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¿Por qué el coaching está tan presente en nuestra vidas? ¿Es cierto que el coaching me puede ayudar a conseguir lo mejor de mi mismo? 

El concepto de coaching es bien conocido en nuestros tiempos actuales, hay muchos tipos de materia, pero hoy queremos hablaros del coaching estructural.

Vivimos en un entorno en el que todo lo que la rodea define la personalidad hasta cierto grado. A ello le podemos sumar los factores como el entorno familiar o la cultura han condicionado el desarrollo de las personas desde la infancia. A menudo las personas se sienten incapaces de enfrentarse a según qué tipo de problemas, hasta el grado de no avanzar en diversos ámbitos.

Debemos saber gestionar como llegar a un conocimiento interno con las personas, para ver como podemos efectuar los cambios en un sentido determinado, que cambie nos permita aumentar la autoestima y saber hasta donde podemos llegar, todos podemos evolucionar y mejorar mucho más de lo que creemos, lo que ocurre es que todo está en nuestra mente, que nos limita. Este proceso, es el coaching estructural

Cada persona tenemos una esencia diferente al resto y ello lo debemos de tener en cuenta. Lo más eficaz es que la persona por sí misma vea que puede tener unos cambios positivos en cuanto a la mejora de sus acciones, puesto a que los bloqueos, miedos que tiene en su mente, pueden que sean creados por factores expuestos durante toda su vida y que a menudo es lo que le mantiene estancada.

coaching-estructural

Métodos del coaching estructural

La gran diferencia con el resto de las diversas metodologías de coaching, es, que el coaching estructural es que no se basa en ninguna herramienta, para el análisis de las personas.

Como hemos reseñado anteriormente, acompaña al proceso del autoestima, la persona en cuestión tiene que saber que con atreverse a hacer realidad un proyecto, conociendo sus límites reales, no los impuestos "de fábrica" y ver hasta dónde se puede realmente llegar.

El desconocimiento es nuestro primer "aliado" negativo, pero mediante el coaching estructural tendrás la oportunidad, de tener un nuevo modo de ver  las cosas y saber interpretarlas.

El coaching es una metodología de estudio que está al alza, ya que te hace mejorar y potenciar todas tus aptitudes positivas y afrontar las negativas, para saber trabajar en ellas y que pasen al lado positivo, al comienzo del estudio de esta técnica, un gran porcentaje de las personas que comenzaron con ello, estaban estudiando coaching para la mejora suya personal, pero a día de hoy hemos visto que podemos sacar provecho de esta técnica y enfocarla a un ámbito profesional.

Por ello voy a marcaros unas pautas sobre como podemos aplicar dicho coaching a nuestro ámbito más profesional, para poder desarrollar las competencias comerciales y las oportunidades de mejora, las que se pueden aplicar en:

  • Enfoque y preparación de una entrevista personal
  • Desarrollo de atención y escucha, para poder replicar adecuadamente.
  • Generar aspectos positivos como empatía y confianza.
  • Saber negociar tus condiciones y cerrar tú empleo con las mejores condiciones posibles para tí.

¿Qué sabemos de los orígenes del coaching estrucutural?

  • El coaching en sus origines tiene influencias filosóficas y psicológicas, por otra parte muchas están activas y han funcionado.
  • Además, tiende a ser un método versátil usado en distintos ámbitos: personal, educativo y organizacional
  • Los coaches brindan su apoyo a sus seguidores como resultado al revisar sus vidas Sócrates “Conócete a ti mismo” 
  • De hecho, desde el 2011, esta técnica de coaching tiene la mejor demanda por las empresas enfocada en el talento comercial, nació en Barcelona-España.
  • En cuanto al 2012 se impartió la primera cátedra a nivel mundial de coaching comercial a cargo de la CIEB 
  • Al final el reflejo del trabajo de equipo esta en su coach.

