Querido compañero,

¿Cómo te preparas para tener una reunión virtual?

Es cierto que las reuniones cara a cara han sido la forma natural y hasta ahora más eficaz de comunicarse; sin embargo, cuando se trabaja para una multinacional o en empresas con empleados que están dispersos por todo el mundo, las llamadas reuniones virtuales son la mejor o la única opción.

Además, tras el confinamiento por la pandemia en España, más de tres millones de personas se han visto abocadas a trabajar desde su domicilio y a utilizar con frecuencia las videollamadas. Ya hay encuestas con datos analizados sobre ellas, como una realizada a más de 400 personas y llevada a cabo por Natalia Gómez del Pozuelo, que recoge las siguientes conclusiones:

1. La edad no es un factor clave en la percepción de las videollamadas.
2. Lo que más molesta son los problemas técnicos.
3. Las videollamadas nos cuestan más esfuerzo y energía que las reuniones presenciales.
4. Impone más una sala llena de gente que una cámara.
5. La principal diferencia entre una reunión presencial y una videollamada es que se pierden los gestos y parte de la comunicación no verbal.
6. Nos vestimos de manera más informal para una videollamada.
7. Para las videollamadas de trabajo se utiliza más el interior que en las de ocio.
8. Lo que más nos gusta hacer por videollamada es asistir a cursos y a conferencias.

Sabemos que haciendo reuniones virtuales “efectivas” ahorramos tiempo, dinero y energía, pero no se pueden hacer de cualquier manera porque sigue estando en juego tu imagen y profesionalidad. No todos lo están teniendo en cuenta. Además, la comunicación verbal se maximiza y, salvo que nos distraigamos, los participantes están más pendientes de todo lo que sucede en la reunión.

Te comparto algunas reglas fundamentales para lograr realizar reuniones virtuales exitosas:

1. Es esencial tener una adecuada iluminación. Carlos González Armesto, fotógrafo especializado en retrato y moda, explica que la luz debe ser siempre frontal, porque ilumina de forma uniforme la piel y los rasgos. Nunca cenital ni proyectada desde abajo, porque crearía un efecto tenebroso. “Sea natural o artificial, la luz siempre debe venir de frente. No es aconsejable tener una ventana detrás, porque crea contraluz, se ‘quema’ el fondo y la cara aparece recortada. Tampoco colocar fuentes de luz a los lados, porque provocarían sombras en el rostro. Una buena idea es emplear una mesa blanca o aprovechar la luz del portátil, incluso subiendo su intensidad; lo que añade claridad y mejora el resultado”. Esa luz fría es fantástica, añade, si es más cálida se ve más amarillento el tono de la piel. Tom Ford, el prestigioso diseñador y cineasta, sugiere un truco que a él le gusta utilizar en estos casos: añadir una lámpara alta junto al ordenador en el lado del rostro que consideremos más favorecedor. Debe estar alineada y ligeramente detrás del portátil.
2. Cuidar el fondo de la imagen. Utilizar un fondo nítido, limpio y poco recargado. Naturalmente, si uno tiene un espacio fantástico en el hogar y quiere mostrarlo, adelante, pero ante la duda, mejor minimalismo que un fondo recargado. Favorecen los fondos claros y no son favorecedores los tonos oscuros o los colores estridentes. Menos es más, sé elegante, desde el respaldo de tu silla hasta la taza o vaso forman parte de ti y de lo que quieres comunicar.
3. Cuidar y colocar la cámara. Antes de nada, es importante limpiar el objetivo, después colocar a una posición adecuada la cámara, medio metro evita la deformación del rostro. La cámara debe estar colocada mínimo a la altura de los ojos, si la cámara enfoca desde abajo provocaremos el efecto papada. Además, al colocar bien la cámara evitaremos cabeza deformada o sombras en el rostro.
4. Preparar y cuidar la imagen. No vale todo, van a verte, así que arréglate, cuida tu imagen y vístete adecuadamente, según el tipo de reunión que vayas a tener. Usa colores sólidos favorecedores cerca de la cara y puedes exagerar un poco más el maquillaje, la cámara atenúa el efecto, no se ve tan recargado como al natural. No olvides sentarte en una postura cómoda con la espalda recta y los hombros no caídos, de esta manera parecerás más tranquilo y no te sentirás incómodo.
   • Es relevante el cuidar todo lo referente a tu comunicación verbal: modula, vocaliza y cuida el volumen a la hora de hablar.
   • Antes de entrar en la reunión comprueba cómo te ves, revisa los elementos técnicos como el sonido, la iluminación, batería del dispositivo…, evita entrar en polémica, que en pantalla no hagas referencias a temas polémicos, como fútbol, religión o política (no se trata de mentir sino, son solo características básicas de etiqueta)…
   • Según sus estudios de Amy Cuddy permanecer dos minutos en una postura poderosa hace que se reduzcan los niveles de cortisol (hormona del estrés) y se incrementen los de testosterona, la hormona que nos hace reaccionar ante el estrés. Te recomiendo que, si no te sientes cómodo hablando en público o estar frente a una cámara, antes de sentarte frente al ordenador adopta una postura de poder durante dos minutos.
5. Evitar distracciones y mantener la concentración. Es importante conseguir un buen nivel de concentración. Puedes lograrlo de muchas maneras, algunas de ellas: Elige un espacio apropiado en tu casa, lejano de las distracciones, evitando los ambientes comunes de la casa. Mantén el contacto visual. Deja de ver o leer otras cosas que no sean propias de la reunión (no te distraigas con el móvil, ver otras noticias o artículos…).   Aprende a utilizar la herramienta que vas a utilizar para realizar la reunión virtual, si la conoces, te distraerá menos. Realiza reuniones virtuales cuando sea necesario, seguramente algunas se pueden evitar con un correo electrónico, mensajes de WhatsApp, mensaje de texto… Evita que en el espacio en el que vas a realizar la reunión haya ruidos, los ruidos crean distracciones, utiliza auriculares, cierra ventanas…
6. Respetar la palabra y hablar por turnos. Es muy importante respetar el turno de palabra de cada una de las partes que estén dialogando, facilitando de esta forma el entendimiento de las posiciones que se exponen, para llegar a conocer los argumentos de cada participante. Evita las interrupciones, que unas pocas personas acaparen la conversación o que hablen todos a la vez, incluso silenciar el micrófono, si no estás hablando.

Además, os dejo otras claves que ya he explicado en otro artículo sobre 10 Claves para realizar una reunión efectiva

Con el fin de afianzar lo explicado te anexo un vídeo explicativo sobre las reuniones virtuales:

https://www.danielcolombo.com/13-tips-para-hacer-reuniones-productivas-on-line-por-daniel-colombo/

Después de lo que acabo de compartir ¿de qué te has dado cuenta? ¿Qué vas a hacer para mejorar tus reuniones virtuales?

Te recuerdo que estoy siempre a tu disposición, si quieres hablarme de tu caso te responderé cualquier pregunta o duda que quieras hacerme.

No te olvides que te acompaño con pasión hacia el logro de tu éxito.

Milagros García