Muchas veces el tiempo en las reuniones se pasa volando, otras, parece que no pasan los minutos. Notamos que las reuniones tienen hora de comienzo pero no hora de finalización. Se alargan.

¿Por qué ocurre esto? Existen diversos motivos por los que las reuniones se dilatan en el tiempo:

• No se ha calculado bien el tiempo que iba a llevar.
• Divagamos sobre uno o varios de los temas previstos en la reunión.
• Introducimos y tratamos otros temas que no estaban previamente planteados en la agenda.
• Dejamos que la discusión quede en punto muerto, sin conclusiones, ni acciones, ni cierre de ningún tipo, con lo que tendremos de nuevo este tema en la próxima reunión sin ningún avance.
• Nos olvidamos de ir controlando el avance del tiempo.
• Nos reunimos para todo, incluso de forma innecesaria.
• Etc.

Por todo esto, y para hacer que las reuniones sean más eficientes, el tiempo y su uso es un factor clave.

En la web www.effectivemeetings.com, nos recomiendan el hecho de facilitar toda la información que vaya a ser necesaria para la reunión en la intranet de la empresa, en la nube o en alguna carpeta común donde todos los asistentes puedan acceder para estar al día y preparados de cara a la reunión. Lo que los asistentes puedan llevar preparado, hará que se reduzca el tiempo de la propia reunión.

Si alguno de los participantes ha de aportar algún documento importante, que todos han de conocer, asegurarse que se ha compartido con tiempo suficiente para que se haya podido leer (o revisar) antes de acudir a la reunión.

Todo esto nos servirá para acudir a la reunión mucho más enfocados en lo importante. Y para que la reunión sea más eficiente, hemos de seguir con una buena planificación de los tiempos que nos van a llevar los diferentes aspectos a tratar en la reunión.

¿Cómo podemos calcular el tiempo que va a llevar una reunión?

Normalmente planteamos que una reunión va a llevar el tiempo de discusión de cada tema. Sin embargo, también hemos de tener en cuenta:

• El tiempo de introducción de todos y cada uno de los puntos de la agenda.
• El tiempo de bienvenida e inicio de la reunión.
• El tiempo de conclusiones de lo acordado sobre cada aspecto abordado, o de resumen de planes de acción.
• El tiempo de cierre de la reunión

Una forma de calcular los tiempos de las reuniones según la experiencia y los estudios de Beatrice Briggs, fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio (IIFAC) es la siguiente:

Además, para que los tiempos se cumplan en el momento de la reunión, y no quede solamente en el papel de nuestra preparación de la reunión, será necesario que alguien vaya controlando el tiempo. Alguien que avise cuando queden 5 minutos, que anuncie que se acaba el descanso, que informe cuando se está dedicando más tiempo del estimado a un tema respecto a otros…

Y por supuesto, habrá que priorizar para centrarse en lo importante, para no divagar, para recalcular cuando sea necesario, poner límites,… porque el tiempo es el que es y el uso eficiente del mismo, en las empresas tiene repercusión en la cuenta de resultados.

Por todo lo que he comentado, ¿cómo vas a mejorar el tiempo de tus reuniones? ¿Cómo vas a respetar tu tiempo y el tiempo de trabajo de cada uno de los asistentes a las reuniones para que de verdad sea de utilidad?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills