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Querido compañero,

¿Cómo te programas? ¿Qué tienes en cuenta? ¿Qué técnicas utilizas?

 noche y día, bioritmo

En algunos de mis artículos anteriores ya te había hablado sobre la Planificación versus la Programación, y también de 10 claves y herramientas para programarte, hoy quisiera compartir contigo algunas técnicas para programarte más eficazmente:

Seguro que para programarte utilizas tus técnicas,  hoy quiero compartirte tres de las que yo uso habitualmente.

Una es la PNL (Programación Neuro Lingüística). Para programarnos es fundamental cuidar el cómo nos hablamos, las expresiones que utilizamos y el lenguaje en el que nos comuniquemos, que es importante que sea un “lenguaje positivo”. Por ejemplo: No es lo mismo decirte: “tengo que ir a una formación” a decirte ”voy a esta formación porque deseo mejorar y me gusta reciclarme”. Ya tratamos este tema en otro de nuestros artículos: ” lo que te dices y como te lo dices importa”

También es muy importante cuando te programas el cuidar tus pensamientos negativos o derrotistas. Por ejemplo, no es lo mismo pensar: “vaya día tan malo que voy a tener” a pensar “hoy voy a por todas, seguro que tendré un gran día”.

Esto es importante a la hora de programarte porque llegar o no llegar a lo que quieres hacer en el día dependerá de ello.

Otra técnica que utilizo es la Gestalt, el “vivir el aquí y el ahora” para concentrarme en lo que estoy realizando en cada momento, sin distracción. Por ejemplo: si estás duchándote, disfruta del agua al caer por tu cuerpo, del aroma del champú… en lugar de estar pensando en lo que vas a hacer después. O si estás realizando un informe, olvídate del e-mail, del teléfono,...y así podrás tener en la mente todo lo relativo a ese informe. De esta forma puedes optimizar tu tiempo y ser más eficiente. Y saber cuánto tiempo dedicas a cada cosa es una buena forma de programarse mejor y ya que lo conoces, aprovecharlo al máximo de concentración.

Tenemos ritmos biológicos diferentes, por eso, otra técnica que te propongo es atender a tus bio-ritmos, Cronobiología para ser más eficaz a la hora de programarte. Puedes saber más sobre la cronobiología en el vídeo que te dejo aquí.

  • La gente “de mañana” tiende a despertarse con facilidad, a estar en alerta desde el primer momento y tiene una caída energética considerable a últimas horas de la tarde.
  • La gente “de mediodía” es la que mejor se adapta al horario de 9 a 5. Se despiertan entre las 7 y las 8 con una actividad más lenta y su energía tiende a elevarse a primeras horas de la tarde.
  • La gente “de noche” es la que tiene el despertar más lento y la que puede estar durmiendo por la mañana sin que les moleste la luz. Son espectadores de programas de madrugada y asistentes a las “sesiones golfas” o tertulias nocturnas.

Es difícil clasificarnos claramente en una de las franjas diarias, ya que la energía puede sufrir altibajos en pequeños mini ciclos. Una buena técnica consiste en hacer un seguimiento de: las horas en las que estamos con más alerta y energía, de aquellas en que nos sentimos despiertos pero con ganas de descansar un rato, y –por último- de las horas en las que realmente nos cuesta un esfuerzo realizar el trabajo. Conocer el ciclo diario de energía nos permite programar las actividades en relación a nuestro grado de alerta.

En los estados de máxima alerta te propongo programar:

  • Grandes proyectos que precisen de un alto grado de implicación y concentración.
  • Asuntos críticos que generan presión.
  • Lecturas importantes y complejas.
  • Material que puede ser aburrido.
  • Reuniones con el jefe.
  • Reuniones y llamadas en las que –sobretodo- es importante escuchar.
  • Todo lo que requiera mas pasividad que actividad.
  • Situaciones en las que no se quiera ser interrumpido.

¿Qué otras tareas y actividades se ocurren programar cuando estás en un estado de máxima alerta?

En cambio, cuando te encuentras en un estado de letargo es cuando más nos cuesta la concentración, la atención y el mantenimiento de una actitud activa… Si nos vemos obligados a escuchar y tomar notas, el moverse y despertar el interés pueden ser unas buenas técnicas. No obstante, los ciclos de atención tienen una fluctuación de 90 minutos aproximadamente. Pararse cinco o diez minutos cada hora y media nos permite reemprender la actividad con energía renovada.

En este estado letárgico propongo realizar tareas como:

  • Proyectos de corta duración.
  • Tareas breves y variadas.
  • Actividades que requieran movimientos físicos en los que la concentración no deba ser crítica (salir del despacho e ir a otro piso para buscar algo…)
  • Llamadas o reuniones con personas que nos agraden.
  • Todo lo que encontremos sumamente interesante.

¿Qué otras tareas y actividades se ocurren programar cuando estás en un estado letárgico?