La eficiencia del coaching estructural

  • Elaboración de nuevos argumentos y cierres.
  • Mayor orientación al cliente.
  • Protocolos para el abordo de objeciones.
  • Estimulación del compromiso.
  • Aumento del sentido de pertenencia.
  • Gestión autónoma de los objetivos comerciales.
  • Generar habilidades para la fidelización de los clientes.
  • Potenciación de  las habilidades de comunicación.
  • Tiempos de venta y postventa, minimizarlos lo máximo posible
  • Nuevas oportunidades de negocio.

Por último y para finalizar tenemos que tener en cuenta que el primer paso de un proceso de coaching consiste en que se observe y analice su conducta y pensamientos, para después lograr la toma de conciencia sobre los efectos de sus decisiones. Saber qué se busca, dónde queremos llegar, determinar cómo dirigirse hacia ese objetivo, evaluarlo cada periodo de tiempo, el camino elegido para modificar las actuaciones, son pasos necesarios. 

¿Cuántas veces te ha pasado que sales de una reunión y te quedas dudando sobre algo que se dijo y que tienes que hacer? ¿O no sabes para cuando habéis quedado finalmente después de barajar varias fechas? ¿O quién se encargaría de una parte del trabajo?

En ocasiones las reuniones se alargan porque no controlamos el tiempo y porque se comentan tantos temas, o se discuten tantas acciones que nos despistamos con lo que finalmente se acordó. Nuestra memoria es limitada y selectiva, por lo que además, cada asistente seguramente se haya quedado con detalles diferentes de lo dicho en la reunión, y eso sin contar con la interpretación personal de lo vivido en ella.

 realizar el acta de la reunión

Para que la reunión sea más efectiva, y sobre todo haya servido de algo, hemos de tener claro que los objetivos de la reunión se han cumplido y que las acciones marcadas y las responsabilidades acordadas, están en conocimiento de todos para poder darles el seguimiento oportuno.

De ahí la importancia del acta.

El acta, como dice la wikipedia, es un documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado.

Aunque el acta puede ser más formal, como el acta de las reuniones de los organismos gubernamentales, también pueden realizarse actas de forma más informal en reuniones de equipo, reuniones con clientes y proveedores, reuniones de dirección, etc. Os dejo el vídeo en el que se explica qué ha de incluir un acta:

El acta es importante porque estas notas, resúmenes, discusiones, acciones que quedan plasmadas, nos sirven para saber quién hace qué, a qué acuerdo se llegó, las disconformidades que hubo... Y cuando se tienen varias reuniones dentro de un proyecto, a veces hay que volver al acta para saber finalmente en qué quedó un tema en concreto. Y es que muchas veces, si no se pone por escrito, se pierde la información. En ese momento es cuando surgen los "a mí me suena que...", "yo creo que Juan dijo...", "¿pero eso no era cosa del departamento comercial?".

Como decía un profesor mío, "Yo creí que, yo pensé que, son hijos de la madre ignorancia" y en el caso de las reuniones, se dijo o no se dijo. Es objetivo. Y si queda constancia en el acta, ya no da lugar a dudas.

Una cuestión que se suele olvidar es la de pedir la revisión y aprobación del acta. Esto supone que todos los asistentes lean el acta para que todos se aseguren que lo que se plasmó en ella fue lo que se acordó, que no hubo malentendidos y que no hay omisiones importantes. Si nadie objeta nada, se sobrentiende que se está de acuerdo. Lo que ocurre es que muchas veces, no se leen las actas y cuando tiempo después se acude a ese acta, nos damos cuenta de que no se quería decir lo que se dijo, etc.

La revisión del acta es especialmente útil con clientes y proveedores, con los que ha de estar totalmente claro lo que se habló, se decidió y lo qué vamos a hacer, sobre todo para:

  • Cumplir con lo acordado.
  • No generar falsas expectativas.
  • Recordar detalles que pueden marcar la diferencia.
  • Saber cuáles son las responsabilidades y compromisos de cada uno.
  • Tener conocimiento sobre los plazos marcados.
  • Atender las necesidades prioritarias detectadas.
  • Tener presente los temas sin resolver porque volverán en futuras reuniones.
  • Saber de quién parten las propuestas.

Si quieres saber cómo redactar actas, te dejo aquí una explicación con lo que ha de incluirse, criterios de redacción y unos ejemplos que seguro te serán de gran ayuda.

Además, existen herramientas online que nos facilitan la gestión de las reuniones, desde su convocatoria hasta el acceso para todos los participantes de la reunión a las conclusiones de las reuniones, a las acciones acordadas que le corresponden a cada uno, etc. En definitiva, facilitan el seguimiento de las reuniones. Un ejemplo de este tipo de herramientas es la que ofrece "Agreedo", aunque también te puedes valer de Googledocs, la intranet de la empresa, plataformas de trabajo colaborativo, etc. Es importante asegurarse que tienen acceso todas las personas que han participado.

Al finalizar el acta, sobre todo si hay reuniones periódicas o temas que requieren seguimiento específico, siempre ha de quedar marcada la fecha de la siguiente reunión.

Y ahora que sabes cómo hacer más eficiente el seguimiento de las reuniones, te invito a que comiences a practicar la realización de las actas. Al principio puedes tomar algunas notas y verás que poco a poco irás haciendo mejores actas y con la información más clara y relevante para poder hacer el seguimiento que necesitas.

¿Qué vas a comenzar a hacer para facilitarte el seguimiento de tus reuniones?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills

Muchas veces el tiempo en las reuniones se pasa volando, otras, parece que no pasan los minutos. Notamos que las reuniones tienen hora de comienzo pero no hora de finalización. Se alargan.

El tiempo vuela

 

¿Por qué ocurre esto? Existen diversos motivos por los que las reuniones se dilatan en el tiempo:

  • No se ha calculado bien el tiempo que iba a llevar.
  • Divagamos sobre uno o varios de los temas previstos en la reunión.
  • Introducimos y tratamos otros temas que no estaban previamente planteados en la agenda.
  • Dejamos que la discusión quede en punto muerto, sin conclusiones, ni acciones, ni cierre de ningún tipo, con lo que tendremos de nuevo este tema en la próxima reunión sin ningún avance.
  • Nos olvidamos de ir controlando el avance del tiempo.
  • Nos reunimos para todo, incluso de forma innecesaria.
  • Etc.

Por todo esto, y para hacer que las reuniones sean más eficientes, el tiempo y su uso es un factor clave.

En la web www.effectivemeetings.com, nos recomiendan el hecho de facilitar toda la información que vaya a ser necesaria para la reunión en la intranet de la empresa, en la nube o en alguna carpeta común donde todos los asistentes puedan acceder para estar al día y preparados de cara a la reunión. Lo que los asistentes puedan llevar preparado, hará que se reduzca el tiempo de la propia reunión.

Si alguno de los participantes ha de aportar algún documento importante, que todos han de conocer, asegurarse que se ha compartido con tiempo suficiente para que se haya podido leer (o revisar) antes de acudir a la reunión.

Todo esto nos servirá para acudir a la reunión mucho más enfocados en lo importante. Y para que la reunión sea más eficiente, hemos de seguir con una buena planificación de los tiempos que nos van a llevar los diferentes aspectos a tratar en la reunión.

¿Cómo podemos calcular el tiempo que va a llevar una reunión?

Normalmente planteamos que una reunión va a llevar el tiempo de discusión de cada tema. Sin embargo, también hemos de tener en cuenta:

  • El tiempo de introducción de todos y cada uno de los puntos de la agenda.
  • El tiempo de bienvenida e inicio de la reunión.
  • El tiempo de conclusiones de lo acordado sobre cada aspecto abordado, o de resumen de planes de acción.
  • El tiempo de cierre de la reunión

Una forma de calcular los tiempos de las reuniones según la experiencia y los estudios de Beatrice Briggs, fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio (IIFAC) es la siguiente:

 Tiempo reuniones

Además, para que los tiempos se cumplan en el momento de la reunión, y no quede solamente en el papel de nuestra preparación de la reunión, será necesario que alguien vaya controlando el tiempo. Alguien que avise cuando queden 5 minutos, que anuncie que se acaba el descanso, que informe cuando se está dedicando más tiempo del estimado a un tema respecto a otros...

Y por supuesto, habrá que priorizar para centrarse en lo importante, para no divagar, para recalcular cuando sea necesario, poner límites,... porque el tiempo es el que es y el uso eficiente del mismo, en las empresas tiene repercusión en la cuenta de resultados.

Por todo lo que he comentado, ¿cómo vas a mejorar el tiempo de tus reuniones? ¿Cómo vas a respetar tu tiempo y el tiempo de trabajo de cada uno de los asistentes a las reuniones para que de verdad sea de utilidad?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills

¿En cuantas reuniones has estado pensando "¿qué hago yo aquí?", "con todo lo que tengo que hacer esto es una pérdida de tiempo", "si total, mi opinión no interesa a nadie"...? ¿Cuantas reuniones parecían no tener fin, no sacar nada en claro, y acabar agotado?

O más bien, has sido tú quien ha organizado una reunión - porque hay que hacer reuniones - y has decidido que claro, todo el equipo tenía que estar presente, como siempre. Y te has dado cuenta que luego están con el móvil, se les ve cara de aburrimiento, y les escuchas al salir que ¡ha sido lo de siempre!

Es el momento de revisar algunos detalles sobre cómo organizar reuniones para que resulten eficientes para ti y para todos.

reuniones eficaces 

Os voy a dejar un listado de preguntas a hacerse en cada fase de la reunión, para que podáis chequear si tenéis todo bien planteado o hay algo sobre lo que trabajar.

 

Preparación:

La preparación, como siempre, es lo que más tiempo nos puede llevar, y será, en buena parte, clave del éxito de la reunión.

  • ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
  • ¿Qué tipo de reunión se necesita para alcanzarlo?
  • ¿Se puede conseguir en una sola reunión o harían falta varias?
  •  ¿Cuánto tiempo puede llevar la reunión?
  • ¿Quiénes han de participar sí o sí en la reunión porque necesitamos su opinión?
  • ¿Quién más está implicado en el tema que se va a tratar?
  • ¿Qué capacidad de toma de decisiones tienen?
  • ¿Cuál es el orden del día que se va a seguir para que sea más facilitador?
  • ¿Qué se espera con cada tema que se aborda: aprobación, decisión, discusión...?
  • ¿Qué materiales hacen falta para hacer la reunión más atractiva y el tema más comprensible?
  • ¿Con qué recursos y medios has de contar?
  • ¿Dónde se va a realizar?
  • ¿Cuándo se va a realizar?
  • ¿En qué horario?
  • ¿Has mandado la convocatoria a los asistentes con tiempo suficiente?
  • ¿Tienes confirmada la asistencia de todos los participantes?
  • ¿Has previsto las posibles dudas y preguntas que pueden surgir sobre el tema?
  • ¿Has planteado los posibles conflictos que pueden surgir?

 

Comienzo:

Es la primera impresión que se van a llevar los participantes. Disponer todo para hacer que sea lo más atractivo y que invite al buen desarrollo de la misma será facilitador para que haya una buena predisposición ante la misma por parte de los asistentes.

  • ¿Está todo lo que necesitas funcionando y a mano?
  • ¿Te has preparado emocional y personalmente para que la reunión sea un éxito?
  • ¿Acoges a los asistentes a su llegada?
  • ¿Comienza la reunión con puntualidad?
  • ¿Son necesarias presentaciones entre los asistentes?
  • ¿Has planteado y todos conocen y están de acuerdo con las reglas del juego?
  • ¿Has comunicado el objetivo y la agenda prevista?
  •  ¿Has expuesto cómo vas a llevar a cabo la reunión para alcanzar los objetivos?
  • ¿Has creado el clima de confianza para dar pie a la creatividad, la innovación, las diferentes perspectivas, la escucha, la apertura, la flexibilidad, la toma de decisiones...?
  • ¿Quién tomará nota para el acta de la reunión?

 

Desarrollo:

Mantener el buen ambiente, hacer sentir a todos los asistentes que están ahí porque han de estar y son importantes. Reconducir para no dispersarse en cuestiones que sean ajenas, hay otros momentos para ello. Y ¡siempre agradeceremos ir al grano!

  • ¿Están participando todos los asistentes?
  • ¿Alientas la participación?
  • ¿Agradeces las intervenciones?
  • ¿Estás captando su atención?
  • ¿Está siendo dinámico o te se ha atascado el debate sobre un punto en concreto?
  • ¿Observas la actitud, el comportamiento, el lenguaje no verbal de los participantes?
  • ¿Escuchas y fomentas la escucha de todos?
  • ¿Mantienes el buen ambiente durante la reunión?
  • ¿Te centras en la consecución de los objetivos y los temas a tratar sin desviaciones?
  • ¿Se exploran todas las opciones en profundidad antes de tomar una decisión, teniendo en cuenta la opinión de todos?
  • ¿Se cierra cada tema antes de pasar al siguiente?
  • ¿Dejas para otro día (una nueva convocatoria) aquellos temas que requieren de más tiempo por las nuevas implicaciones que han surgido durante la reunión?
  • ¿Utilizas la documentación y herramientas facilitadoras que habías preparado?

 

Conclusiones:

Cerrar una reunión es muy importante porque es cuando se llega a los compromisos, a tú qué vas a hacer, para cuándo y cómo, con quién has de contar, con qué vas a contar o qué necesitas y dónde lo buscamos,... Se determina el plan de acción.

  • ¿Haces un resumen con los acuerdos a los que se ha llegado?
  • ¿Cuáles son los siguientes pasos y compromisos?
  • ¿Todos los asistentes tienen claro de qué son responsables respecto a las acciones que llevan esos acuerdos?
  • ¿Se han establecido tiempos para cumplir las acciones determinadas?
  • ¿Has alentado a la consecución de los objetivos marcados?
  • ¿Has reconocido el trabajo realizado y has dado feedback sobre el proceso que se ha seguido?
  • ¿Has agradecido a los asistentes el tiempo y dedicación a la reunión?

 

Seguimiento:

Se trata de dar seguimiento a lo planteado en la reunión. Aun cuando haya sido una reunión meramente informativa, podremos evaluar, por ejemplo, si ha llegado el mensaje correctamente.

  • ¿Se ha realizado lo acordado en la reunión?
  • ¿Se han cumplido los tiempos?
  • ¿Surgen nuevos planteamientos, dudas o alertas que hay que tener en cuenta?
  • ¿Es necesaria una nueva reunión?

 

Ahora que puedes revisar todos estos puntos sobre cómo manejas las reuniones, ¿qué vas a comenzar a hacer diferente? ¿qué vas a dejar de hacer? ¿qué vas a seguir haciendo porque te funciona muy bien?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills

Hace poco me preguntaron si es mejor hacer reuniones de unos minutos cada día o con salir juntos a desayunar se da por hablado lo necesario. ¡Buena pregunta!

En mi opinión no hay una respuesta válida y general. Lo que sí considero importante es la comunicación como elemento imprescindible para estar al día de las cuestiones importantes, de cómo van las cosas, en qué hemos avanzado y siguientes pasos a programar, pero… ¿cómo lo podemos hacer?

 reuniones diarias

Las reuniones diarias han de tener un sentido práctico y ser sobre todo eficientes. Con ellas se aumenta la productividad, debido a la coordinación y colaboración de los miembros del equipo, ya que están en conocimiento de las necesidades de cada miembro. Os dejo más información sobre los beneficios de las reuniones diarias aquí. Por este motivo todo el equipo ha de tener claro:

