En general, no nos gusta que nos evalúen. Nos ponemos a la defensiva porque no queremos escuchar las críticas o lo que hacemos mal, porque queremos que se nos valore y no que nos caiga una reprimenda o que se nos suspenda, y nos sentimos como cuando estábamos ante los exámenes en el colegio.

He aquí la principal creencia a revisar en nosotros: ¿evaluarnos significa decirnos lo que hacemos mal y controlar lo que hacemos? Si no nos gusta la palabra evaluar, podemos cambiarla por hacer seguimiento.

Toda empresa necesita avanzar, crecer, desarrollar el negocio y son las personas las que han de lograrlo. ¿Cómo vamos a saber cuál es la situación de la empresa si no se comprueba de alguna forma? Claro, valoramos los resultados, pero también hemos de valorar lo que hace que se obtengan esos resultados, porque quizá se puede mejorar la forma de conseguirlos para ser más efectivos y eficientes. De ahí la importancia de las evaluaciones de personal.

Bien es verdad que lo que no se mide, no sabemos si se mejora o no. Y como responsables de equipos hemos de saber cómo van nuestros colaboradores respecto a los objetivos marcados, cómo están desarrollando el trabajo, si tienen lo que necesitan para lograr los resultados esperados, si les podemos ayudar de algún modo para conseguirlos de manera más fácil…

Se trata de dirigir y acompañar a las personas en la consecución de los objetivos que como empresa hemos de conseguir, para lograr la supervivencia de la empresa y mantener los puestos de trabajo. Y qué mejor que poder sentarnos con nuestro responsable y plantear juntos las vías de mejora, las necesidades, las dificultades, las oportunidades, las ideas, las acciones realizadas con éxito y reconocer la situación en la que estamos para seguir desarrollándonos como profesionales en el camino de la excelencia.

Ahora, ¿cómo se hace? La evaluación de personal se realiza a modo de reunión entre el responsable y el colaborador. Se puede realizar varias veces a lo largo del año, aunque la mayoría de las empresas lo hace anualmente, mi recomendación es que se realice un seguimiento continuo. En personas que llevan poco tiempo en la empresa, la recomendación, según mi experiencia, es hacer un seguimiento al mes, a los tres meses, a los seis meses y después ya como lo hagamos con el resto del equipo.

Para realizar esta entrevista de seguimiento de los colaboradores podemos seguir los siguientes pasos:

1. Preparación. Es importante tener todo preparado para poder atender a la persona con la que nos vamos a reunir. Avisarle al menos con un día de antelación, haberle dejado claro que se harían estas entrevistas de seguimiento y explicar cómo se hacen para que la persona esté preparada.

Si vamos a realizar un cuestionario de satisfacción del colaborador o de su percepción sobre la consecución de sus objetivos y de su desempeño, es necesario haberlo enviado con tiempo y tener los resultados revisados y analizados antes de la reunión.

Tendremos también delante la documentación relativa a los objetivos de la persona y los resultados medibles para saber cómo ha avanzado hacia ellos, en qué momento se encuentra respecto a su logro, etc. Necesitamos los hechos irrefutables sobre los que apoyarnos ambos. Y es recomendable prever las posibles preguntas y objeciones que puedan surgir.

Tendremos claramente definido qué queremos conseguir con la entrevista, podemos tener nuestro guión de la misma para apoyarnos en él y reservaremos el tiempo necesario para no tener interrupciones, ya que lo primero es la persona que tenemos delante en ese momento.

2. Romper el hielo. Es importante tener una actitud de apertura y mostrarnos cercanos para evitar que nos pongamos a la defensiva. Ambas partes tenderán a justificarse si nos sentimos atacados en lugar de enfocarnos en mejorar y aprender. Así que, mirar a la persona, preguntar cómo está, cómo se encuentra, cómo se siente… dejarla su espacio para expresarse, relajarse, etc.

3. Revisar los objetivos cuantitativos y cualitativos, las conductas y los resultados. Para poderlo hacer han de estar perfectamente definidos y por lo tanto, han de ser medibles, por lo que revisaremos en qué punto se encuentra cada persona respecto a lo esperado. Te dejo algunos métodos que pueden servirnos para medir los resultados.

En este punto comenzaremos por reforzar los logros conseguidos, felicitar y reconocer el valor del buen trabajo realizado. Destacar el esfuerzo de forma sincera y apreciativa. Es un buen momento para el reconocimiento. Después, abordaremos los puntos que consideramos se han de mejorar.

4. ¿Qué ha pasado? ¿En qué te puedo ayudar? Es el momento del análisis de causas, de reflexión y aprendizaje. También hemos de asumir responsabilidades y de ofrecer el apoyo y las herramientas necesarias para poder afrontar la consecución de lo no logrado. Para ello, preguntar: ¿qué te falta?, ¿qué necesitas?

5. Llevar al compromiso. Una vez que sabemos lo que ha ocurrido, hemos de invitar a plantear alternativas para poder avanzar. Si te proporciono las herramientas que hemos hablado, la formación que te falta, etc. ¿qué vas a hacer ahora para caminar hacia la consecución de tus objetivos? Dar la oportunidad a que sea la propia persona la que plantee las vías de actuación hace que se comprometa más que si las planteamos nosotros como responsables. Que lo ponga por escrito será importante para reforzar su compromiso y mejor aún si nos entrega lo que va a hacer, firmado, cosa que puede realizarse, por ejemplo, enviando un correo electrónico resumiendo los objetivos a abordar y la forma de llevarlos a cabo. Además así comprobaremos si ha comprendido lo que hemos querido transmitir en la reunión, es decir, tendremos feedback.

6. Plan de acción. Además de qué se va a hacer, invitaremos a planificar y programar cómo lo va a hacer, planteando los siguientes pasos. Y motivaremos para su consecución. Es de nuevo el momento del refuerzo positivo, porque de verdad como responsables somos los primeros fans de nuestro equipo, los que más creemos en ellos y en sus capacidades (por eso están en nuestro equipo).

7. Cierre. Resumimos lo hablado, sintetizamos los acuerdos adoptados, los compromisos y los plazos para realizarlos, dejamos un espacio para que nuestro colaborador nos comente algún otro tema que le parezca importante y que no se haya mencionado, y cerramos de manera más informal y cordial. Es el momento para que el colaborador salga con el sentimiento de colaboración, de superación y por qué no, de satisfacción.

Te dejo un vídeo de Jorge Rucci con algunas ideas más sobre la entrevista de desempeño del personal. Además, para realizar la entrevista de personal es interesante conocer y aplicar las herramientas esenciales de coaching. Herramientas facilitadoras para todo líder y responsable de equipos. ¡Te invito a probarlas!

Y ahora que tienes un guión para hacer las entrevistas de personal, ¿cuándo vas a comenzar a practicar?

Te espero aprendiendo en el camino del crecimiento.

Raquel Bonsfills