Y tú, ¿Crees que puedes mejorar tu programación? ¿De qué manera? ¿Cómo lo vas a llevar a cabo?

No te olvides que te acompaño con pasión al logro de tu éxito.

Milagros García

Querido compañero,

Cuándo te programas ¿qué tienes en cuenta? ¿qué herramientas utilizas?

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Ya te había hablado sobre la Planificación versus la Programación, hoy quisiera compartir contigo algunas claves para programarnos, pero antes de nada te recuerdo que, la planificación es tener claro cómo voy a hacer lo que quiero y la programación es concretar cuando hay que hacer esas actividades y tareas y los recursos que necesito.

Algunas de las claves que te propongo para programarte más eficazmente:

  • Programar las acciones según los objetivos a alcanzar.
  • Tener siempre a punto el programa de actividades diarias antes de empezar la jornada y por escrito. Jerarquizar por su prioridad e importancia nos será de gran ayuda.
  • Elaborar un programa que incluya los temas prioritarios y vitales. Atenderlos, respetarlos, mimarlos… Y delegar aquellas cuestiones que nos sean posibles para sacar tareas del mismo.
  • Intentar acompasar las actividades vitales para las horas de más alerta y eficacia.
  • Agrupar actividades y temas relacionados para realizarlos conjuntamente, siempre que sea posible, como llamadas todas seguidas, ver el correo en un horario determinado y no a cada momento...
  • Programar largos períodos de tiempo para las tareas más importantes.
  • Asegurarse de que cada actividad tenga el tiempo suficiente.
  • Mantener la suficiente flexibilidad para hacernos cargo de lo que no habíamos previsto, como las posibles interrupciones.
  • Incluir en el programa diario un tiempo para la reflexión y la programación. Además, incluir un horario fijo para la lectura de temas profesionales.
  • Asegurarse de que aquello a lo que dedicamos más tiempo está alineado con los objetivos que deseamos alcanzar. 

¿Qué otras claves tienes en cuenta a la hora de programarte?

Me gustaría complementar lo que estoy hablando con un vídeo  Pon en forma tu cerebro en 21 días:

 

Aunque puedes hacerlo tú mismo con un hoja de papel y una agenda, existen herramientas y aplicaciones que facilitan la gestión de tareas, la comunicación y seguimiento de éstas dentro de un proyecto. Algunas de ellas:

  1. Google Tasks: es una aplicación de Google para gestionar tareas. Es una aplicación simple para gestionar tus propias tareas pero de difícil aplicación en proyectos.
  2. Wundelist: es una buena y sencilla aplicación que te permite crear listas de tareas y jerarquizar la importancia de cada una de ellas.
  3. Do it (Tomorrow): con esta herramienta puedes programar las tareas de hoy y las de mañana. Esta herramienta es muy apropiada para quien prefiere la agenda de toda la vida.
  4. Teux Deux: si eres quien configura tu trabajo de semana en semana esta es tu herramienta. El programa te separa en columnas la semana laboral y es muy fácil de usar.
  5. Remember the milk: destaca porque ofrece una amplia variedad de opciones para organizar las tareas y porque permite su integración con Gmail, Google Calendar y Twitter.
  6. Active Collab: es una herramienta de colaboración para equipos de proyectos con la posibilidad de realizar la planificación y seguimiento de las tareas.
  7. Omnifocus: esta herramienta es muy popular y con él puedes marcar fechas límite a las tareas o proyectos y agregar mensajes de voz e imágenes.
  8. Things: cuando esta herramienta detecta no has cumplido con alguna tarea a su debida fecha, te lo recuerda y la pasa de forma automática a la lista de las tareas que tienes que acabar hoy.
  9. Toodledo: esta herramienta te permite organizar las tareas según preferencias y prioridades y además, te permite que la herramienta te planifique en caso de que no estés seguro de qué es lo que deberías hacer en primer lugar.
  10. Intervals: esta herramienta es una aplicación online de gestión de proyectos que permite gestionar el cronograma y las tareas, incluyendo un espacio de colaboración con la presentación de informes.

programar

¿Qué otras herramientas conoces?

Puedes conocer más aplicaciones de gestión de tareas en el link que te incluyo: http://www.lancetalent.com/blog/las-10-mejores-herramientas-para-la-gestion-de-tareas/

Después de todo lo que te he compartido, ¿Crees que puedes mejorar tu programación? ¿De qué manera? ¿Cómo lo vas a llevar a cabo? ¿Qué herramienta/s vas a usar?

¡Tú puedes, puedes lograr lo que te propongas, además, te lo mereces!

Te recuerdo que estoy siempre a tu disposición, si quieres hablarme de tu caso y que te responderé cualquier pregunta o duda que quieras hacerme.

No te olvides que te acompaño con pasión al logro de tu éxito.

Milagros García