  • Para qué se hace la reunión. Normalmente tiene como objetivo tratar la agenda del día, dar y recibir información relevante de la empresa, del equipo, de los clientes, así como de los proyectos. También se puede aprovechar para realizar anuncios y comunicar celebraciones. Cada miembro del equipo tendrá que salir con la idea clara de cuáles son sus prioridades para una mejor programación de su día, teniendo en cuenta también aquellas cuestiones para las que habrá de contar con un compañero.
  • El tiempo. Hay quien hace este tipo de reuniones de pie para evitar que se alarguen. Si hay un tema a tratar en profundidad, o entre sólo parte de los miembros del equipo, se buscará un día para ponerlo en la agenda de los interesados para mantener esa nueva reunión. Suele ser recomendable que esas citas se consensúen tras esta reunión matutina.

Es una reunión ágil, concisa, en la que cada uno ha de llevar preparado lo relevante para poderlo comunicar al equipo: cómo voy, qué tengo previsto, qué necesito.

  • Un final motivador. Al final de la reunión diaria podemos reconocer el buen trabajo del equipo, impulsar el ánimo hacia su saber hacer, e incluso puede que el equipo tenga su frase especial, que les pone las pilas. Todo ello hará un buen cierre. Yo siempre me he de acordar de aquella serie de televisión que se llamaba “Canción triste de Hill Street”, en la que al finalizar la reunión diaria y antes de salir el equipo de la sesión para patrullar, el Sargento Esterhaus decía: “Tengan cuidado ahí fuera”.

Ahora bien, ¿podemos hacer este tipo de reunión sentados y acompañados de café y dulces? Sí. Sólo hay una cuestión que me parece interesante destacar. Quizá salir con el equipo a tomar café, desayunar, etc. y aprovechar a hablar de cuestiones de trabajo puede no ser realmente lo mismo. Y os planteo algunas preguntas que os pueden ayudar a decidir si esto es así o no:

  • ¿Todos los miembros acuden al café de manera habitual? ¿Es importante que estén todos? ¿Qué ocurre si algún miembro del equipo no está y se ha hablado de temas que le pueden concernir? ¿Os obligatorio ir al café? ¿Se sienten todos los miembros cómodos con que así sea?
  • ¿Está estipulado el desayuno como un momento para el equipo o se unen otras personas de otras áreas?
  • ¿Se utiliza el café como medio para hablar de manera informal de cuestiones formales? Y por el hecho de haberlo comentado en el café, ¿ya no se habla durante la reunión formal si la hubiera? ¿Dónde y cómo se hace constancia de lo acordado?
  • ¿Se pueden incluir todos los temas en el café? ¿Para qué podemos utilizar una reunión saliendo a tomar café? ¿Y para qué no?

Es cultural e incluso internacional el hecho de aprovechar las comidas de trabajo para cerrar negocios, dado que nuestro estado de ánimo y necesidades básicas están cubiertas tras una deliciosa comida. De hecho, siguiendo las pautas del análisis transaccional, si incluimos, por ejemplo, chocolate con churros, como es algo que nos lleva a la infancia, nos relajamos, desdramatizamos y resolver cuestiones peliagudas puede resultar más sencillo.

Por otra parte, se ha comprobado que el hecho de reunirse en torno a un café estimula la creatividad, facilita la inteligencia colectiva y genera una comunicación abierta e incluso confiada, mucho más si tenemos en cuenta que el espacio sea confortable.

Pensando en ello, The World Café fue creada como una metodología para facilitar el diálogo y las conversaciones sobre temas importantes, aunque ya no sea la idea de reuniones matutinas cortas y eficientes de las que aquí hablamos. Se trata de sacar provecho a las conversaciones mediante reuniones en mesas de trabajo, en torno a un café, en las que participan las personas relacionadas con el tema a tratar y debatir en profundidad, aunque sean de diferentes equipos, buscando soluciones e ideas de desarrollo sobre el tema en cuestión. Aquí podéis saber más sobre cómo funciona.

Por tanto, ¿os animáis a hacer reuniones diarias?, ¿qué es más eficiente para vuestro equipo?

Os espero en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills