Después de plantearnos los propósitos de año nuevo, es importante comenzar a dar los pasos necesarios para hacerlos realidad. Si no, se quedarán en meros sueños que van pasando de año a año como si de un ideal se tratasen.

Muchos de los aspectos que deseamos conseguir requieren de aprender algo, de capacitarnos mejor en algo o de prepararnos para modificar alguna conducta o comportamiento. Incluso pasan por desaprender para poder aprender algo de una forma más actualizada o más beneficiosa para nosotros o para nuestro entorno.

En las empresas ocurre igual. El entorno cambiante hace que nos planteemos objetivos de supervivencia y desarrollo de la organización. Queremos crecer y para ellos las personas que componen las empresas han de crecer también.

Estamos a finales de enero y hay que concretar las acciones formativas que nos permitan acompañar a nuestros equipos en su propio desarrollo, para lograr los objetivos que nos hayamos propuesto para este año y para los próximos.

Realizar el plan de formación es un proceso que parte de la inquietud y de la percepción que la propia Dirección General tenga de la formación. Si lo valora como un coste, un gasto, un premio o un castigo, nunca le dotará los recursos necesarios para hacer crecer a la empresa. Sin embargo, si percibe la formación como una necesidad que requiere una inversión y que posibilita una mayor productividad, mayor seguridad y confianza en la realización de las funciones y por lo tanto, menor absentismo y mejor satisfacción por parte del cliente, al tener mejores respuestas, la formación será un factor determinante a incluir en los presupuestos.

Es importante partir de una detección de necesidades partiendo del análisis de la empresa en tres niveles:

1. Organizativo o institucional: Supone analizar la empresa como ente en su conjunto. Revisar sus relaciones con clientes, proveedores y demás agentes externos, así como valorar su posición frente a competidores y según las necesidades y oportunidades que ofrece el sector. Y también realizar un análisis interno de la empresa para revisar las posibles fortalezas y debilidades con vistas a la optimización. Ej. Digitalización de herramientas de atención al cliente.
2. De negocio: Supone analizar la capacidad de respuesta de la empresa en cuanto a estructura, áreas de negocio, departamentos…y valorar las necesidades de cambios que supongan nuevas competencias a desarrollar. Habrá que estudiar la situación en el momento presente y la situación ideal para el futuro. Ej. Abrir una nueva área de negocio que atienda a los clientes asiáticos.
3. Operativas: Supone analizar la necesidad de los puestos dentro de la empresa y la adecuación de las personas a los mismos. Además, analizar la incorporación de competencias que permitan la actualización de las personas en sus puestos, adaptarse a nuevos procedimientos, cambios en la cultura empresarial o a las necesidades derivadas de la transformación digital. Ej. Nuevas formas de financiación para ofrecer al cliente final.

De este estudio acerca de la empresa se extraerán las necesidades para la evolución de la misma en el mercado y desde el área de Recursos Humanos o desde los responsables del desarrollo de las personas dentro de la organización, tendrán que detectar las necesidades de formación que habrán de apoyarla.

De esta forma obtendremos las acciones formativas necesarias para abordar en un determinado periodo de tiempo, priorizando las más urgentes e importantes para el buen desarrollo de la organización. Estas acciones habrá que formalizarlas en un plan de formación, normalmente anual anotando el por qué de su necesidad, el para qué se quieren realizar, qué objetivo concreto se quiere conseguir y a quienes va dirigido dentro de la organización.

El presupuesto destinado a la formación de los colaboradores será en muchos casos determinante para definir cómo realizar las formaciones, dado que según cómo se planteen conllevarán diferentes costes. Pueden ser formaciones presenciales, on line, formaciones blended (mezclando la formación presencial con la digital) y habrá queelegir las modalidades de formación más adecuadas según los objetivos y los participantes.

Una vez elegido el formato, se escoge a los formadores. Pueden ser internos o externos a la empresa. Siempre tener en cuenta que estén capacitados para formar a otros, que sepan transmitir la información, que sepan organizarla y que cumplan con los criterios de la empresa en cuanto a valores, políticas y principios a seguir.

Además, hay que hacer un calendario de formaciones. Si tenemos más de una, asegurarse que los participantes podrán asistir, eligiendo el mejor horario y el lugar más adecuado para realizarlas.

Se prepara y diseña la formación, se convoca a los participantes y se realizan las formaciones. Pero no acaba ahí el proceso de formación. Porque eso sería como ir al cine, ver la película y volver al día a día exactamente igual que estábamos antes. Entonces el objetivo de la formación se habría perdido. Hay que evaluar la formación y hacer un seguimiento para asegurarse de la aplicación de nuevos conocimientos, habilidades y actitudes adquiridas.Y por tanto, de los resultados tras la formación para verificar el retorno de la inversión realizada.

Formar al equipo genera siempre un beneficio para la empresa si se traslada ese aprendizaje al día a día. Por eso hay especialistas que ayudan a las empresas a realizar sus planes de formación, hay libros y guías que ayudan a abordarlos paso a paso, e incluso como hacemos en 2miradas, ofrecemos formacionespara los responsables de llevar a cabo la gestión de la formación en las empresas.

Si queremos cambios, hemos de capacitarnos para poder conseguirlos de una mejor manera. Y prepararnos y programar las formaciones que nos hacen falta será clave para conseguir nuestros sueños.

¿Qué vas a comenzar a hacer para desarrollar tu plan de formación? ¿Necesitas ayuda?

Aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills