Querido compañero,

¿Conoces tus ladrones del tiempo ajenos? Ahora te 'presentamos' a los propios. Llamamos ladrones del tiempo propios a aquellos momentos que dependen exclusivamente de nosotros mismos y que nos suponen una pérdida de efectividad para realizar aquello que hemos de hacer, para la consecución de nuestros objetivos.

 Ladrones tiempo propios

LADRONES DEL TIEMPO PROPIOS:

  • Procastinar (postergar frecuentemente las tareas): Abordar la tarea que menos nos gusta al principio del día. Es preferible quitársela cuanto antes, evitando el estar pensando sobre la tarea. Las llamadas y visitas mejor a 1ª hora, cuando el personal llega a las empresas.
  • Perfeccionismo: La perfección no resulta rentable. Es fácil ser un perfeccionista en las tareas poco importantes y un “mediocre” en las que de verdad lo son. Conviene dedicar más tiempo a los quehaceres importantes y dar el tiempo justo a las que no lo son. Una regla: la excelencia requiere dedicar cuatro veces menos tiempo a aquello que solo es urgente para poder dedicar cuatro veces más tiempo a lo que solo es importante.
  • Falta de Preparación: Dedicar tiempo a reflexionar, a pensar y organizar el trabajo para ver la forma más eficiente de hacerlo. Te recuerdo una de mis frases: “una buena preparación te lleva a un resultado esperado. Una mala preparación o una no preparación a un resultado caótico”.
  • Falta de Organización: Es uno de los peores ladrones de tiempo y de los más difíciles de corregir. La única forma de cambiar es con voluntad.
  • Categorizar las tareas: Hay que priorizar tareas, dejarse del pero o del quizá. Usar la regla 80/20 para identificar el 20% de las tareas que proporcionan el mayor beneficio y centrarse en ellas. Se debe separar lo urgente de lo importante.
  • Al final del día se revisar las tareas que se han completado y las que no y ajustar la agenda del día siguiente.
  • Caos personal: Organizar y archivar la documentación ocupará unos minutos al día y evitará horas de buscar papeles. La limpieza y orden que tengas en tu mesa será clave para una mejor gestión de tu tiempo. Una recomendación: no se deben guardar documentos innecesarios.

Te dejo un vídeo para ayudarte a mejorar tu productividad ordenando los papeles de tu mesa

  • Dificultad para Delegar: Delegar adecuadamente aumenta la efectividad y la productividad profesional, permitiendo llegar a realizar las tareas importantes y que sólo tú puedes hacer.
  • Falta de Concentración: es conveniente concentrar en realizar una tarea concreta en cada momento.
  • Abordar más de una tarea a la vez: según la ley de Parkinson “se tarda tanto trabajo en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello”. Los trabajos pendientes disminuyen la concentración en lo que se está haciendo y habitúa a pensar en lo siguiente.
  • Llamadas personales: Muy pocas llamadas personales duran menos de 1 minuto, nos enrollamos hablando y repitiendo las mismas cosas una y otra vez durante la misma conversación. Sería conveniente antes de iniciar la llamada saber el propósito de la misma y mantenernos fieles en el desarrollo de la misma, evitando de esta manera las dispersiones.
  • Gestión inadecuada del e-mail: el ir respondiendo a los mails de forma aleatoria o según les vamos recibiendo, nos llevan a gastar mucho más tiempo. Recomendación: contestar o escribir a todos en un momento del día, por ejemplo, a primera hora de la mañana y al medio día, determinando de esta manera un tiempo concreto de realización de esta tarea.

 Después de lo que te he compartido, ¿qué otros factores propios hacen que no utilices tu tiempo de forma efectiva?

Te recuerdo que estoy siempre a tu disposición, si quieres hablarme de tu caso y que te responderé cualquier pregunta o duda que quieras hacerme.

No te olvides que te acompaño con pasión hacia tu éxito.

Milagros García