos, etc.
• Agradecimiento. Dar las gracias por el tiempo dedicado y por contestar a nuestras preguntas.
• Despedida. Ser amable da también una buena imagen de la empresa. Y no podemos olvidar que al contratar se firma un acuerdo bilateral: la persona ha de querer formar parte de nuestra empresa y nosotros hemos de querer que sea esa persona la que entre a formar parte de nuestro equipo.

3. Después de la llamada.

• Haz un informe sobre el candidato. Es importante saber qué le hacía ser buen candidato y qué no, saber por qué queremos que continúe en el proceso o por qué le descartamos. En futuros procesos o si la persona elegida se nos va, podemos utilizar las anotaciones que tomamos para retomar el contacto con esa persona y poder ofrecerle su oportunidad.

Las entrevistas telefónicas pueden darse también en otros momentos más avanzados del proceso de selección lo que llevaría a entrevistas más en profundidad y más específicas sobre lo que buscamos. Y también, se utilizan entrevistas telefónicas, sobre todo, en los casos en los que la selección se hace desde otro país. En estos casos se puede hacer vía skype o por teleconferencia.

Ahora que sabes cómo hacerlo, ¿vas a comenzar a aprovechar las entrevistas telefónicas?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills